Contenido 16 secciones
- ¿Qué es un WMS?
- ¿Para qué sirve un WMS?
- ¿Cuál es la diferencia entre un WMS, un programa de control de stock y un ERP?
- ¿Cómo funciona un sistema de gestión de almacenes?
- ¿Qué es el direccionamiento de estanterías y cómo se hace?
- ¿Cuáles son los métodos de preparación de pedidos?
- ¿Es imprescindible un terminal portátil para un WMS?
- ¿Cómo se hace el inventario de stock con un WMS?
- ¿Cómo se gestionan los productos devueltos en el almacén?
- ¿Qué empresas de comercio electrónico necesitan un WMS?
- ¿Qué tener en cuenta al elegir un WMS?
- ¿Cómo se hace la transición a un WMS?
- Errores frecuentes al usar un WMS
- Lista de verificación del WMS
- Gestión de almacén con Faprika Depo
- Preguntas frecuentes
A medida que crecen las ventas, el primer lugar donde suelen surgir dificultades en las empresas de comercio electrónico es el almacén. Los productos se buscan estantería por estantería, se envía una talla o un color equivocado, el stock del sistema no coincide con el de la estantería y los pedidos del día no llegan a terminarse por la tarde. El concepto más citado como solución común a estos problemas es el WMS, es decir, el sistema de gestión de almacenes.
En esta guía explicamos qué es un WMS, en qué se diferencia de un programa de control de stock, cómo funciona paso a paso un sistema de gestión de almacenes desde la recepción hasta el envío, el direccionamiento de estanterías, los métodos de preparación de pedidos y el inventario con código de barras. Al final del artículo encontrará también una lista de verificación para elegir un WMS para su empresa.
¿Qué es un WMS?
El WMS (Warehouse Management System), o sistema de gestión de almacenes, es un software que gestiona en qué estantería está cada producto del almacén, dónde se ubica la mercancía que llega, cómo se recogen y verifican los pedidos y cómo se cuenta el stock.
La idea básica de un WMS es sencilla: cada estantería y cada ubicación del almacén recibe una dirección, cada producto está en una dirección y cada movimiento del almacén (almacenaje, traslado, recogida, inventario) se registra escaneando códigos de barras. Así, la información del sistema se mantiene igual a la situación real de la estantería.
¿Para qué sirve un WMS?
El WMS saca el trabajo del almacén de la memoria de las personas y lo traslada al sistema; la ubicación del producto, el orden de recogida y la verificación los gestiona la pantalla. Sus principales ventajas para una empresa de comercio electrónico son:
- Los productos no se buscan: la dirección de estantería de cada producto es conocida; la pantalla lleva al personal a la ubicación correcta. Incluso quien conoce el almacén por primera vez encuentra el producto correcto el primer día.
- No se envían productos equivocados: cada producto recogido y embalado se escanea con código de barras; una talla, un color o una cantidad incorrectos se detectan en el momento del escaneo.
- La recogida se agiliza: se recogen varios pedidos en un solo recorrido, en el orden de las estanterías; el personal no recorre todo el almacén por cada pedido.
- El stock se mantiene exacto: el almacenaje, la retirada de las estanterías y el inventario se registran en el stock; la diferencia entre el stock del sistema y los productos de la estantería aparece en un informe.
- El trabajo se vuelve medible: queda registrado quién hizo qué tarea, cuándo y en qué ubicación; se puede rastrear de dónde proviene una diferencia de stock.
- El stock de los marketplaces queda protegido: el almacén alimenta un único stock; la información de stock enviada a los marketplaces coincide con la situación real de la estantería y no se venden productos que no hay.
¿Cuál es la diferencia entre un WMS, un programa de control de stock y un ERP?
