Sommaire 16 sections
- Qu’est-ce qu’un WMS ?
- À quoi sert un WMS ?
- Quelle est la différence entre un WMS, un logiciel de suivi de stock et un ERP ?
- Comment fonctionne un système de gestion d’entrepôt ?
- Qu’est-ce que l’adressage des rayonnages et comment le réaliser ?
- Quelles sont les méthodes de préparation de commandes ?
- Un terminal portable est-il indispensable pour un WMS ?
- Comment réaliser l’inventaire du stock avec un WMS ?
- Comment gérer les produits retournés dans l’entrepôt ?
- Quelles entreprises e-commerce ont besoin d’un WMS ?
- Quels points vérifier pour choisir un WMS ?
- Comment passer à un WMS ?
- Erreurs fréquentes lors de l’utilisation d’un WMS
- Liste de contrôle WMS
- Gestion d’entrepôt avec Faprika Depo
- Questions fréquentes
À mesure que les ventes augmentent, c’est souvent l’entrepôt qui pose d’abord problème dans les entreprises e-commerce. On cherche les produits rayonnage par rayonnage, une mauvaise taille ou une mauvaise couleur est expédiée, le stock du système ne correspond pas à celui du rayonnage et les commandes du jour ne sont pas prêtes le soir. Le concept le plus souvent cité comme solution commune à ces problèmes est le WMS, c’est-à-dire le système de gestion d’entrepôt.
Dans ce guide, nous expliquons ce qu’est un WMS, en quoi il diffère d’un logiciel de suivi de stock, comment un système de gestion d’entrepôt fonctionne pas à pas de la réception à l’expédition, l’adressage des rayonnages, les méthodes de préparation de commandes et l’inventaire par code-barres. À la fin de l’article, vous trouverez aussi une liste de contrôle pour choisir un WMS adapté à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un WMS ?
Le WMS (Warehouse Management System), ou système de gestion d’entrepôt, est un logiciel qui gère sur quel rayonnage se trouve chaque produit de l’entrepôt, où ranger les marchandises reçues, comment les commandes sont préparées et vérifiées et comment le stock est inventorié.
L’idée de base d’un WMS est simple : chaque rayonnage et chaque emplacement de l’entrepôt reçoit une adresse, chaque produit se trouve à une adresse et chaque mouvement de l’entrepôt (rangement, transfert, préparation, inventaire) est enregistré par scan de code-barres. Ainsi, les informations du système restent identiques à la situation réelle sur le rayonnage.
À quoi sert un WMS ?
Le WMS retire le travail d’entrepôt de la mémoire des personnes pour le confier au système ; l’emplacement du produit, l’ordre de préparation et la vérification sont gérés par l’écran. Ses principaux avantages pour une entreprise e-commerce sont les suivants :
- Plus de recherche de produits : l’adresse de rayonnage de chaque produit est connue ; l’écran conduit le personnel au bon emplacement. Même une personne qui découvre l’entrepôt trouve le bon produit dès le premier jour.
- Aucun mauvais produit n’est expédié : chaque produit préparé et emballé est scanné par code-barres ; une mauvaise taille, couleur ou quantité est détectée au moment du scan.
- La préparation s’accélère : plusieurs commandes sont préparées en une seule tournée, dans l’ordre des rayonnages ; le personnel ne parcourt pas tout l’entrepôt pour chaque commande.
- Le stock reste exact : le rangement, le retrait des rayonnages et l’inventaire sont enregistrés dans le stock ; l’écart entre le stock du système et les produits en rayon apparaît dans un rapport.
- Le travail devient mesurable : qui a fait quelle tâche, quand et à quel emplacement est enregistré ; l’origine d’un écart de stock peut être retracée.
- Le stock des places de marché est protégé : l’entrepôt alimente un stock unique ; les informations de stock envoyées aux places de marché correspondent à la situation réelle du rayonnage, et les produits absents ne sont pas vendus.
Quelle est la différence entre un WMS, un logiciel de suivi de stock et un ERP ?
