Índice 17 secciones
- ¿Qué es la planificación de inventario?
- ¿Por qué es tan importante la planificación de inventario en el comercio electrónico?
- ¿Cuáles son los conceptos básicos de la planificación de inventario?
- Paso 1: ¿cómo se calculan las ventas diarias medias?
- Paso 2: ¿cómo se determina el plazo de reposición?
- Paso 3: ¿cómo se calcula el stock de seguridad?
- Paso 4: ¿cómo se calcula el punto de reposición?
- Herramienta de punto de reposición y stock de seguridad
- ¿Cuánto conviene pedir? La cantidad económica de pedido
- ¿Cuánta atención merece cada producto con el análisis ABC?
- ¿Qué es la rotación de inventario y cómo se calcula?
- ¿Cómo planificar el inventario en temporadas y periodos de campaña?
- ¿Cómo gestionar el inventario en varios canales de venta?
- 8 errores frecuentes en la planificación de inventario
- Lista de verificación de planificación de inventario
- Planificación de inventario basada en datos con Faprika
- Preguntas frecuentes
En el comercio electrónico, el inventario perjudica de dos maneras: si es escaso se pierden ventas, y si es excesivo el dinero se queda parado en la estantería. El día en que se agota su producto más vendido, pierde tanto al cliente como el presupuesto publicitario; el stock inmovilizado en un producto que no se vende asfixia su flujo de caja. El stock de seguridad y el punto de reposición son los cálculos que equilibran estos dos extremos y la respuesta numérica a la pregunta «¿cuándo y cuánto debo pedir?».
Este artículo está planteado como una lección. Con ejemplos y fórmulas aprenderá los conceptos básicos de la planificación de inventario, cómo calcular las ventas diarias y el plazo de reposición, cómo obtener el stock de seguridad con dos métodos, y cómo calcular el punto de reposición, la cantidad de pedido, el análisis ABC y la rotación de inventario. Con las dos herramientas incluidas en el artículo puede introducir sus propias cifras y ver el resultado al instante.
¿Qué es la planificación de inventario?
La planificación de inventario consiste en decidir cuánto stock mantener de cada producto, y cuándo y cuánto pedir, a partir de los datos de ventas pasadas y del plazo de reposición. El objetivo es que el nuevo pedido llegue antes de que se agote el stock, sin inmovilizar más inventario del necesario.
El seguimiento de inventario responde a la pregunta «¿qué tengo?»; la planificación responde a «¿cuándo debo volver a pedir?». Ambas se complementan: sin seguimiento no se puede planificar, y sin planificación el seguimiento es solo una lista de cifras.
Le recomendamos leer¿Qué es el seguimiento de stock? ¿Cómo se hace?¿Por qué es tan importante la planificación de inventario en el comercio electrónico?
Un nivel de inventario equivocado significa tanto ventas perdidas como dinero inmovilizado; ambas cosas afectan directamente a su beneficio. Cuando se agota el stock, el cliente que atrajo con publicidad llega a una página vacía, y en los marketplaces los pedidos cancelados por falta de stock pueden afectar negativamente al rendimiento de la tienda.
- Coste de quedarse sin stock: ventas perdidas, gasto publicitario desperdiciado, pérdida de clientes y reposición urgente (cara).
- Coste del exceso de stock: dinero inmovilizado, gastos de almacén y manipulación, productos que envejecen o pasan de temporada, y stock que hay que liquidar con descuentos.
- Flujo de caja: el inventario es una de las mayores inversiones de efectivo de un negocio; una planificación adecuada libera ese dinero.
- Experiencia del cliente: una tienda que siempre tiene stock transmite confianza y hace que el cliente vuelva.
¿Cuáles son los conceptos básicos de la planificación de inventario?
