Contenido 18 secciones
- ¿Qué es la sincronización de stock de marketplaces?
- ¿Por qué es importante la sincronización de stock?
- ¿Cómo funciona la sincronización de stock?
- Modelos de sincronización de stock
- ¿Qué es el stock de seguridad y cómo funciona?
- El problema del retraso y de los pedidos simultáneos
- ¿Cómo se gestiona en la sincronización el stock de almacén y de tienda?
- ¿Cómo vuelve el stock en devoluciones y cancelaciones?
- Emparejamiento de productos: coherencia de SKU y código de barras
- ¿Cuándo debe bajar el stock: al llegar el pedido o al confirmarse?
- Pasos para configurar la sincronización de stock
- ¿Qué hacer cuando hay un error de sincronización?
- ¿Cómo debe comportarse en los canales un producto agotado?
- Errores frecuentes en la sincronización de stock
- ¿Cómo se audita el orden de la sincronización de stock?
- ¿Cómo se mide la sincronización de stock?
- ¿Cómo se configura la sincronización de stock de marketplaces con Faprika?
- Preguntas frecuentes
Si vende el mismo producto tanto en su propia tienda como en varios marketplaces, el número de unidades que se muestra en cada canal debe basarse en la misma realidad. Si la última unidad se vende a la vez en dos canales, uno de los pedidos queda sin stock: se cancela el pedido, el cliente se decepciona y su rendimiento como vendedor en el marketplace puede bajar. La respuesta breve a la pregunta qué es la sincronización de stock de marketplaces es esta: reflejar de forma automática y segura una única fuente de stock real en todos los canales de venta; cuando se produce una venta en un canal, se reduce también el stock de los demás.
En esta guía explicamos qué es la sincronización de stock, por qué provoca la sobreventa, con qué modelos puede configurarse, cómo funciona y cómo se calcula el stock de seguridad, y qué hay que tener en cuenta en almacenes, tiendas, devoluciones y cancelaciones. De las dos herramientas del artículo, una sirve para calcular la cantidad de stock de seguridad y la otra para auditar su sistema de sincronización actual.
¿Qué es la sincronización de stock de marketplaces?
La sincronización de stock de marketplaces es la igualación automática de la cantidad de stock de los productos entre su propia tienda, los marketplaces y, si es necesario, la tienda física o el almacén. Cuando llega un pedido en un canal, baja el stock central; la nueva cantidad se transmite a los demás canales. Así, cada canal vende según el mismo stock real.
¿Son lo mismo la sincronización y el seguimiento de stock?
Ambos se complementan, pero no son lo mismo. El seguimiento de stock es saber cuánto hay de un producto; la sincronización de stock es llevar esa información, correcta y a tiempo, a todos los lugares donde se vende. Aunque haga un buen seguimiento del stock, si no puede transmitirlo a los canales tendrá sobreventa.
| Concepto | Qué indica | ¿Qué pasa si falta? |
|---|---|---|
| Control de stock | Conocer la cantidad real del producto y mantenerla actualizada | Se genera información de stock errónea |
| Sincronización de stock | Transmitir esa cantidad a todos los canales de venta | Diferencias entre canales y sobreventa |
| Stock de seguridad | Mostrar a los canales menos que el stock real | Riesgo de pedido sin stock en el momento del retraso |
¿Por qué es importante la sincronización de stock?
El mayor riesgo operativo de la venta multicanal es vender el mismo stock en más de un lugar. Este riesgo aumenta a medida que crece el volumen de ventas, porque se multiplica el número de pedidos simultáneos.
- Evita la sobreventa: no se vende un producto sin stock; disminuyen los procesos de cancelación y disculpa.
- Protege el rendimiento como vendedor: los pedidos cancelados por falta de stock pueden afectar negativamente a la puntuación del vendedor y a la visibilidad en el marketplace; se aplican las normas propias de cada marketplace.
- Protege la confianza del cliente: el cliente al que se le cancela un pedido después de hacerlo suele no volver.
- Evita perder ventas: un producto que aparece como "agotado" cuando sí hay stock es una venta perdida en balde.
- Aligera la operativa: actualizar el stock manualmente lleva tiempo y es propenso a errores.