Un logiciel de suivi de stock indique combien d’unités d’un produit existent, un WMS gère où ces produits se trouvent dans l’entrepôt et comment ils circulent, et un ERP gère l’ensemble des ressources de l’entreprise, comme la comptabilité, les achats et la finance. Les trois ne se remplacent pas, ils se complètent.
| Sujet | Suivi de stock | WMS | ERP |
|---|---|---|---|
| Question centrale | Combien y en a-t-il ? | Où se trouve-t-il et comment est-il préparé ? | Comment gérer les ressources de l’entreprise ? |
| Adresse de rayonnage et d’emplacement | Non | Oui, chaque produit à une adresse | Généralement absent ou limité |
| Collecte des commandes | Non | Gestion des itinéraires, des bacs et des priorités | Non |
| Vérification par code-barres | Limitée | À chaque étape | Limitée |
| Inventaire | Sur la base de la quantité totale | Emplacement par emplacement, avec liste des écarts | En tant qu’écriture comptable |
| Qui s’en occupe | Équipe produit et ventes | Équipe entrepôt | Comptabilité, finance, direction |
En e-commerce, la structure la plus efficace est que le WMS reçoive les informations de commande et de produit de l’infrastructure e-commerce et, une fois le travail terminé, mette à jour automatiquement le statut de la commande, le stock, l’expédition et la facture. Des systèmes séparés, alimentés manuellement, ajoutent une nouvelle source d’erreurs à l’entrepôt.
Comment fonctionne un système de gestion d’entrepôt ?
Un système de gestion d’entrepôt fait avancer chaque étape par scan de code-barres, de l’arrivée du produit dans l’entrepôt à son départ en expédition, et enregistre chaque étape dans le stock. Dans un entrepôt e-commerce typique, le processus comprend six étapes :
1. Réception
Les produits livrés par le fournisseur sont scannés par code-barres et enregistrés. La quantité reçue est comparée à celle attendue ; les produits manquants ou en surplus sont repérés avant même d’entrer dans l’entrepôt.
2. Rangement (placement)
Le produit est placé dans un emplacement dont l'adresse est définie. Le rangement se fait généralement en deux scans : d'abord le code-barres de l'emplacement, puis celui du produit. Une fois le scan terminé, le stock est mis à jour et le système enregistre combien d'unités du produit se trouvent dans quel emplacement.
3. Préparation des commandes
Les commandes sont regroupées dans un ordre de préparation. L'écran guide le personnel le long des rayonnages et indique à quelle commande appartient chaque produit. La préparation est la tâche qui prend le plus de temps dans l'entrepôt ; l'essentiel du temps que fait gagner un WMS vient de cette étape.
4. Vérification
Avant l'emballage, chaque produit de la commande est scanné une dernière fois. Un produit manquant ou erroné passé inaperçu lors de la préparation est détecté à la table d'emballage, avant le départ vers le transporteur.
5. Emballage et étiquetage
Pour la commande vérifiée, le bon de commande et l'étiquette d'expédition sont imprimés et les produits sont mis en colis. Dans un système correctement configuré, aucune information n'est saisie manuellement à cette étape : le bon et l'étiquette sont générés automatiquement à partir de la commande.
6. Expédition
Le colis est remis au transporteur ; le statut de la commande, le stock et la facture sont mis à jour, et le client reçoit les informations d'expédition.
Deux tâches continues s'ajoutent à ces six étapes : l'inventaire garantit que le stock sur les étagères et celui du système restent identiques, tandis que les rapports montrent quelle étape a été réalisée, par qui et quand.
Lecture recommandéeGestion des commandes e-commerce : guide pas à pas de la commande à la livraisonQu'est-ce que l'adressage des rayonnages et comment le mettre en place ?
L'adressage des rayonnages consiste à nommer chaque emplacement de l'entrepôt par un code unique qui indique le rayonnage, la section, le niveau et l'emplacement. Ce code est aussi le code-barres de l'étiquette de l'emplacement ; le personnel le scanne lors du rangement et de la préparation.
Par exemple, l'adresse R03-B07-K2-G2 signifie « rayonnage 3, section 7, niveau 2, emplacement 2 ». Pour mettre en place l'adressage, suivez ces étapes :
- Dessinez l'entrepôt : relevez le nombre d'étages, d'allées, de rayonnages et d'emplacements ; définissez le sens des allées et l'ordre de préparation.