Un programa de control de stock muestra cuántas unidades hay de un producto, un WMS gestiona dónde están esos productos en el almacén y cómo se mueven, y un ERP gestiona todos los recursos de la empresa, como contabilidad, compras y finanzas. Los tres no se sustituyen entre sí, se complementan.
| Tema | Control de stock | WMS | ERP |
|---|---|---|---|
| Pregunta central | ¿Cuántas hay? | ¿Dónde está y cómo se recoge? | ¿Cómo se gestionan los recursos de la empresa? |
| Dirección de estantería y ubicación | No | Sí, cada producto en una dirección | Normalmente no existe o es limitado |
| Recopilación de pedidos | No | Gestión de rutas, cestas y prioridades | No |
| Verificación con código de barras | Limitada | En cada paso | Limitada |
| Inventario | Sobre la cantidad total | Ubicación por ubicación, con lista de diferencias | Como registro contable |
| De quién es tarea | Equipo de producto y ventas | Equipo de almacén | Contabilidad, finanzas, dirección |
En el comercio electrónico, la estructura más eficiente es que el WMS reciba la información de pedidos y productos de la plataforma de comercio electrónico y, una vez terminado el trabajo, actualice automáticamente el estado del pedido, el stock, el envío y la factura. Los sistemas que funcionan por separado y se alimentan a mano añaden una nueva fuente de errores al almacén.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de almacenes?
Un sistema de gestión de almacenes hace avanzar cada paso mediante el escaneo de códigos de barras, desde la llegada del producto al almacén hasta su salida para el envío, y registra cada paso en el stock. En un almacén de comercio electrónico típico, el proceso consta de seis pasos:
1. Recepción de mercancía
Los productos que llegan del proveedor se escanean con código de barras y se registran. La cantidad recibida se compara con la esperada; los productos que faltan o sobran se detectan antes de entrar en el almacén.
2. Almacenaje (ubicación)
El producto se coloca en una ubicación con una dirección determinada. El almacenamiento en estantería suele requerir dos lecturas: primero el código de barras de la ubicación y después el del producto. Al completarse la lectura, el stock se actualiza y el sistema registra cuántas unidades del producto hay en cada ubicación.
3. Preparación de pedidos
Los pedidos se agrupan en una orden de picking. La pantalla guía al personal siguiendo el orden de las estanterías e indica a qué pedido pertenece cada producto. El picking es la tarea que más tiempo consume en el almacén, y la mayor parte del tiempo que ahorra un WMS se gana en este paso.
4. Verificación
Antes de empaquetar, cada producto del pedido se vuelve a leer una vez. Un producto faltante o equivocado que pasó desapercibido durante el picking se detecta en la mesa de embalaje, antes de salir hacia el transportista.
5. Embalaje y etiquetado
Para el pedido verificado se imprimen el albarán y la etiqueta de envío, y los productos se meten en la caja. En un sistema bien configurado no se introduce ningún dato manualmente en este paso: el albarán y la etiqueta se generan automáticamente a partir del pedido.
6. Envío
La caja se entrega al transportista; se actualizan el estado del pedido, el stock y la factura, y el cliente recibe la información de envío.
Detrás de estos seis pasos hay dos tareas continuas más: el recuento mantiene iguales el stock de la estantería y el del sistema, y los informes muestran qué paso realizó cada persona y cuándo.
Lectura recomendadaGestión de pedidos de comercio electrónico: guía paso a paso del pedido a la entrega¿Qué es el direccionamiento de estanterías y cómo se hace?
El direccionamiento de estanterías consiste en nombrar cada ubicación del almacén con un código único que incluye la estantería, la sección, el nivel y la ubicación. Ese código es también el código de barras de la etiqueta de la ubicación; el personal lo lee al colocar y al recoger los productos.
Por ejemplo, la dirección R03-B07-K2-G2 significa «estantería 3, sección 7, nivel 2, ubicación 2». Para direccionar, siga estos pasos:
- Dibuje el almacén: determine el número de plantas, pasillos, estanterías y ubicaciones; defina el sentido de los pasillos y el orden de picking.