¿Cómo funciona la sincronización de stock?
En la mayoría de los sistemas la lógica es la misma: cuando se produce una venta en un canal, baja el stock central y la nueva cantidad se transmite a los demás canales. Pero la información no siempre fluye al instante; son determinantes el tiempo de transmisión, la velocidad de actualización del propio canal y el momento en que el pedido entra en el sistema.
- 1. Llega el pedido: entra un pedido desde el marketplace o desde su propia tienda.
- 2. Baja el stock central: el pedido reduce la cantidad en la única fuente de stock.
- 3. La nueva cantidad se transmite a los canales: los demás marketplaces y su tienda reciben la nueva información de stock.
- 4. Cuando se agota el stock, el producto se retira de la venta: al llegar la cantidad a cero, en los canales aparece como "sin stock".
- 5. Si hay cancelación o devolución, el stock vuelve: el producto que regresa al stock vuelve a ponerse a la venta en los canales.
Debe haber una única fuente de la verdad del stock
La primera regla de la sincronización es que la verdad del stock se mantenga en un único lugar. En un sistema en el que cada canal gestiona su stock por separado, la diferencia entre canales crece rápidamente. Por lo general, esta fuente es su software de comercio electrónico o el programa ERP al que está conectado; los marketplaces son superficies que siguen esa fuente.
Modelos de sincronización de stock
Hay más de una manera de repartir el stock entre los canales. Cuál conviene depende del volumen de productos, de la velocidad de venta y de la tolerancia al riesgo.
| Modelo | ¿Cómo funciona? | Punto fuerte | Punto débil |
|---|---|---|---|
| Stock común | Todos los canales muestran la misma reserva de stock | Ningún stock queda parado, no se pierden ventas | Riesgo alto de sobreventa en caso de retraso |
| Stock reservado por canal | Se asigna una cantidad fija a cada canal | Riesgo bajo de sobreventa | Se agota en un canal y queda parado en otro |
| Mixto (común con stock de seguridad) | Reserva común, pero a cada canal se le muestra menos que el stock real | No se pierden ventas y baja el riesgo | Hay que elegir bien la cantidad de stock de seguridad |
Para la mayoría de las tiendas, el camino más equilibrado es el enfoque mixto: el stock fluye de una reserva común, pero al acercarse al límite de agotamiento se muestra a los canales una cantidad algo inferior. Esa cantidad que se resta se llama stock de seguridad.
¿Qué es el stock de seguridad y cómo funciona?
El stock de seguridad consiste en comunicar al marketplace una cantidad inferior al stock real. Por ejemplo, si el stock real es 5 y el stock de seguridad es 2, se comunican 3 unidades al marketplace (5 - 2 = 3). Las 2 unidades restantes sirven de margen frente a los pedidos sin stock que podrían producirse por el retraso de transmisión o por pedidos simultáneos.
- Por qué es necesario: la información de stock no llega a los canales al instante, sino con un breve retraso; los pedidos que llegan en ese intervalo pueden superar el stock real.
- Dónde sirve: en productos con poco stock, de venta rápida y que se venden en más de un canal.
- Cuál es su coste: el stock equivalente al margen no se ve en los canales; es decir, si se mantiene demasiado alto, se pierden ventas.
¿Cómo elegir la cantidad de stock de seguridad?
La cantidad la determinan la velocidad de venta del producto, el número de canales y el retraso de la sincronización. Para un producto de venta rápida el margen debe ser grande; para uno de venta lenta, pequeño. La siguiente herramienta calcula la cantidad de stock de seguridad recomendada según la venta esperada durante su tiempo de retraso. Los valores son de ejemplo; introduzca las cifras de su propio producto.
La principal lección de la herramienta es que el margen depende no solo de la velocidad de venta, sino también del retraso: reducir el retraso a la mitad reduce también a la mitad, aproximadamente, la necesidad de stock de seguridad. Es decir, una sincronización más rápida significa menos ventas perdidas.
Le recomendamos leerCómo calcular el stock de seguridad y el punto de reposición: planificación de stock, análisis ABC y rotación de stock en el comercio electrónico. Guía prácticaEl problema del retraso y de los pedidos simultáneos
La causa principal de la sobreventa es el retraso. Llegan pedidos del mismo producto desde dos canales casi a la vez; ambos ven "hay stock" y aceptan el pedido; el stock central solo alcanza para uno.