- Choisissez le format d'adresse : utilisez le même format dans tout l'entrepôt ; l'adresse doit se lire de gauche à droite, du plus grand au plus petit.
- Créez les emplacements en masse : au lieu de les créer un par un, générez-les d'un coup dans le système en saisissant le nombre de rayonnages et de niveaux.
- Imprimez et collez les étiquettes : l'étiquette de chaque emplacement porte son propre code-barres ; les étiquettes doivent être en place avant de commencer le rangement.
- Définissez aussi les zones rapides : si les lieux hors rayonnages, comme les palettes, les sacs ou les zones de campagne, ne sont pas adressés, des produits « perdus » apparaissent dans le système.
Quelles sont les méthodes de préparation de commandes ?
La méthode de préparation détermine selon quel schéma les produits des commandes sont prélevés dans l'entrepôt. Quatre méthodes de base sont utilisées dans les entrepôts e-commerce : la préparation commande par commande, la préparation par lots (avec chariot), la préparation par zones et la préparation par vagues.
| Méthode | Comment cela fonctionne-t-il ? | Quand est-ce adapté ? |
|---|---|---|
| Préparation commande par commande | L'entrepôt est parcouru séparément pour chaque commande. | Lorsque le nombre de commandes quotidiennes est faible et l'entrepôt petit. |
| Préparation par lots (avec chariot) | Plusieurs commandes sont préparées en une seule tournée ; les produits de chaque commande vont dans leur propre panier. | Lorsque le nombre de commandes augmente ; la méthode efficace la plus courante dans l'e-commerce. |
| Préparation par zone | L'entrepôt est divisé en zones ; chaque employé ne prépare que les produits de sa zone, puis la commande est regroupée. | Lorsque l'entrepôt est grand ou compte plusieurs niveaux. |
| Préparation par vagues | Les commandes sont préparées par groupes à des heures précises. | Lorsque les heures de remise aux transporteurs sont fixes. |
Pourquoi la préparation par lots se démarque-t-elle ?
Dans la préparation par lots, le personnel place plusieurs paniers sur son chariot ; chaque panier correspond à une commande. L'écran avance dans l'ordre des rayonnages et indique dans quel panier va le produit scanné. Les produits de commandes différentes situés sur la même étagère sont pris en un seul arrêt. Cela réduit la distance parcourue et affecte le produit à la bonne commande dès le prélèvement, sans qu'une table de tri soit nécessaire.
Quelle commande faut-il préparer en premier ?
L'ordre de préparation compte autant que la vitesse. Un bon WMS vous permet d'ouvrir un ordre de préparation à l'aide de filtres de commandes :
- D'abord les commandes d'un seul produit : elles sont préparées rapidement, vérifiées en peu de temps et réduisent vite le nombre de commandes du jour.
- Ensuite les commandes de plusieurs produits : elles conviennent mieux à la préparation par lots.
- Commandes contenant un produit précis : les commandes d'un produit nouvellement arrivé ou en promotion partent en une seule fois.
- Commandes de place de marché dont l'échéance approche : les commandes dont le délai d'expédition est sur le point d'expirer passent en priorité.
Un terminal portable est-il indispensable pour un WMS ?
Non, ce n'est pas indispensable. Le terminal portable est l'appareil le plus connu pour scanner les codes-barres, mais il est coûteux. Aujourd'hui, de nombreux systèmes de gestion d'entrepôt permettent de réaliser la préparation, le rangement et l'inventaire en scannant les codes-barres avec la caméra d'un smartphone.
| Appareil | Avantages | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Terminal portable | Robuste, lecture rapide, conçu pour les entrepôts | Coût élevé par appareil |
| Lecteur de codes-barres (filaire ou sans fil) | Peu coûteux, très rapide sur un poste fixe | S'utilise avec un ordinateur, une tablette ou un téléphone |
| Caméra du smartphone | Aucun appareil supplémentaire nécessaire, le personnel démarre immédiatement | Les écrans doivent être adaptés au téléphone, avec de grands boutons |
Lors du choix, regardez le logiciel avant l'appareil : si le système prend en charge plusieurs modes de scan, vous démarrez avec des téléphones et vous ajoutez des lecteurs ou des terminaux portables aux postes très sollicités à mesure que l'activité grandit.