- Elija el formato de dirección: utilice el mismo formato en todo el almacén; la dirección debe leerse de izquierda a derecha, de lo mayor a lo menor.
- Cree las ubicaciones en bloque: en lugar de una por una, créelas todas a la vez en el sistema indicando el número de estanterías y de niveles.
- Imprima y pegue las etiquetas: la etiqueta de cada ubicación lleva su propio código de barras; las etiquetas deben estar colocadas antes de empezar a almacenar.
- Defina también las zonas rápidas: si los lugares fuera de las estanterías, como palés, sacos o zonas de campaña, no se direccionan, aparecen productos «perdidos» en el sistema.
¿Cuáles son los métodos de picking de pedidos?
El método de picking determina con qué pauta se retiran del almacén los productos de los pedidos. En los almacenes de comercio electrónico se utilizan cuatro métodos básicos: picking individual, picking por lotes (con carro), picking por zonas y picking por oleadas.
| Método | ¿Cómo funciona? | ¿Cuándo es adecuado? |
|---|---|---|
| Recogida individual | Se recorre el almacén por separado para cada pedido. | Cuando hay pocos pedidos diarios y el almacén es pequeño. |
| Picking por lotes (con carro) | Varios pedidos se recogen en un solo recorrido; los productos de cada pedido van a su propia cesta. | Cuando aumenta el número de pedidos; el método eficiente más habitual en el comercio electrónico. |
| Recogida por zonas | El almacén se divide en zonas; cada empleado recoge solo los productos de su zona y después se unifica el pedido. | Cuando el almacén es grande o de varias plantas. |
| Recogida por oleadas | Los pedidos se recogen en grupos a horas determinadas. | Cuando los horarios de entrega al transportista son fijos. |
¿Por qué destaca el picking por lotes?
En el picking por lotes, el personal coloca varias cestas en su carro; cada cesta corresponde a un pedido. La pantalla avanza según el orden de las estanterías e indica en qué cesta va el producto leído. Los productos de distintos pedidos que están en la misma estantería se recogen en una sola parada. Así se acorta la distancia recorrida y el producto se separa en el pedido correcto mientras se recoge; además, no hace falta una mesa de clasificación.
¿Qué pedido debe recogerse primero?
El orden de picking es tan importante como la velocidad. Un buen WMS permite abrir la orden de picking con filtros de pedidos:
- Primero los pedidos de un solo producto: se recogen rápido, se verifican en poco tiempo y reducen enseguida el número de pedidos del día.
- Después los pedidos de varios productos: son más adecuados para el picking por lotes.
- Pedidos que contienen un producto concreto: los pedidos de un producto recién llegado o en campaña salen de una vez.
- Pedidos de marketplace con plazo próximo: los pedidos cuyo plazo de envío está a punto de vencer se adelantan como urgentes.
¿Es obligatorio un terminal de mano para un WMS?
No, no es obligatorio. El terminal de mano es el dispositivo más conocido para leer códigos de barras, pero es caro. Hoy muchos sistemas de gestión de almacén permiten hacer el picking, el almacenamiento y el recuento leyendo códigos de barras con la cámara de un smartphone.
| Dispositivo | Ventajas | Aspecto a tener en cuenta |
|---|---|---|
| Terminal portátil | Resistente, lectura rápida, diseñado para almacenes | Coste elevado por dispositivo |
| Lector de códigos de barras (con cable o inalámbrico) | Barato, muy rápido en la mesa de trabajo | Se utiliza junto con un ordenador, una tableta o un teléfono |
| Cámara del smartphone | No se necesita ningún dispositivo adicional; el personal empieza de inmediato | Las pantallas deben ser aptas para el teléfono, con botones grandes |
Al elegir, mire primero el software y luego el dispositivo: si el sistema admite varias formas de lectura, empieza con teléfonos y, a medida que el negocio crece, añade lectores o terminales de mano en los puestos de más actividad.