La planificación de inventario se basa en seis conceptos: ventas diarias medias, plazo de reposición, stock de seguridad, punto de reposición, cantidad de pedido y rotación de inventario. Todos están relacionados y las fórmulas establecen el vínculo entre ellos.
| Concepto | Significado | Fórmula o fuente |
|---|---|---|
| Ventas diarias promedio | Cuántas unidades de un producto se venden al día de media | Ventas del periodo ÷ número de días |
| Plazo de reposición | El tiempo desde el día en que hace el pedido hasta el día en que el producto llega a su estantería | Media y máximo de los pedidos anteriores |
| Stock de seguridad | Stock adicional que se mantiene para no quedarse sin existencias cuando la demanda o el suministro van peor de lo esperado | Más abajo, con dos métodos |
| Punto de reposición | Se hace un nuevo pedido cuando el stock baja a este nivel | Ventas diarias × plazo de reposición + stock de seguridad |
| Cantidad del pedido | Cuántas unidades pedir cada vez | Cantidad económica de pedido y límites prácticos |
| Rotación de inventario | Cuántas veces se vende y se repone el stock en un periodo determinado | Coste de las mercancías vendidas ÷ valor medio del inventario |
Paso 1: ¿cómo se calculan las ventas diarias medias?
Las ventas diarias medias se obtienen dividiendo el total de unidades vendidas en un periodo entre el número de días; sin embargo, elegir bien el periodo y los días atípicos es lo que determina el resultado. Los últimos treinta a noventa días suelen ser un buen punto de partida.
- Elija el periodo: los últimos 30, 60 o 90 días; tome un periodo corto si el producto se vende rápido y uno más largo si se vende despacio.
- Obtenga las unidades vendidas en ese periodo: tome del informe de pedidos la cantidad vendida por producto o variante.
- Descarte los días sin stock: los días en que el producto no estaba disponible hacen que las ventas parezcan menores de lo que son; no los incluya en el cálculo.
- Evalúe aparte los días de campaña y los atípicos: las ventas de los días de descuento inflan la media de los días normales; planifique las campañas por separado.
- Determine el divisor: total de unidades ÷ (número de días del periodo − número de días sin stock).
Ejemplo (ilustrativo): en los últimos 60 días se vendieron 720 unidades y el producto estuvo 6 días sin stock. Ventas diarias medias = 720 ÷ (60 − 6) = 13,3 unidades. Si no hubiera descontado los días sin stock, obtendría 12 unidades; es decir, calcularía la demanda por defecto.
Paso 2: ¿cómo se determina el plazo de reposición?
El plazo de reposición es el tiempo total desde el día en que hace el pedido hasta el día en que el producto, listo para la venta, llega a su estantería; incluye producción, transporte, recepción de mercancía y alta en el sistema. Use el plazo real, no solo el que indica el proveedor.
- Revise los últimos pedidos: anote la diferencia entre la fecha del pedido y la fecha de recepción de la mercancía.
- Anote por separado el plazo medio y el más largo: el stock de seguridad se basa en la diferencia entre ambos valores.
- Añada el tiempo de recepción y de alta en el sistema: aunque el producto llegue al almacén, puede tardar días en estar disponible para la venta.
- Conozca los retrasos estacionales: el plazo de reposición puede alargarse en festivos, al inicio de temporada y en periodos de campaña.
Paso 3: ¿cómo se calcula el stock de seguridad?
El stock de seguridad es el stock adicional que se mantiene para no quedarse sin existencias cuando la demanda es mayor de lo esperado o el suministro tarda más de lo previsto. El método más sencillo compara el peor caso con el caso medio; el método avanzado tiene en cuenta estadísticamente la variabilidad de la demanda.
Método simple: peor caso menos caso medio
Fórmula: Stock de seguridad = (ventas diarias máximas × plazo de reposición más largo) − (ventas diarias medias × plazo de reposición medio). Este método es sencillo y prudente; supone que los dos peores casos ocurrirán al mismo tiempo.
Ejemplo (ilustrativo): las ventas diarias medias son 12 unidades y las máximas 20 unidades; el plazo de reposición medio es de 10 días y el más largo de 15 días. Stock de seguridad = (20 × 15) − (12 × 10) = 300 − 120 = 180 unidades.
Método estadístico: según el nivel de servicio
Fórmula: Stock de seguridad = Z × desviación estándar de la demanda diaria × √plazo de reposición (días). El valor Z corresponde al nivel de servicio deseado (la probabilidad de no quedarse sin stock).
| Nivel de servicio | Valor Z | Significado |
|---|---|---|
| %90 | 1,28 | Riesgo de quedarse sin stock en aproximadamente 1 de cada 10 ciclos de pedido |
| %95 | 1,65 | Riesgo en aproximadamente 1 de cada 20 ciclos |
| %99 | 2,33 | Riesgo en aproximadamente 1 de cada 100 ciclos |
Ejemplo (ilustrativo): la desviación estándar de la demanda diaria es de 4 unidades, el plazo de reposición de 10 días y el nivel de servicio objetivo del 95 %. Stock de seguridad = 1,65 × 4 × √10 = 1,65 × 4 × 3,16 ≈ 21 unidades. Es mucho menos que las 180 unidades del método simple, porque el método estadístico no supone que los dos peores casos ocurran a la vez.