Comment réaliser un inventaire avec un WMS ?
L'inventaire avec un WMS ne se fait pas sur tout l'entrepôt d'un coup, mais emplacement par emplacement en scannant ; à la fin du comptage, l'écart entre le système et l'étagère s'affiche sous forme de liste et est enregistré dans le stock après validation.
- Ouvrez un inventaire : l'entrepôt ou la zone à compter est sélectionné.
- Scannez les emplacements : le code-barres de chaque emplacement est scanné, puis les produits qu'il contient. L'inventaire peut aussi se faire avec un téléphone, section par section, sans fermer l'entrepôt.
- Examinez la liste des écarts : la quantité du système et la quantité comptée s'affichent côte à côte ; les manquants et les excédents sont signalés.
- Validez : les écarts sont enregistrés dans le stock. Les emplacements qui n'ont pas été comptés sont remis à zéro, afin que d'anciens enregistrements ne laissent pas de « stock fantôme » dans l'entrepôt.
Comme les emplacements où le préparateur a signalé « introuvable » arrivent automatiquement dans la liste d'inventaire, l'inventaire cesse d'être une tâche réalisée une seule fois par an ; les emplacements problématiques sont comptés le jour même où le problème survient.
À lire aussiQu'est-ce que le suivi des stocks ? Comment le mettre en place ?Comment gérer les produits retournés dans l'entrepôt ?
Un produit retourné est réceptionné comme une marchandise neuve arrivant à l'entrepôt : il est d'abord scanné et contrôlé, rangé dans un emplacement et remis en stock s'il est vendable, sinon conservé dans une zone séparée. Si les retours n'ont pas de flux dédié dans l'entrepôt, le produit s'accumule à côté de la table d'emballage et n'apparaît nulle part dans le système.
- Réception : le colis de retour est ouvert, le produit et la commande sont scannés pour associer le retour à sa commande.
- Contrôle : l'étiquette, l'emballage et l'état du produit sont vérifiés ; il est classé comme vendable ou non vendable.
- Rangement : un produit vendable est scanné dans un emplacement et retourne en stock ; pour un produit non vendable, une adresse distincte (par exemple une zone retours ou produits endommagés) est utilisée.
- Enregistrement : le motif du retour est consigné ; les motifs récurrents sur un même produit servent à corriger la description du produit, le guide des tailles ou l'emballage.
Remettre rapidement un produit retourné en rayon signifie qu'il peut être revendu ; chaque retour qui ne retourne pas en rayon est un stock vendable qui attend pour rien.
Quelles entreprises d'e-commerce ont besoin d'un WMS ?
Si vous rencontrez plusieurs des situations suivantes dans votre entrepôt, votre activité a dépassé le stade d'un entrepôt géré manuellement :
- Le personnel cherche un produit rayon par rayon, ou une seule personne sait où il se trouve.
- Des commandes partent avec un mauvais produit, une mauvaise taille ou un produit manquant et se transforment en retours et en réclamations.
- Un produit vendu sur la place de marché est introuvable dans l'entrepôt ; le stock du système ne correspond pas à celui de l'étagère.
- Les commandes du jour ne respectent pas l'heure de remise au transporteur.
- Les nouveaux employés mettent des jours à se former.
- L'entrepôt est réparti sur plusieurs étages ou plusieurs entrepôts.
- On ne sait pas qui a fait quelle quantité de travail ni d'où vient un écart de stock.
Il n'est pas trop tôt non plus pour un petit entrepôt de passer à un WMS : mettre en place l'organisation quand il y a peu de produits est bien plus simple que d'adresser des milliers de produits par la suite.
À quoi faut-il être attentif en choisissant un WMS ?
Le bon WMS est celui qui correspond à l'organisation actuelle de votre entrepôt et vous permet d'activer de nouvelles règles à mesure que votre activité grandit. Lors du choix, posez-vous ces questions :
- Est-il dans le même système que votre plateforme e-commerce ? Si les commandes, les produits et le stock sont au même endroit, il n'y a ni erreur de transfert ni retard.
- Avec quels appareils fonctionne-t-il ? Les téléphones, les lecteurs de codes-barres et les terminaux portables sont-ils tous pris en charge ?
