--- title: "¿Cómo transferir entre almacenes? Transferencia de stock, guía paso a paso" description: "¿Cómo se hace una transferencia entre almacenes? Conozca los pasos de solicitud, aprobación, envío y recepción, el control del stock en tránsito y los errores más comunes." url: https://www.faprika.com/es/blog/como-transferir-entre-almacenes-transferencia-de-stock-guia language: es site: Faprika --- # ¿Cómo transferir entre almacenes? Transferencia de stock, guía paso a paso > ¿Cómo se hace una transferencia entre almacenes? Conozca los pasos de solicitud, aprobación, envío y recepción, el control del stock en tránsito y los errores más comunes. **¿Cómo se hace una transferencia entre almacenes?** Se realiza mediante un proceso de cuatro fases que saca el producto del almacén de origen, registra que está en tránsito y confirma su entrada en el almacén de destino: solicitud, aprobación y preparación, envío, recepción. Si el stock se anota en el lugar correcto en cada fase, sus recuentos cuadran incluso mientras el producto está en tránsito. En esta guía explicamos qué es una transferencia entre almacenes, cuándo hace falta, sus pasos, cómo controlar el stock en tránsito, los errores más comunes y cómo medir el proceso de transferencia. Es válida para toda empresa de comercio electrónico que traslade productos de una tienda a un almacén, de un almacén a una tienda o entre dos almacenes. Idea clave «En una transferencia el stock no desaparece, solo cambia de lugar. Lo que desaparece es el producto que va en tránsito cuando nadie lo registra. El negocio que registra por separado la salida del almacén de origen y la entrada en el almacén de destino ve su stock correctamente en todo momento.» ## ¿Qué es una transferencia entre almacenes? Una transferencia entre almacenes es el traslado de un producto de un almacén o tienda a otro almacén o tienda, de modo que el registro de stock siga ese movimiento. No es una venta ni una devolución; el propietario del producto sigue siendo el mismo y solo cambia su ubicación. Lo crítico de una transferencia es el tiempo que el producto pasa entre los dos puntos. Durante ese tiempo, el producto ni se puede vender desde el almacén de origen ni está listo en el almacén de destino. Los negocios que no controlan este estado «en tránsito» como un stock aparte cuentan el producto dos veces o no lo cuentan en el recuento. | Concepto | Descripción breve | | --- | --- | | Almacén de origen | El almacén o tienda de donde sale el producto | | Almacén de destino | El almacén o tienda a donde va el producto | | Solicitud de transferencia | Un registro que indica qué producto, cuántas unidades y de dónde a dónde | | Stock en tránsito | Un producto que ha salido del origen pero aún no se ha recibido en el destino | | Recepción | La parte receptora cuenta y confirma el producto y lo ingresa en el stock | Le recomendamos leer ¿Qué es la gestión de almacén? ## ¿Cuándo es necesaria una transferencia entre almacenes? Todo negocio con más de un almacén o tienda hace transferencias con regularidad. Cuando la demanda sube en un lugar y el stock se acumula en otro, trasladar el producto al punto correcto es la forma de no perder ventas. - **Del almacén a la tienda:** para reponer el estante de una tienda física. - **De la tienda al almacén:** para devolver al almacén un producto que no se vende en la tienda o asignarlo a la venta en línea. - **De almacén a almacén:** para distribuir el stock según la demanda regional y trasladar el producto a un almacén más cercano al cliente para una entrega rápida. - **Equilibrado de stock:** para reponer un producto agotado en un almacén desde otro que tiene excedente. - **Preparación de temporada y campaña:** para concentrar el producto, antes de una campaña, en el almacén desde el que se hará la venta. *Görsel: Tipos de transferencia entre almacenes: del almacén a la tienda, de la tienda al almacén, de almacén a almacén y equilibrado de stock (Cuatro formas habituales de transferencia entre almacenes.)* ## ¿Cómo se hace paso a paso una transferencia entre almacenes? Una transferencia segura consta de cinco pasos: se abre la solicitud, se aprueba, se prepara el producto, se envía y la otra parte lo recibe. Cada paso debe tener su propio responsable y su propio registro. *Görsel: Pasos de la transferencia entre almacenes: solicitud, aprobación y preparación, envío, recepción (Las cuatro fases de una transferencia y la situación del stock en cada una.)