Paso 4: ¿cómo se calcula el punto de reposición?
El punto de reposición es el nivel de stock en el que debe hacerse un nuevo pedido. Fórmula: Punto de reposición = ventas diarias medias × plazo de reposición medio + stock de seguridad. Si hace el pedido cuando el stock llega a este punto, lo que se venda hasta que llegue el producto queda cubierto por la demanda normal, mientras que el stock de seguridad se reserva para imprevistos.
Con el mismo ejemplo (ilustrativo): si las ventas diarias medias son 12 unidades, el plazo de reposición medio 10 días y el stock de seguridad 180 unidades, el punto de reposición = (12 × 10) + 180 = 300 unidades. Hace el pedido cuando el stock baja a 300; para cuando el producto llegue, en 10 días, se habrán vendido unas 120 unidades y quedarán 180 unidades como stock de seguridad.
Herramienta de punto de reposición y stock de seguridad
La herramienta siguiente calcula el stock de seguridad (método simple) y el punto de reposición a partir de sus cifras de ventas diarias y plazo de reposición, los compara con el stock actual y le indica qué debe hacer. Sustituya las cifras por los datos de su propio producto.
La herramienta usa el método simple y da un resultado prudente; en los productos más vendidos, compárelo con el método estadístico. Calcule para un solo producto o variante: como las tallas y los colores se venden a distinta velocidad, cada variante debe tener su propio punto de reposición.
¿Cuánto conviene pedir? La cantidad económica de pedido
La cantidad de pedido se determina por el equilibrio entre el coste de pedir con demasiada frecuencia y el coste de mantener demasiado stock. La fórmula de la cantidad económica de pedido (EOQ) calcula ese equilibrio: EOQ = √(2 × demanda anual × coste por pedido ÷ coste anual de mantenimiento por unidad).
Ejemplo (ilustrativo): si la demanda anual es de 4.380 unidades, el coste fijo por pedido (transporte, gestión) es 300 ₺ y el coste anual de mantener una unidad (dinero inmovilizado, almacén, riesgo) es 15 ₺, entonces EOQ = √(2 × 4.380 × 300 ÷ 15) = √175.200 ≈ 419 unidades. Es decir, pedir unas 419 unidades cada vez minimiza el coste total.
- La fórmula es solo un punto de partida: el pedido mínimo del proveedor, los múltiplos de caja o de palé y su situación de caja cambian el resultado.
- Si la demanda no es constante, planifique a corto plazo: en los productos de temporada la media anual engaña; haga un cálculo aparte para la temporada.
- Compare el descuento por compra al por mayor con el coste: comprar más para obtener un descuento compensa si no supera el coste de mantenimiento.
- Tenga en cuenta su liquidez: la mejor cantidad no es aquella para la que no tiene fondos en caja.
¿Cuánta atención merece cada producto con el análisis ABC?
El análisis ABC es un método que clasifica los productos en tres grupos según su aportación a la facturación y concentra la atención sobre el stock en los productos que más valor generan. Se basa en el principio de Pareto: una pequeña parte de los productos genera la mayor parte de los ingresos.
- Ordene los productos por facturación: obtenga la facturación total por producto en el periodo elegido y ordénela de mayor a menor.
- Calcule el porcentaje acumulado: vaya sumando la proporción de cada producto en la facturación.
- Divida en clases: en la práctica habitual, los productos que suman aproximadamente el primer 80 % de la facturación se clasifican como A, el siguiente 15 % aproximado como B y el resto como C; puede ajustar los umbrales a su negocio.
- Aplique un enfoque distinto a cada clase: como en la tabla siguiente.
| Clase | Función | Enfoque de inventario |
|---|---|---|
| A | Pocos productos, la mayor parte de la facturación | Seguimiento frecuente, nivel de servicio alto, stock de seguridad suficiente, proveedor alternativo |
| B | Número medio de productos, facturación media | Seguimiento periódico, stock de seguridad medio |
| C | Muchos productos, pocos ingresos | Gestión sencilla, stock bajo, pedidos según necesidad; plan de liquidación para los productos de venta lenta |
¿Qué es la rotación de inventario y cómo se calcula?