¿Cómo se hace el recuento de stock con un WMS?
El recuento con un WMS no se hace en todo el almacén a la vez, sino ubicación por ubicación mediante lectura; al terminar, la diferencia entre el sistema y la estantería se muestra en una lista y se registra en el stock una vez aprobada.
- Abra un recuento: se selecciona el almacén o la zona que se va a contar.
- Lea las ubicaciones: se lee el código de barras de cada ubicación y, después, los productos que contiene. El recuento también puede hacerse con un teléfono, avanzando sección por sección sin cerrar el almacén.
- Revise la lista de diferencias: la cantidad del sistema y la contada aparecen una junto a otra; las faltas y los excesos quedan señalados.
- Apruebe: las diferencias se registran en el stock. Las ubicaciones que no se contaron en absoluto se ponen a cero para que los registros antiguos no dejen «stock fantasma» en el almacén.
Como las ubicaciones en las que el picking indicó «no lo encuentro» pasan automáticamente a la lista de recuento, el recuento deja de ser una tarea que se hace solo una vez al año; las ubicaciones con problemas se cuentan el mismo día en que surge el problema.
Le recomendamos leer¿Qué es el seguimiento de stock? ¿Cómo se hace?¿Cómo se gestionan en el almacén los productos devueltos?
Un producto devuelto se recibe como si fuera mercancía nueva que llega al almacén: primero se lee y se comprueba; si está en condiciones de venta, se almacena en una ubicación y vuelve al stock, y si no, se mantiene en una zona aparte. Si las devoluciones no tienen un flujo propio en el almacén, el producto se acumula junto a la mesa de embalaje y no aparece en ningún lugar del sistema.
- Recepción: se abre el paquete de la devolución y se leen el producto y el pedido para emparejar la devolución con su pedido.
- Comprobación: se revisan la etiqueta, el embalaje y el estado del producto; se clasifica como vendible o no vendible.
- Almacenamiento: un producto vendible se lee en una ubicación y vuelve al stock; para un producto no vendible se usa una dirección aparte (por ejemplo, una zona de devoluciones o de dañados).
- Registro: se anota el motivo de la devolución; los motivos que se repiten en un mismo producto se utilizan para corregir la descripción, la tabla de tallas o el embalaje.
Devolver rápidamente un producto devuelto a la estantería significa que puede volver a venderse; cada devolución que no regresa a la estantería es stock vendible que espera en vano.
¿Qué negocios de comercio electrónico necesitan un WMS?
Si en su almacén se dan varias de las siguientes situaciones, su negocio ha superado un almacén gestionado manualmente:
- El personal busca un producto estantería por estantería, o solo una persona sabe dónde está.
- Los pedidos salen con un producto equivocado, una talla errónea o un producto faltante y se convierten en devoluciones y quejas.
- Un producto vendido en el marketplace no aparece en el almacén; el stock del sistema no coincide con el de la estantería.
- Los pedidos del día no llegan a la hora de entrega al transportista.
- Los nuevos empleados tardan días en adaptarse.
- El almacén se reparte en varias plantas o en varios almacenes.
- No se sabe quién hizo cuánto trabajo ni de dónde sale una diferencia de stock.
Tampoco es demasiado pronto para que un almacén pequeño pase a un WMS: montar el orden cuando hay pocos productos es mucho más fácil que direccionar miles de productos después.
¿En qué hay que fijarse al elegir un WMS?
El WMS adecuado es el que se ajusta a la organización actual de su almacén y le permite activar nuevas reglas a medida que crece su negocio. Al elegir, hágase estas preguntas:
- ¿Está en el mismo sistema que su plataforma de comercio electrónico? Si los pedidos, los productos y el stock están en un único lugar, no hay errores de transferencia ni retrasos.
