¿Qué es la verificación de pedidos? Guía para verificar el pedido con código de barras antes del envío, coste de los envíos erróneos y las devoluciones, métodos de verificación, calculadora de costes y auditoría de orden

En el momento en que un pedido se cierra en la caja, corregirlo se vuelve lo más caro. Cuando un producto equivocado, una cantidad incompleta o el producto de otro pedido llega al cliente, entran en juego el envío de devolución, el reenvío, la correspondencia con soporte y, muchas veces, una opinión negativa. La respuesta breve a la pregunta qué es la verificación de pedidos es esta: antes de entregar el pedido al transportista, comparar uno por uno los productos que entran en el paquete con los del pedido para asegurarse de que se envían el producto correcto, la cantidad correcta y la caja correcta.

En esta guía explicamos qué es la verificación de pedidos, en qué se diferencia de la preparación de pedidos, el coste real de un envío erróneo, qué métodos de verificación se utilizan, cómo puede configurar el proceso paso a paso, los errores frecuentes y cómo medir el resultado. De las dos herramientas del artículo, una sirve para calcular el coste mensual de los envíos erróneos y el ahorro que lograría con la verificación, y la otra para auditar su sistema de verificación actual.

¿Qué es la verificación de pedidos?

La verificación de pedidos es el proceso de comprobar, antes de entregarlo al transportista, que los productos del pedido preparado coinciden exactamente con el registro del pedido. El control abarca que el producto sea el correcto, que la cantidad sea la correcta y que el paquete pertenezca al pedido correcto. En la mayoría de los negocios se hace escaneando los códigos de barras de los productos en la mesa de embalaje.

¿Son lo mismo la verificación y la preparación de pedidos?

No, son procesos consecutivos pero distintos. La preparación consiste en tomar de las estanterías los productos del pedido; la verificación consiste en comprobar si los productos recogidos son realmente los del pedido. En la preparación se pueden cometer errores; la verificación es la segunda barrera que detecta ese error antes del envío.

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¿Por qué es importante la verificación de pedidos?

En el comercio electrónico, el cliente solo conoce la tienda por sus promesas hasta que tiene el producto en la mano. Que el paquete recibido sea el correcto es la primera prueba concreta de esa promesa. Un paquete equivocado no se queda en un único error; genera costes en cadena.

• Reduce el coste de devoluciones y reenvíos: si el error se detecta antes de cerrar la caja, no se paga ni el envío de devolución ni el segundo envío.
• Protege la confianza del cliente: el cliente que recibe el producto correcto a la primera suele volver a comprar; el que recibe uno equivocado puede perder la confianza.
• Alivia la carga de soporte: los mensajes de «me llegó un producto equivocado» consumen tiempo y empujan al equipo a apagar fuegos continuamente.
• Protege las opiniones y la puntuación: un envío erróneo tiene un reflejo directo en las opiniones de la tienda y en las valoraciones del marketplace.
• Mejora la exactitud del stock: en las estanterías de las que sale un producto equivocado también se estropea el registro de stock; la verificación mantiene además la concordancia del registro con la realidad.
• Hace medible al personal: queda visible quién verificó qué pedido; el proceso se basa en el registro y no en las personas.

¿Por qué se producen los envíos erróneos?

La mayoría de los envíos erróneos no nacen de un solo gran error, sino de pequeños fallos repetidos. Conocer las causas indica también dónde concentrar la verificación.

• Productos similares: las opciones de distinto color o talla del mismo modelo están juntas y se confunden.
• Organización de las estanterías: si la ubicación de los productos no está clara o el mismo producto está repartido en distintas estanterías, se toma el producto equivocado.
• Presión en periodos de mucha actividad: en los días de campaña, la presión por la velocidad reduce la atención y se omite el control.
• Pedidos con muchos artículos: cuantos más artículos, mayor es la probabilidad de que falte alguno.
• Confusión de códigos y códigos de barras: asignar varios códigos al mismo producto o imprimir el código de barras en una etiqueta equivocada rompe la coincidencia.
• Flujo de trabajo manual: si el pedido se prepara mirando una hoja impresa, una lectura errónea queda sin control.
• Cambios en el pedido: el artículo que el cliente modifica tras hacer el pedido pasa desapercibido una vez iniciada la preparación.

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¿Cómo se calcula el coste mensual de los envíos erróneos?