- Les méthodes de préparation sont-elles suffisantes ? La préparation par lots, la priorisation par filtres et les entrepôts à plusieurs niveaux sont-ils pris en charge ?
- Existe-t-il une étape de vérification ? Peut-on faire un dernier scan et imprimer automatiquement le bon avant l'emballage ?
- Comment se fait l'inventaire ? Y a-t-il un comptage emplacement par emplacement, une liste des écarts et une synchronisation validée ?
- Les places de marché et l'expédition sont-elles connectées ? Le stock de l'entrepôt va-t-il automatiquement vers les places de marché, et le statut de la commande vers le transporteur et la facturation ?
- Les autorisations peuvent-elles être séparées ? Le rangement, le transfert, la préparation et la vérification peuvent-ils être liés à des droits distincts ?
- Que montrent les rapports ? Peut-on suivre le taux d'occupation des rayonnages, la performance du personnel, les écarts de stock et l'historique des opérations ?
Comment passer à un WMS ?
Le passage à un WMS peut se faire en cinq étapes sans arrêter l'entrepôt :
- Définissez les règles : prenez dès le départ des décisions comme la méthode de préparation, le caractère obligatoire de la vérification et l'étape à laquelle le stock est décrémenté.
- Créez les emplacements : saisissez la structure de l'entrepôt dans le système, créez les emplacements en masse et imprimez leurs étiquettes.
- Rangez : placez les produits dans leurs emplacements en les scannant ; commencez par les plus vendus.
- Faites le premier inventaire : une fois tous les produits rangés, effectuez un comptage et vérifiez le stock de zéro.
- Passez à la préparation : commencez par les commandes d'un seul produit, puis passez à la préparation par lots à mesure que l'équipe s'habitue.
Erreurs fréquentes lors de l'utilisation d'un WMS
- Poser un produit dans un emplacement sans étiquette : un produit placé à un endroit sans adresse se perd dans le système ; chaque zone, y compris les palettes et les sacs, doit être étiquetée.
- Déplacer sans scanner : un produit déplacé sans être scanné dans un emplacement continue d'apparaître à son ancien emplacement dans le système.
- Synchroniser avant la fin du rangement : le stock des produits non rangés est remis à zéro.
- Sauter l'étape de vérification : aussi bonne que soit la préparation, le dernier scan est la dernière barrière qui empêche un mauvais produit de partir chez le transporteur.
- Donner toutes les autorisations à tout le monde : si les droits de transfert et de retrait des étagères ne sont pas limités, on ne peut pas retrouver l'origine d'un écart de stock.
- Reporter l'inventaire à une fois par an : plus l'écart grandit, plus il est difficile d'en trouver l'origine ; les emplacements problématiques doivent être comptés le jour où le problème survient.
Liste de contrôle WMS
| Point à vérifier | Pourquoi est-ce important ? |
|---|---|
| Chaque emplacement a-t-il une étiquette avec code-barres ? | Un produit sans adresse se perd dans le système. |
| Les produits les plus vendus sont-ils près de la sortie ? | Le trajet de préparation est plus court. |
| La préparation se fait-elle par paniers et dans l'ordre des rayonnages ? | Plusieurs commandes sont préparées en une seule tournée. |
| Une priorité de préparation est-elle définie ? | Les commandes dont l'échéance approche ne sont pas retardées. |
| Une vérification est-elle faite avant l'emballage ? | Un mauvais produit ne part pas chez le transporteur. |
| Les emplacements signalés « introuvable » sont-ils comptés ? | Les écarts de stock sont résolus avant de s'aggraver. |
| Les autorisations sont-elles séparées selon les tâches ? | Chaque mouvement a un responsable identifié. |
| Le stock de l'entrepôt est-il transmis aux places de marché ? | Un produit qui n'existe pas n'est pas vendu. |
Gestion d'entrepôt avec Faprika Depo
Le système de gestion d'entrepôt de Faprika, Faprika Depo, prend en charge tout le travail de l'entrepôt, du rangement à l'inventaire, directement dans votre panneau Faprika. Il n'y a ni logiciel d'entrepôt distinct ni données séparées ; commandes, produits et stock sont au même endroit.