- ¿Con qué dispositivos funciona? ¿Admite teléfonos, lectores de códigos de barras y terminales de mano?
- ¿Son suficientes los métodos de picking? ¿Admite picking por lotes, prioridad mediante filtros y almacenes de varias plantas?
- ¿Hay un paso de verificación? ¿Se puede hacer una última lectura e imprimir automáticamente el albarán antes de empaquetar?
- ¿Cómo se hace el recuento? ¿Hay recuento ubicación por ubicación, lista de diferencias e igualación con aprobación?
- ¿Están conectados los marketplaces y el envío? ¿El stock del almacén llega automáticamente a los marketplaces y el estado del pedido al transportista y a la facturación?
- ¿Se pueden separar los permisos? ¿Pueden vincularse a permisos distintos el almacenamiento, la transferencia, el picking y la verificación?
- ¿Qué muestran los informes? ¿Se pueden consultar la ocupación de estanterías, el rendimiento del personal, las diferencias de stock y el historial de operaciones?
¿Cómo se hace la transición a un WMS?
La transición a un WMS puede hacerse en cinco pasos sin detener el almacén:
- Fije las reglas: tome desde el principio decisiones como el método de picking, si la verificación es obligatoria y en qué paso se descuenta el stock.
- Cree las ubicaciones: introduzca la estructura del almacén en el sistema, cree las ubicaciones en bloque e imprima sus etiquetas.
- Almacene: coloque los productos en sus ubicaciones leyéndolos; empiece por los más vendidos.
- Haga el primer recuento: cuando todos los productos estén almacenados, cuente y verifique el stock desde cero.
- Pase al picking: empiece con los pedidos de un solo producto y pase al picking por lotes a medida que el equipo se acostumbre.
Errores frecuentes al usar un WMS
- Colocar productos en una ubicación sin etiqueta: un producto en un lugar sin dirección se pierde en el sistema; todas las zonas, incluidos palés y sacos, deben estar etiquetadas.
- Mover sin leer: un producto que se traslada sin leerlo en una ubicación sigue figurando en el sistema en su lugar anterior.
- Igualar antes de terminar el almacenamiento: el stock de los productos no almacenados se pone a cero.
- Saltarse el paso de verificación: por buen que sea el picking, la última lectura es la última barrera que evita que un producto equivocado salga hacia el transportista.
- Dar todos los permisos a todo el mundo: si no se limitan los permisos de transferencia y de retirada de la estantería, no se puede encontrar el origen de una diferencia de stock.
- Dejar el recuento para una vez al año: cuanto mayor es la diferencia, más difícil es encontrar su origen; las ubicaciones con problemas deben contarse el día en que surge el problema.
Lista de comprobación del WMS
| Comprobación | ¿Por qué es importante? |
|---|---|
| ¿Tiene cada ubicación una etiqueta con código de barras? | Un producto sin dirección se pierde en el sistema. |
| ¿Están los productos más vendidos cerca de la salida? | El recorrido de picking se acorta. |
| ¿Se hace el picking por cestas y siguiendo el orden de las estanterías? | Varios pedidos salen en un solo recorrido. |
| ¿Está definida una prioridad de picking? | Los pedidos con plazo próximo no se retrasan. |
| ¿Se hace una verificación antes de empaquetar? | Un producto equivocado no sale hacia el transportista. |
| ¿Se cuentan las ubicaciones señaladas como «no encontrado»? | Las diferencias de stock se cierran antes de que crezcan. |
| ¿Están separados los permisos según el trabajo? | Cada movimiento tiene un responsable conocido. |
| ¿Llega el stock del almacén a los marketplaces? | No se vende un producto que no existe. |
Gestión de almacén con Faprika Depo
El sistema de gestión de almacén de Faprika, Faprika Depo, realiza todo el trabajo del almacén, desde el almacenamiento hasta el recuento, dentro de su panel de Faprika. No hay un programa de almacén aparte ni datos separados; los pedidos, los productos y el stock están en un único lugar.