* 1. **Abra la solicitud.** Anote qué producto, cuántas unidades y de qué almacén a qué almacén. La solicitud suele abrirla la parte receptora («envíenme este producto») o la propone la parte de origen. 2. **Apruebe.** El almacén de origen confirma que el producto puede enviarse y que el stock es suficiente, y aprueba la solicitud. 3. **Prepare.** El producto se retira de los estantes y se deja listo para el envío; las cantidades preparadas se comparan con las solicitadas. 4. **Envíe.** Cuando el producto sale, el stock se descuenta del almacén de origen y se controla por separado como «en tránsito». 5. **Reciba.** La parte receptora cuenta los productos, los escanea con código de barras y confirma; el stock se registra en el almacén de destino. Consejo Cuente escaneando en la recepción Contar el producto a ojo y confirmar es propenso a errores. Escanear cada producto con código de barras en la recepción saca a la luz al instante los productos que faltan o sobran y evita buscar después una «pérdida». ## ¿Cómo se controla el stock en tránsito? El stock en tránsito es un producto que ha salido del almacén de origen pero no ha entrado en el almacén de destino, y debe controlarse como un estado aparte. Posponer hasta el momento de la recepción el descuento en el origen y el alta en el destino, o no separarlo en absoluto, provoca diferencias en el recuento. | Etapa | Stock del almacén de origen | Stock en tránsito | Stock del almacén de destino | | --- | --- | --- | --- | | Solicitud abierta | Sin cambios | 0 | Sin cambios | | Aprobada y preparada | Se reserva | 0 | Sin cambios | | Enviada | Disminuye | Aumenta | Sin cambios | | Recibida | Sin cambios | Disminuye | Aumenta | Cuando el stock en tránsito se hace visible, se resuelven dos problemas: no cuenta el producto dos veces y detecta las transferencias retrasadas. Si un producto lleva en tránsito más tiempo del esperado, hay que sospechar una pérdida, un daño o una recepción olvidada. Le recomendamos leer ¿Qué es el seguimiento de stock? ¿Cómo se hace? ## ¿Cómo se hace el seguimiento de las transferencias retrasadas? Defina un plazo de entrega esperado para cada transferencia y destaque en la lista la que supere ese plazo. Un retraso suele indicar que se olvidó un registro o que un paquete se ha quedado atascado. - **Defina el plazo esperado.** Fije un plazo para las transferencias dentro de la misma ciudad y otro para las transferencias entre ciudades. - **Marque la transferencia retrasada.** Muestre en la lista, con un color llamativo, el registro que ha superado su plazo. - **Contacte con el responsable.** Vea en el registro quién es el responsable por parte de quien envía y de quien recibe. - **Busque la causa raíz.** Si la misma ruta se retrasa continuamente, resuelva el problema del transportista o del proceso. ## ¿Cómo se reparten las atribuciones y responsabilidades en una transferencia? Cada empleado debería ver únicamente el trabajo de su propio almacén, y la aprobación y la recepción de la transferencia deberían hacerlas personas distintas. Que la misma persona envíe y reciba dificulta detectar un error. | Tarea | Responsable recomendado | ¿Por qué? | | --- | --- | --- | | Abrir la solicitud | Responsable del almacén o tienda de destino | Es quien mejor conoce la necesidad | | Aprobación | Responsable del almacén de origen | Es quien verifica el stock | | Preparación y envío | Personal del almacén de origen | Es quien realiza el movimiento físico | | Recepción | Personal del almacén de destino | Recuento independiente del remitente | | Informes y auditoría | Responsable de operaciones | Es quien supervisa todos los movimientos | *Görsel: Reparto de atribuciones en una transferencia: parte receptora, responsable del almacén de origen, personal del almacén de origen y responsable de operaciones (Reparto de tareas en una transferencia.)