- Reduzca el retraso: la frecuencia con que se transmiten los cambios de stock a los canales debe ser lo más alta posible.
- Utilice stock de seguridad: deje un margen, sobre todo en productos con poco stock y de venta rápida.
- Proteja las últimas unidades: cuando el stock baja mucho, cerrar algunos canales y vender las últimas unidades en un solo canal acerca el riesgo a cero.
- Piense aparte en el periodo de campaña: cuando aumenta la afluencia de pedidos, el efecto del retraso crece; aumente el stock de seguridad en este periodo.
¿Cómo se gestiona en la sincronización el stock de almacén y de tienda?
Si tiene más de un almacén o tiendas físicas, el "stock" no es un único número. El almacén cuyo stock comunique al marketplace determina también desde qué lugar hará el envío.
- Definición de stock vendible: al marketplace solo debe comunicarse el total de los almacenes desde los que puede enviar; el stock inaccesible o reservado queda fuera.
- Stock de tienda: si incluye el stock de la tienda en el stock de comercio electrónico, la venta en la tienda también debe descontarse de la misma reserva; de lo contrario, la venta en tienda y la venta online se solapan.
- Transferencia entre almacenes: mientras el stock se traslada de un almacén a otro, el producto en tránsito no es stock vendible ni de uno ni de otro; gestione este periodo por separado.
- Stock reservado: el producto que espera en el carrito o que se está preparando debe descontarse del stock vendible.
¿Cómo vuelve el stock en devoluciones y cancelaciones?
Cuando el cliente cancela el pedido o devuelve el producto, el stock debe volver; pero no toda devolución es stock vendible. Si se pone a la venta un producto dañado, usado o pendiente de revisión, surge una nueva reclamación.
- Cancelación: el stock de un pedido que no se ha entregado al transportista vuelve directamente.
- Devolución: el producto debe añadirse al stock vendible una vez que llegue al almacén y se revise.
- Devolución dañada: se mantiene separada del stock vendible y no se pone a la venta.
- Devolución parcial: en un pedido con varios productos, solo se actualiza el stock del artículo devuelto.
Emparejamiento de productos: coherencia de SKU y código de barras
Para que la sincronización funcione correctamente, el mismo producto debe emparejarse con el mismo producto en cada canal. Un error de emparejamiento hace que el stock de un producto se escriba en otro. El emparejamiento suele hacerse mediante el SKU o el código de barras.
- Código único para cada variante: las opciones de talla y color son artículos de stock distintos; cada una debe emparejarse con su propio código.
- Los códigos deben ser coherentes entre canales: asignar al mismo producto códigos distintos en distintos canales rompe el emparejamiento.
- Introduzca el código desde el principio al dar de alta un producto nuevo: corregirlo después es más difícil que limpiar los stocks mal emparejados.
¿Cuándo debe bajar el stock: al llegar el pedido o al confirmarse?
La fase en la que baja el stock influye directamente en el riesgo de sobreventa. Que el stock baje en el momento en que llega el pedido es el enfoque más seguro, porque el producto no se vende en otro canal mientras sigue esperando el pago o la confirmación. En cambio, si baja tras la confirmación, queda expuesto a una venta doble durante ese intervalo.
- Descontar en el momento del pedido: reduce el riesgo al mínimo; hace falta una regla que devuelva el stock si el pedido no llega a pagarse.
- Descontar después del pago: con métodos de pago diferidos, como la transferencia y el contrarreembolso, el stock aparece parado durante mucho tiempo.
- Reservar: reservar el stock mientras se prepara el pedido muestra correctamente el stock vendible.
Elija el método que elija, la regla debe ser la misma en todos los canales; una regla de descuento de stock que se comporte de forma distinta según el canal crea diferencias difíciles de entender entre canales.
Pasos para configurar la sincronización de stock
Al pasar desde cero, o desde la gestión manual, a la automática, avanzar por orden reduce el riesgo de errores. Los siguientes pasos son una hoja de ruta adecuada para la mayoría de las tiendas.