- Rayonnage et emplacement : vous définissez votre entrepôt en étages, allées et emplacements ; 3 000 emplacements sont créés d'un coup, et les étiquettes sont imprimées avec leurs codes-barres.
- Réception des marchandises et transfert : le rangement se fait en deux scans ; les produits sont déplacés entre emplacements et entre entrepôts, et les produits en attente d'approvisionnement sont regroupés dans une liste.
- Préparation par lots : plusieurs commandes sont préparées en une seule tournée, dans l'ordre des rayonnages ; l'écran indique dans quelle boîte va le produit scanné. En cas de mauvais produit, l'avertissement « MAUVAIS PRODUIT » s'affiche.
- Scénarios de préparation : un ordre de préparation est ouvert à l'aide de filtres tels que d'abord les commandes d'un seul produit, uniquement les commandes contenant un produit précis ou les commandes de place de marché dont l'échéance approche ; il fonctionne dans les entrepôts à un ou plusieurs niveaux.
- Préparation avec un smartphone : un terminal portable coûteux n'est pas indispensable ; la caméra du téléphone lit les codes-barres à la suite. Si vous disposez d'un terminal portable ou d'un lecteur de codes-barres, ils fonctionnent aussi.
- Vérification des commandes : un dernier scan est effectué avant l'expédition ; le bon de la commande vérifiée est imprimé automatiquement, et la commande est transmise automatiquement au transporteur, à l'ERP et à l'e-facture.
- Inventaire et rapports : comptage emplacement par emplacement, liste des écarts et synchronisation validée ; rapports sur le taux d'occupation des rayonnages, le personnel, les écarts de stock et l'historique des opérations.
Vous pouvez voir dans quelles offres le module d'entrepôt et le module Vérification des commandes utilisé pour la préparation par lots sont inclus, et dans lesquelles ils sont ajoutés avec une licence supplémentaire, sur la page Faprika Depo et dans la comparaison des offres e-commerce.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un WMS ?
Le WMS (Warehouse Management System), ou système de gestion d’entrepôt, est un logiciel qui gère sur quel rayonnage se trouve chaque produit de l’entrepôt, comment les commandes sont préparées et vérifiées et comment le stock est inventorié. Il attribue une adresse à chaque emplacement et enregistre chaque mouvement de l’entrepôt par scan de code-barres.
Quelle est la différence entre un WMS et un logiciel de suivi de stock ?
Le suivi de stock indique combien d’unités d’un produit existent. Le WMS gère dans quel emplacement le produit se trouve, dans quel ordre il sera préparé et s’il va dans la bonne commande ; il comprend l’adressage des rayonnages, la préparation par chariot, la vérification et l’inventaire emplacement par emplacement.
Un terminal portable est-il nécessaire pour un système de gestion d’entrepôt ?
Non. De nombreux systèmes de gestion d’entrepôt permettent d’effectuer la préparation, le rangement et l’inventaire en scannant les codes-barres avec la caméra d’un smartphone. Un terminal portable ou un lecteur de codes-barres accélère les postes très sollicités, mais n’est pas indispensable pour débuter.
Comment réaliser l’adressage des rayonnages ?
Chaque emplacement de l’entrepôt reçoit un code unique portant les informations de rayonnage, de section, de niveau et d’emplacement, par exemple R03-B07-K2-G2. Les emplacements sont créés en masse dans le système, une étiquette à code-barres est imprimée pour chacun et collée sur le rayonnage, et les produits y sont rangés en les scannant.
Qu’est-ce que la préparation par chariot ?
La préparation par chariot est une méthode où plusieurs commandes sont préparées en une seule tournée. Le chariot du préparateur contient un bac par commande ; l’écran suit l’ordre des rayonnages et indique dans quel bac va chaque produit scanné. La distance parcourue diminue et les produits sont affectés à la bonne commande pendant la préparation.
Une petite entreprise d'e-commerce doit-elle utiliser un WMS ?
Si l’on cherche les produits, si de mauvais produits partent en expédition ou si le stock du système ne correspond pas à celui du rayonnage, un WMS est utile aussi pour une petite entreprise. Mettre en place l’organisation de l’entrepôt quand les produits sont peu nombreux est bien plus simple que d’adresser des milliers de produits après la croissance.