* ## ¿Cuáles son los errores más comunes en las transferencias entre almacenes? Los errores más comunes son anotar el stock en el destino inmediatamente al enviar el producto y no contar en la recepción. Ambos aumentan la diferencia de stock. | Error | Consecuencia | Solución | | --- | --- | --- | | No separar el stock en tránsito | El producto se cuenta dos veces o no se cuenta | Active el estado «en tránsito» en el envío | | No contar en la recepción | Un producto que falta pasa desapercibido | Confirme escaneando con código de barras | | Hacer una transferencia sin registro | No se puede encontrar la causa de una diferencia de stock | Registre cada movimiento | | Mantener atribuciones demasiado amplias | Operación desde el almacén equivocado | Autorice al personal únicamente para su propio almacén | | No supervisar los retrasos | Una transferencia perdida se detecta tarde | Destaque la transferencia retrasada | | Mantener el producto a la venta | El producto en tránsito se puede vender | Descontar del stock de origen al enviar | ## ¿Cómo se mide el proceso de transferencia? El éxito de una transferencia se mide con unos pocos indicadores sencillos: tiempo medio de entrega, número de transferencias retrasadas y diferencia detectada en la recepción. Si estos tres no mejoran, hay que revisar el proceso o la ruta de envío. | Indicador | ¿Qué indica? | Mejora | | --- | --- | --- | | Tiempo medio de entrega | La velocidad de la transferencia | Organice los días de envío y la ruta de transporte | | Número de transferencias retrasadas | Interrupciones en el proceso | Haga seguimiento de los retrasos y encuentre la causa | | Diferencia en la recepción | Diferencia de cantidad entre lo enviado y lo recibido | Realice la preparación y el recuento mediante escaneo | | Número de transferencias | ¿Qué ruta se usa más? | Mantenga el stock cerca de ese punto | ## ¿Qué información debe incluir una solicitud de transferencia? Una buena solicitud de transferencia debe ser lo bastante completa para que la otra parte pueda empezar a tramitarla sin hacer preguntas. Una solicitud incompleta se devuelve y la aprobación y el envío se retrasan. | Información | ¿Por qué es necesaria? | | --- | --- | | Almacén de origen y de destino | Determina de dónde a dónde irá el producto | | Producto y cantidad | Es la base de la preparación y el recuento | | Motivo de la solicitud | Indica si se trata de equilibrar el stock o de preparar una campaña | | Fecha de entrega solicitada | Determina la prioridad y el criterio de retraso | | Solicitante y aprobador | Deja constancia de la responsabilidad | | Nota | Incluye detalles como embalaje especial o el estado del producto | ## ¿Por qué es diferente una transferencia entre tienda y almacén? Una transferencia entre tienda y almacén exige especial atención porque afecta tanto al stock de estantería como al stock de venta online. Un producto que va a la tienda puede descontarse de la venta online; un producto que vuelve de la tienda al almacén puede volver a ponerse a la venta online. - **Producto que va a la tienda:** debe descontarse del stock disponible para la venta online en el momento del envío; de lo contrario, un cliente puede pedirlo en el sitio mientras también se vende en la tienda. - **Producto que vuelve al almacén:** se vuelve a poner a la venta una vez recibido; los productos dañados o usados deben revisarse por separado. - **Recuento de la tienda:** compare periódicamente el recuento físico de la tienda con el stock del sistema. - **Venta en caja:** si el producto vendido en la tienda también se descuenta del mismo stock, el almacén y la tienda se muestran correctamente a la vez. ## ¿Cómo mantener coherente el stock de venta online durante una transferencia? El producto en tránsito no debe incluirse en el stock vendible; de lo contrario, un cliente compra el producto y usted no lo tiene. El stock vendible debe ser el stock recibido en el almacén de destino. Si vende por varios canales (su propio sitio, marketplaces, tienda), esta regla es aún más importante. Cuando se envía una transferencia, el stock del almacén de origen disminuye y esa reducción debe reflejarse en todos los canales; cuando se recibe, el stock del almacén de destino aumenta y pasa a ser vendible. - Al enviar, el stock de origen debe disminuir y reflejarse en los canales. - El producto en tránsito no debe contar como stock vendible. - Tras la recepción, el producto debe ponerse a la venta. - Deje un margen de seguridad en los productos críticos; si el stock se agota y hay productos en camino, limite las ventas. Le recomendamos leer ¿Cómo se calcula el stock de seguridad? ## ¿Debe hacer la transferencia con transportista o con su propio vehículo? La elección depende de la distancia, del valor del producto y de la frecuencia; el registro debe ser el mismo en ambos