- Estantería y ubicación: usted define su almacén por plantas, pasillos y ubicaciones; se crean 3.000 ubicaciones de una vez y las etiquetas se imprimen con sus códigos de barras.
- Recepción de mercancía y traslado: el almacenamiento requiere dos lecturas; los productos se trasladan entre ubicaciones y almacenes, y los productos pendientes de suministro se reúnen en una lista.
- Picking por lotes: varios pedidos se recogen en un solo recorrido, siguiendo el orden de las estanterías; la pantalla indica en qué caja va el producto que ha leído. Si el producto es erróneo, aparece el aviso «PRODUCTO EQUIVOCADO».
- Escenarios de picking: la orden de picking se abre con filtros como primero los pedidos de un solo producto, solo los pedidos que contienen un producto concreto o los pedidos de marketplace con plazo próximo; funciona en almacenes de una o de varias plantas.
- Picking con smartphone: no hace falta un costoso terminal de mano; la cámara del teléfono lee los códigos de barras uno tras otro. Si dispone de un terminal de mano o de un lector de códigos de barras, también funcionan.
- Verificación de pedidos: antes del envío se hace una última lectura; el albarán del pedido verificado se imprime automáticamente y el pedido pasa de forma automática al transportista, al ERP y a la factura electrónica.
- Recuento e informes: recuento ubicación por ubicación, lista de diferencias e igualación con aprobación; informes de ocupación de estanterías, personal, diferencias de stock e historial de operaciones.
En la página de Faprika Depo y en la comparación de los planes de comercio electrónico puede ver en qué planes están incluidos el módulo de almacén y el módulo de Verificación de pedidos que se usa en el picking por lotes, y en cuáles se añaden con una licencia adicional.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un WMS?
El WMS (Warehouse Management System), o sistema de gestión de almacenes, es un software que gestiona en qué estantería está cada producto del almacén, cómo se recogen y verifican los pedidos y cómo se cuenta el stock. Asigna una dirección a cada ubicación y registra cada movimiento del almacén escaneando códigos de barras.
¿Cuál es la diferencia entre un WMS y un programa de control de stock?
El control de stock muestra cuántas unidades hay de un producto. El WMS gestiona en qué ubicación está el producto, en qué orden se recogerá y si entra en el pedido correcto; incluye direccionamiento de estanterías, recogida con carro, verificación e inventario ubicación por ubicación.
¿Se necesita un terminal portátil para un sistema de gestión de almacenes?
No. Muchos sistemas de gestión de almacenes permiten hacer la recogida, el almacenaje y el inventario escaneando códigos de barras con la cámara del smartphone. Un terminal portátil o un lector de códigos de barras agiliza los puestos de mucho trabajo, pero no es imprescindible para empezar.
¿Cómo se hace el direccionamiento de estanterías?
A cada ubicación del almacén se le asigna un código único con la información de estantería, sección, nivel y ubicación, por ejemplo R03-B07-K2-G2. Las ubicaciones se crean de forma masiva en el sistema, se imprime una etiqueta con código de barras para cada una y se pega en la estantería, y los productos se colocan en ellas escaneándolos.
¿Qué es la recogida con carro?
La recogida con carro es un método en el que se recogen varios pedidos en un solo recorrido. El carro del operario lleva una cesta por cada pedido; la pantalla avanza en el orden de las estanterías y muestra en qué cesta entra cada producto escaneado. Así se acorta la distancia recorrida y los productos se asignan al pedido correcto mientras se recogen.
¿Debería un pequeño negocio de comercio electrónico usar un WMS?
Si hay que buscar los productos, se envían productos equivocados o el stock del sistema no coincide con el de la estantería, un WMS es útil también para una empresa pequeña. Organizar el almacén cuando hay pocos productos es mucho más fácil que direccionar miles de productos después de crecer.