La rotación de inventario indica cuántas veces se vende y se repone su stock en un periodo determinado; una rotación alta significa que el dinero permanece poco tiempo parado en el almacén. La fórmula: Rotación de inventario = costo de la mercancía vendida en el periodo ÷ valor medio del inventario. El tiempo medio en stock se obtiene con 365 ÷ rotación.
Ejemplo (ilustrativo): si el costo anual de la mercancía vendida es 1.200.000 ₺ y el valor medio del inventario es 300.000 ₺, la rotación es 4 y los productos permanecen en promedio unos 365 ÷ 4 ≈ 91 días en el almacén. Aumentar la rotación significa vender lo mismo con menos stock o vender más con el mismo stock.
Calcule la rotación tanto para toda la tienda como por separado para cada categoría y grupo de productos: el promedio general oculta los productos lentos tras los de rotación rápida. Para los productos con una rotación muy baja, conviene considerar una campaña de liquidación, cantidades de pedido menores o retirarlos del catálogo.
¿Cómo planificar el stock en temporadas y periodos de campaña?
En campañas y temporadas, la demanda supera ampliamente lo normal, por lo que un plan basado en el promedio diario habitual de ventas se queda corto. Para estos periodos hay que hacer una previsión de demanda aparte y adelantar en consecuencia el plazo de abastecimiento.
- Revise el mismo periodo del año pasado: Analice cuánto se vendió de cada producto en la misma campaña o temporada.
- Añada el crecimiento o la caída: Si este año su tráfico y su presupuesto publicitario son distintos, ajuste la previsión en consecuencia.
- Cuente hacia atrás el plazo de abastecimiento: Reste a la fecha de la campaña el plazo de abastecimiento y el tiempo de recepción de mercancía para obtener la fecha del pedido.
- Añada un margen de seguridad a los productos de clase A: Para no quedarse sin stock en los productos que más se venderán en la campaña, redondee la previsión al alza en cierta cantidad.
- Planifique la salida al final de la temporada: Defina desde el principio cómo liquidará los productos cuando termine la temporada.
¿Cómo gestionar el stock en varios canales de venta?
Si, además de su propia tienda, vende en marketplaces, el stock es un fondo común de todos los canales; si una venta en un canal no se actualiza en los demás, el mismo producto se vende dos veces. Por eso la planificación del stock debe hacerse sobre la demanda total y no canal por canal.
- Unifique la demanda: Calcule el promedio diario de ventas a partir del total de todos los canales.
- Sincronice el stock automáticamente: Una venta en un canal debe actualizar el stock en los demás canales.
- Considere asignar una cuota a cada canal: En los productos más vendidos puede fijar un tope por canal para evitar que un canal agote el stock.
- Distinga la velocidad de cada canal: Si un producto se vende mucho en un marketplace y poco en su tienda, la combinación de ambos es la base del plan.
8 errores frecuentes en la planificación del stock
- Contar los días sin stock: Las ventas parecen menores y la demanda se calcula por debajo de lo real.
- Usar el plazo que indica el proveedor: El plazo real suele ser más largo.
- No mantener ningún stock de seguridad: Un pequeño retraso significa que las ventas se detienen.
- Aplicar el mismo stock de seguridad a todos los productos: Los productos A requieren un nivel de servicio más alto y los productos C uno más bajo.
- No separar las variantes: Las tallas y los colores se venden a distinta velocidad; el stock total induce a error.
- Hacer el plan una vez y no actualizarlo nunca: La velocidad de ventas y los plazos de abastecimiento cambian; los cálculos deben renovarse con regularidad.
- Mezclar la demanda de campaña con la de los días normales: El promedio se infla o la campaña se atiende con stock insuficiente.
- No vigilar el stock de rotación lenta: Los productos con baja rotación inmovilizan el efectivo en silencio.
Lista de verificación de la planificación del stock
Al elaborar y actualizar su plan de stock, debería poder responder «sí» a todos los puntos siguientes.
- ¿Ha calculado el promedio diario de ventas de cada producto (y variante) descartando los días sin stock?
- ¿Ha obtenido el plazo medio y el más largo a partir de los pedidos realizados?