casos. Transportar con su propio vehículo puede ser rápido y económico dentro de la ciudad; para transferencias entre ciudades, una empresa de transporte o logística es más adecuada. | Método | Ventaja | Aspecto a tener en cuenta | | --- | --- | --- | | Su propio vehículo o mensajero | Rápido, flexible y el control es suyo | Responsabilidad y registro durante el transporte | | Transportista | Adecuado entre ciudades, con número de seguimiento | Plazo de entrega y riesgo de daños | | Empresa de logística | Adecuado para grandes volúmenes y rutas regulares | Contrato y plazo de entrega claros | Elija el método que elija, anote el número de seguimiento o la información del transporte en el registro de la transferencia; así, si hay un retraso, localizará rápidamente dónde está el producto. ## ¿Cómo gestionar juntas las transferencias y los recuentos de stock? Si se hace una transferencia durante un recuento, la diferencia es inevitable; por eso, el día del recuento hay que detener las transferencias en el almacén correspondiente o añadir por separado al recuento los productos en tránsito. Si el recuento y la transferencia avanzan a la vez, un producto puede contarse una vez y omitirse otra. - El día del recuento, detenga o planifique las transferencias en los almacenes de origen y de destino. - Muestre por separado los productos en tránsito en el informe de recuento. - Si aparece una diferencia de recuento, revise los últimos registros de transferencia. - Evite que se acumulen grandes diferencias haciendo recuentos parciales con regularidad. ## ¿Cuáles son algunos escenarios de ejemplo de transferencia? ### Escenario 1: reposición de una tienda El estante de un producto de venta rápida en la tienda se está vaciando. El responsable de la tienda abre una solicitud al almacén central; el almacén la aprueba, prepara el pedido y lo envía. Mientras el producto está en tránsito, se descuenta del stock de venta online; la tienda lo recibe escaneándolo y el estante se repone. ### Escenario 2: equilibrio de stock entre regiones Un producto está a punto de agotarse en el almacén de una ciudad, mientras que el de otra ciudad tiene de sobra. El responsable de operaciones inicia una transferencia entre ambos almacenes. Como la transferencia retrasada destaca en la lista, se detecta pronto que el producto se ha quedado atascado en el camino. ### Escenario 3: concentración antes de una campaña Antes de una gran campaña, los productos se concentran en el almacén desde el que se harán las ventas. Como cada transferencia se recibe escaneándola, las cifras de stock son fiables el día de la campaña y no se pierden ventas. ## ¿Cómo deben conservarse los registros y documentos de las transferencias? La solicitud, la aprobación, la preparación y la recepción de cada transferencia deben guardarse en el sistema; estos registros sirven tanto para explicar diferencias de stock como, en su caso, para auditorías. Un historial de operaciones que muestre quién procesó qué producto y cuándo facilita encontrar el origen de una diferencia de stock. El documento que debe emitirse para el traslado físico del producto depende de la legislación y de la estructura de su empresa. Determine la práctica correcta con su asesor contable; esta guía se centra en cómo llevar el registro del stock y no en los tipos de documento. ## ¿Por qué son importantes los códigos de barras y los dispositivos móviles en las transferencias? La mayoría de los errores en las transferencias se producen en las cantidades escritas a mano y contadas a ojo. Escanear códigos de barras, con un teléfono o un dispositivo de mano, aumenta la velocidad y deja constancia de qué producto se escaneó en qué operación y quién lo hizo. - **Escaneo en la preparación:** si se escanea cada producto retirado del estante, un producto o una cantidad erróneos se detectan en el acto. - **Escaneo en la recepción:** los productos entrantes se cuentan escaneándolos; los productos que faltan y los sobrantes se ven de inmediato. - **Trabajar con el teléfono:** no hace falta un terminal de mano caro; un teléfono que lea códigos de barras con la cámara basta para almacenes pequeños y medianos. - **Historial de operaciones:** saber quién escaneó qué producto y cuándo facilita la investigación de las diferencias de stock. ## ¿Cómo montar un proceso de transferencia sencillo para una pequeña empresa? Para una pequeña empresa con dos almacenes, o con un almacén y una tienda, el proceso de transferencia no tiene por qué ser complicado. Un proceso sencillo puede montarse con tres reglas. 