- 1. Determine la verdad del stock: decida qué sistema será la única fuente; puede ser su software de comercio electrónico o el programa ERP al que está conectado.
- 2. Depure los códigos de producto: cada variante debe tener un SKU o código de barras único; corrija los códigos vacíos, repetidos o distintos entre canales.
- 3. Empareje los productos con los canales: empareje por código el equivalente de cada producto en cada marketplace y haga una lista de los productos sin emparejar.
- 4. Defina el stock vendible: determine qué almacenes y qué tipos de stock se reflejarán en los canales.
- 5. Establezca la regla del stock de seguridad: determine el margen empezando por los productos de venta rápida.
- 6. Pruebe con un grupo pequeño de productos: póngalo en marcha primero con pocos productos y compruebe que los stocks se actualizan correctamente en los canales.
- 7. Extiéndalo a todo y haga seguimiento: revise con regularidad los informes de errores y actualice los ajustes según los resultados.
¿Qué hacer cuando hay un error de sincronización?
Incluso en el sistema mejor configurado, un canal puede dejar de aceptar temporalmente una actualización. La gestión de errores consiste en detectar y corregir el problema en poco tiempo.
- Haga visible el error: las actualizaciones de stock fallidas deben recogerse en una lista y revisarse con regularidad; un error silencioso significa vender con stock antiguo.
- Identifique el producto afectado: averigüe qué producto no se ha podido actualizar en qué canal; a menudo el problema está en el código de emparejamiento o en que el producto está inactivo en el canal.
- Tome una medida provisional: mientras el problema persiste, retirar de la venta en ese canal el producto de riesgo es más barato que un pedido sin stock.
- Corrija la causa raíz: si el mismo error se repite, corrija el código, el estado del producto o el ajuste del canal.
¿Cómo debe comportarse en los canales un producto agotado?
Cuando el stock llega a cero, retirar el producto de la venta en los canales o dejar el stock en cero son dos enfoques distintos. En un marketplace, la página del producto y el historial de posicionamiento tienen valor; por eso la mayoría de los vendedores prefieren poner el stock a cero en lugar de borrar el producto. Cuando se repone el stock, el producto vuelve a ponerse a la venta con su historial. En su propia tienda, ofrecer al cliente una alternativa o la opción de aviso para un producto agotado salva la venta.
Le recomendamos leerQué es «Avísame cuando llegue»: cómo configurar el aviso de stock de un producto agotado y recuperar la venta. Demanda por variante, canales y umbral de aviso, calculadora de recuperación y auditoría de ordenErrores frecuentes en la sincronización de stock
- Mantener la verdad del stock en más de un lugar: si cada canal gestiona su propio stock, las diferencias son inevitables.
- No usar nunca stock de seguridad: se ignora el riesgo de pedido sin stock en el momento del retraso.
- Mantener el stock de seguridad más alto de lo necesario: los productos vendibles no aparecen en los canales y se pierden ventas.
- Aplicar el mismo stock de seguridad a todos los productos: el producto de venta rápida y el de venta lenta tienen necesidades distintas.
- No actualizar el ajuste antes de la campaña: en periodos de mucha actividad aumenta el número de pedidos en la ventana de retraso.
- Añadir la devolución dañada al stock vendible: un producto defectuoso puesto a la venta genera nuevas reclamaciones.
- No auditar los códigos de emparejamiento: un emparejamiento erróneo hace que el stock se escriba en el producto equivocado.
- No vigilar los errores de sincronización: si no se detecta una actualización fallida, el canal vende con stock antiguo.
¿Cómo se audita el orden de la sincronización de stock?
La siguiente herramienta evalúa su sistema actual con ocho preguntas. Marque los puntos que le correspondan; la herramienta le indicará con qué solidez ha configurado la sincronización.
¿Cómo se mide la sincronización de stock?
Unos cuantos indicadores muestran si el sistema funciona o no. Hay que seguirlos todos desglosados por canal; la cifra total oculta el canal con problemas.
| Indicador | Qué indica |
|---|---|
| Número de pedidos cancelados por falta de stock | La magnitud del problema de sobreventa |
| Diferencia de stock entre canales | Qué tan actualizada se mantiene la sincronización |
| Errores de actualización de stock | Productos y canales con problemas en la transmisión |
| Ventas perdidas por el stock de seguridad | Si el margen es más alto de lo necesario |
| Puntuación de rendimiento del vendedor (por canal) | Efecto de las cancelaciones por falta de stock en la puntuación del vendedor |
¿Cómo se configura la sincronización de stock de marketplaces con Faprika?