- ¿Ha calculado el stock de seguridad (con un método sencillo o estadístico)?
- ¿Ha definido el punto de reposición y ha configurado un sistema que le avise cuando el stock baje a ese nivel?
- ¿Ha valorizado la cantidad de pedido junto con la cantidad mínima del proveedor y su situación de caja?
- ¿Ha separado los productos A, B y C mediante el análisis ABC?
- ¿Tiene un proveedor alternativo para los productos de clase A?
- ¿Calcula la rotación de inventario por grupo de productos?
- ¿Prevé por separado la demanda de campañas y de temporada y cuenta hacia atrás el plazo de abastecimiento?
- ¿Se sincroniza el stock automáticamente en todos los canales de venta?
- ¿Renueva los cálculos al menos cada tres meses?
Basar la planificación del stock en datos con Faprika
La planificación del stock se basa en datos de ventas fiables y actualizados; recopilarlos a mano genera errores y retrasos. En la infraestructura de comercio electrónico de Faprika, para esta fase se incluyen los siguientes elementos (puede ver en qué plan comienza cada función en la página de planes de comercio electrónico):
- Informes de stock y ventas: El informe de movimientos de entrada y salida de productos, el de ventas y existencias restantes, el de stock y variantes, el de ocupación de variantes y el de temporada y periodo alimentan su cálculo de ventas diarias y stock restante; los informes varían según el plan.
- Registro de movimientos de stock: Deja constancia de por qué y cuándo cambió el stock; varía según el plan.
- Avísame cuando esté disponible: Se recoge la demanda de los clientes por los productos agotados; esa demanda es una señal para decidir la reposición. Varía según el plan.
- Integración con proveedores y XML: Puede importar el stock del proveedor a su tienda y crear una fuente de respaldo con la venta sin stock; los detalles están en la página de comercio electrónico sin stock.
- Integraciones con marketplaces: Su tienda y los marketplaces se gestionan desde un único panel; los detalles están en la página de integración con marketplaces.
- Gestión de almacén (WMS): Recepción de mercancía con código de barras, ubicación en estantes, picking e inventario, además de informes de stock por estante; los detalles están en la página del sistema de gestión de almacenes WMS. Varía según el plan.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el stock de seguridad?
El stock de seguridad es el stock adicional que se mantiene para evitar quedarse sin existencias cuando la demanda es mayor de lo esperado o el suministro tarda más de lo previsto. Actúa como amortiguador frente a las fluctuaciones de las ventas y del plazo de reposición.
¿Cómo se calcula el stock de seguridad?
En el método simple, el stock de seguridad se obtiene restando el producto de las ventas diarias medias por el plazo de reposición medio al producto de las ventas diarias máximas por el plazo de reposición más largo. En el método estadístico, se multiplican el valor Z, la desviación estándar de la demanda diaria y la raíz cuadrada del plazo de reposición.
¿Qué es el punto de reposición y cómo se calcula?
El punto de reposición es el nivel de stock en el que debe hacerse un nuevo pedido. Se multiplican las ventas diarias medias por el plazo de reposición medio y se suma el stock de seguridad. Por ejemplo, con 12 unidades vendidas al día, 10 días de plazo y 180 unidades de stock de seguridad, el punto es de 300 unidades.
¿Qué es el plazo de reposición?
El plazo de reposición es el tiempo que transcurre desde el día en que hace el pedido hasta el día en que el producto, listo para la venta, llega a su estantería. Incluye producción, transporte, recepción de mercancía y alta en el sistema; debe usarse el plazo real, no el que indica el proveedor.
¿Qué es el análisis ABC?
El análisis ABC es un método que clasifica los productos en los grupos A, B y C según su aportación a la facturación. El grupo A genera la mayor parte de los ingresos con pocos productos y se controla de cerca; el grupo C reúne muchos productos de poca venta y se gestiona de forma sencilla. La atención sobre el stock se concentra en los productos que más valor generan.
¿Cómo se calcula la rotación de inventario?
El coste de las mercancías vendidas en el periodo se divide entre el valor medio del inventario. El resultado indica cuántas veces se vendió y se repuso el stock en ese periodo. Para obtener el tiempo medio en stock se divide 365 entre la rotación; por ejemplo, si la rotación es 4, los productos permanecen en la estantería unos 91 días de media.