1. **Toda transferencia parte de una solicitud escrita.** Una petición por teléfono o verbal no queda registrada y genera discusiones después. 2. **Quien envía y quien recibe deben ser personas distintas.** Es posible con dos personas incluso en un equipo pequeño; una envía y la otra cuenta. 3. **Revise cada semana.** Mire una vez por semana las transferencias pendientes y retrasadas. Estas tres reglas evitan la mayor parte de las diferencias de stock incluso sin un software específico ni un equipo grande. A medida que el negocio crece, la misma lógica se automatiza en el panel con escaneo, permisos e informes. ## ¿Cómo reducir el coste de las transferencias y mejorar la eficiencia? Una transferencia supone un coste adicional: transporte, mano de obra y tiempo en carretera. La manera de reducir el coste es evitar las transferencias innecesarias y hacerlas por lotes. - **Envío por lotes:** en lugar de transferencias pequeñas y frecuentes, envíe por lotes en días determinados. - **Ubicación del stock según la demanda:** colocar desde el principio un producto de venta rápida en el almacén donde está la demanda reduce las transferencias. - **Margen de stock de seguridad:** abrir una solicitud antes de que el producto se agote en la tienda evita transferencias urgentes y costosas. - **Análisis de rutas:** identifique la ruta con más transferencias y acerque el stock a ese punto. ## Breve glosario de términos de transferencia Cuando una misma palabra significa lo mismo para todo el equipo, se evitan la mayoría de los errores de transferencia. Asegúrese de que todos usen los términos siguientes con el mismo significado. | Término | Significado | | --- | --- | | Envío | Salida del producto desde el almacén de origen | | Recepción | La parte de destino cuenta el producto y lo da de alta en el stock | | Stock reservado | Producto aprobado pero aún no enviado, apartado para otra tarea | | Stock en tránsito | Producto enviado pero aún no recibido | | Diferencia de transferencia | La diferencia entre la cantidad enviada y la cantidad recibida | | Stock vendible | Producto listo en el almacén que puede venderse de inmediato a un cliente | ## Lista de verificación de transferencias entre almacenes 1. ¿Se seleccionaron correctamente los almacenes de origen y de destino? 2. ¿Se indicaron claramente el producto y la cantidad en la solicitud? 3. ¿Es suficiente el stock del almacén de origen y se ha dado la aprobación? 4. ¿Coinciden las cantidades preparadas con las solicitadas? 5. ¿Se apartó el stock como «en tránsito» al enviar? 6. ¿Se estableció el plazo de entrega previsto? 7. ¿Recibió la parte de destino los productos escaneando códigos de barras? 8. Si hay una diferencia, ¿se registró el motivo? 9. ¿Están activadas las alertas de retraso? 10. ¿El personal solo tiene autorización para su propio almacén? ## ¿Cómo se hace una transferencia entre almacenes en Faprika? En Faprika, las transferencias de almacén a tienda, de tienda a almacén y de almacén a almacén se gestionan de principio a fin en el panel: se abre una solicitud de transferencia, se aprueba, se prepara y se envía; la otra parte recibe los productos escaneándolos. El stock se registra automáticamente en el lugar correcto en cada paso. - **Los productos en tránsito se muestran aparte:** los productos enviados pero no recibidos se siguen por separado. - **Las transferencias retrasadas destacan:** una transferencia que ha superado su plazo se muestra en rojo en la lista. - **Autorización:** su personal puede recibir permisos para ver únicamente su propio almacén. - **Activación con un clic:** la función se habilita desde los Ajustes de almacén. - **Recepción mediante escaneo:** la otra parte recibe el producto escaneando su código de barras. Todas las operaciones de almacén (recepción de mercancía, ubicación en estantes, preparación, recuento y transferencia) se describen en la página [Sistema de gestión de almacenes de Faprika](https://www.faprika.com/es/complementos/wms-gestion-almacen); la transferencia y la retirada de la estantería dependen de permisos distintos. Puede ver qué funciones de almacén incluye cada plan en la comparación de la página de [planes de comercio electrónico](https://www.faprika.com/es/precios). Le recomendamos leer ¿Qué es WMS? ## Resumen: cinco reglas que conviene recordar en las transferencias Cinco reglas hacen seguras las transferencias entre almacenes, y todas sirven para mantener el stock trazable. Una empresa que las cumple puede confiar en sus cifras de stock incluso mientras hay productos en tránsito. 