Faprika hace que los pedidos de los marketplaces entren automáticamente en el panel de comercio electrónico; una vez que entra el pedido, el stock del producto se actualiza también en los demás marketplaces. Qué marketplace está en qué plan varía según el plan; para más detalles, consulte la página de planes.
- Flujo automático de pedidos y stock: los pedidos de los marketplaces entran en el panel, el stock se actualiza también en los demás marketplaces; puede facturar los pedidos de forma masiva y enviarlos a la integración de envío.
- Stock de seguridad: en los ajustes de cada integración de marketplace hay un campo de stock de seguridad; al marketplace se le transmite una cantidad de stock inferior en la cantidad que usted introduzca (si el stock es 5 y el stock de seguridad es 2, al marketplace le llegan 3). Puede gestionar esta función de forma masiva y asignarla a los marketplaces con las opciones adecuadas para sus productos.
- Stock tras cancelaciones y devoluciones: tras las operaciones de cancelación y devolución de pedidos, la actualización de stock del producto correspondiente se realiza automáticamente en el panel.
- ERP y stock de tienda: con los programas ERP a los que está conectado se pueden gestionar el stock, los pedidos y la facturación; también puede incluir el stock de las tiendas en el stock de comercio electrónico.
- Operaciones masivas: puede actualizar de forma masiva ajustes como el stock de seguridad para muchos productos.
Encontrará todas las integraciones de marketplaces en la página de integración de marketplaces; el método de actualización masiva, en nuestro artículo Cómo hacer una actualización masiva de productos: guía para cambiar de una sola vez el precio, el stock, la categoría y la información SEO, filtros, método seguro en operaciones irreversibles, calculadora de cambio de precio y auditoría de orden; y la gestión de la página de un producto sin stock, en nuestro artículo Qué hacer con la página de un producto sin stock: SEO, experiencia del cliente y redirecciones para productos agotados en el comercio electrónico. Guía práctica.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la sincronización de stock de marketplaces?
Es la igualación automática del stock de un producto entre su propia tienda, los marketplaces y, si es necesario, la tienda física o el almacén. Cuando se produce una venta en un canal, baja el stock central y la nueva cantidad se transmite a los demás canales; así se reduce el riesgo de pedidos sin stock.
¿Por qué se produce la sobreventa?
La causa más frecuente es el retraso en la transmisión: la información de stock no llega a los canales al instante, sino con un breve retraso. En ese intervalo, los pedidos que llegan por dos canales pueden superar el stock real. El stock de seguridad y la sincronización rápida reducen este riesgo.
¿Qué es el stock de seguridad?
Consiste en comunicar al marketplace una cantidad inferior al stock real. Si el stock real es 5 y el stock de seguridad es 2, se comunican 3 unidades al marketplace. Las 2 unidades restantes sirven de margen frente a retrasos o pedidos simultáneos.
¿Cuánto stock de seguridad debe haber?
Depende de la velocidad de venta del producto, del número de canales y del retraso de la sincronización. Se mantiene grande para un producto de venta rápida y pequeño para uno de venta lenta. Si se mantiene demasiado alto, los productos vendibles no aparecen en los canales y se pierden ventas.
¿Se puede sincronizar el stock manualmente?
Se puede con pocos productos y pocos canales, pero a medida que aumentan los productos y los canales se retrasa, se olvida y se vuelve propenso a errores. En una venta multicanal en crecimiento hace falta la sincronización automática.
¿Cómo funciona la sincronización de stock de marketplaces en Faprika?
Los pedidos que llegan de los marketplaces entran automáticamente en el panel y el stock del producto se actualiza también en los demás marketplaces. Cada integración de marketplace tiene un campo de stock de seguridad; el ajuste puede gestionarse de forma masiva. La actualización del stock tras cancelaciones y devoluciones se realiza automáticamente en el panel. Qué marketplace está en qué plan varía según el plan.
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