1. Toda transferencia parte de una solicitud escrita y se aprueba. 2. Al enviar, el stock se descuenta del origen y el producto en tránsito se sigue por separado. 3. La recepción se hace mediante escaneo, por alguien independiente del remitente. 4. Una transferencia que supera su plazo se hace visible y se le da seguimiento. 5. Los permisos se separan por almacén y por operación. Empiece el proceso a pequeña escala y mejórelo midiendo: pruébelo primero con una ruta y un equipo, examine las transferencias retrasadas y con diferencias, y luego extiéndalo al resto de almacenes. ## Preguntas frecuentes ## Preguntas frecuentes (FAQ) **¿Qué es una transferencia entre almacenes?** Una transferencia entre almacenes consiste en trasladar un producto de un almacén o tienda a otro almacén o tienda, de modo que el registro de stock siga ese movimiento. El propietario del producto sigue siendo el mismo; solo cambia su ubicación. **¿Cómo se hace una transferencia entre almacenes?** Se abre una solicitud, el almacén de origen la aprueba y prepara el producto, el producto se envía y la parte receptora lo cuenta y lo recibe. El stock se descuenta del almacén de origen en el envío y se registra en el almacén de destino en la recepción. **¿Qué es el stock en tránsito?** Es un producto que ha salido del almacén de origen pero aún no se ha recibido en el almacén de destino. Si no se controla por separado, en el recuento el producto se cuenta dos veces o no se cuenta. **¿Cuándo se descuenta el stock en una transferencia?** Normalmente se descuenta del almacén de origen en el momento del envío y se controla como «en tránsito»; se registra cuando se recibe en el almacén de destino. El producto puede reservarse durante la fase de aprobación y preparación. **¿Cómo se detectan las transferencias retrasadas?** Se define un plazo de entrega esperado para cada transferencia y la que supera ese plazo se destaca en la lista. En Faprika, las transferencias retrasadas se muestran en rojo en la lista. **¿Puede el personal ver solo su propio almacén?** Sí. En Faprika, su personal puede recibir autorización para ver únicamente su propio almacén; operaciones como la transferencia y retirar del estante son permisos independientes. **¿Cómo se evitan los errores de recuento en una transferencia?** Escanear los productos con código de barras en la recepción, en lugar de contarlos a ojo, saca a la luz al instante los productos que faltan o sobran y evita tener que buscar después una «pérdida». **¿Necesita un pequeño negocio un software aparte para las transferencias?** Al principio bastan una solicitud escrita, personas distintas para enviar y recibir y una revisión semanal. A medida que el negocio crece, un sistema de gestión de almacenes que ofrezca escaneo, permisos e informes reduce los errores y la pérdida de tiempo. **¿Qué se hace si un producto se daña en una transferencia?** En la recepción se escanea el producto y se comprueba su estado; el producto dañado se marca por separado sin ingresarlo en el stock y el motivo se anota en el registro. Así resulta más fácil determinar responsabilidades y, si es necesario, hablar con la empresa de transporte. Gestione de principio a fin el stock entre sus almacenes Abra la transferencia desde el panel, vea por separado los productos en tránsito y detecte al instante las transferencias retrasadas. Nuestro experto planificará con usted la configuración adecuada a la estructura de sus almacenes. Descubra el sistema de gestión de almacenes ### Artículos que pueden interesarle - [**¿Qué es la gestión de almacenes?**](https://www.faprika.com/es/blog/que-es-la-gestion-de-almacen-gestion-de-almacen-y-de) - [**¿Qué es el seguimiento de stock? ¿Cómo se hace?**](https://www.faprika.com/es/blog/que-es-el-control-de-inventario-y-como-se-hace) - [**Etkili Stok Takibi Yöntemleri**](https://www.faprika.com/blog/etkili-stok-takibi-yontemleri) - [**E-Ticarete Yeni Başlayanlar İçin Depo Yönetim İpuçları**](https://www.faprika.com/blog/e-ticarete-yeni-baslayanlar-icin-depo-yonetim-ipuclari)