El coste adicional de un envío erróneo se compone de al menos tres partidas: el envío de devolución que se paga para que el producto vuelva a usted, el envío que se paga para enviar por segunda vez el producto correcto y la mano de obra y el embalaje que se gastan en la recepción, el control y el reembalaje. La suma de estas partidas es el coste adicional de un envío erróneo; el coste mensual es este importe multiplicado por el número de envíos erróneos al mes.

La herramienta siguiente hace este cálculo con sus propias cifras y muestra cuánto podría ahorrar con la verificación. Los valores son un ejemplo; introduzca su número de pedidos, su tasa de envíos erróneos y su tarifa de envío.

La lección principal que muestra la herramienta es que el coste crece no solo con la tasa, sino también con el volumen: aunque la tasa de envíos erróneos se mantenga igual, la factura mensual crece a medida que aumenta el número de pedidos. Por eso, un porcentaje que parece pequeño se convierte rápidamente en una partida de gasto importante en una tienda en crecimiento.

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¿Cuáles son los métodos de verificación de pedidos?

La verificación de pedidos no tiene una sola vía; según el volumen, la estructura de productos y el presupuesto del negocio, se pueden usar distintos métodos por separado o combinados. El método más extendido es el escaneo de códigos de barras, porque es rápido y deja registro.

¿Qué método debo elegir?

La regla es sencilla: a medida que aumentan el volumen y la variedad de productos, traslade la verificación del ojo humano al sistema. Con pocos pedidos y poca variedad de productos, el control visual puede bastar; cuando crecen el número de pedidos, de variantes y de personal, el escaneo de códigos de barras se vuelve casi obligatorio. En productos de alto valor se puede añadir un doble control además del escaneo.

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¿Cómo se hace la verificación de pedidos paso a paso?

Un flujo de verificación basado en el escaneo de códigos de barras sigue en la mayoría de los negocios el mismo orden. Los pasos siguientes son una hoja de ruta general que puede seguir al configurar el proceso desde cero.

• 1. Abra el pedido: en la mesa de embalaje, seleccione el pedido que se va a verificar o escanee el código de barras del pedido.
• 2. Escanee los productos uno a uno: escanee con el lector el código de barras de cada producto que entrará en la caja; si hay varias unidades del mismo producto, escanee cada una.
• 3. Vigile la coincidencia: la pantalla compara el producto escaneado con el artículo del pedido; un producto que no está en el pedido o una cantidad de más debe generar una advertencia.
• 4. Complete lo que falta: si hay un artículo sin escanear, haga que se complete desde la estantería sin avanzar el pedido, o registre la situación de faltante.
• 5. Complete la verificación: cuando todos los artículos coinciden, el pedido se considera verificado.
• 6. Active el paso siguiente: el pedido verificado pasa a los procesos posteriores, como el envío, la factura y la actualización de estado.

¿Qué debe incluir la pantalla de verificación?

Una buena pantalla de verificación muestra con claridad tres cosas: la zona de escaneo, el contador por artículo y el estado de finalización. El personal debe entender de un vistazo qué falta.

¿Cómo se verifican los productos sin código de barras?

No todos los productos tienen código de barras; es frecuente en productos artesanales, de fabricación especial o etiquetados con posterioridad. En ese caso, en lugar de omitir la verificación, hay que confirmar el producto seleccionándolo a mano en la pantalla. Lo importante es que el producto sin código de barras también se verifique con registro.

• Verificación por selección manual: el personal confirma el producto seleccionándolo de la lista con el ratón o el teclado.
• Uso de un código interno corto: asignar a los productos sin código de barras su propio código interno y etiquetarlos aumenta tanto la velocidad como la precisión.
• Apoyo del peso: en productos que no se pueden escanear, el peso de la caja ofrece una garantía adicional.

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¿Qué acciones se pueden automatizar tras la verificación?

La verificación no es solo un paso de control; es un punto de salida natural que puede activar las acciones siguientes en cuanto se completa con éxito. Así, ningún pedido sin verificar pasa a la fase de envío o de facturación.

• Actualización del estado del pedido: el pedido verificado puede pasar automáticamente al estado siguiente.
• Aviso al transportista: el pedido verificado puede enviarse a la integración de envíos.
• Información al cliente: se puede comunicar al cliente que el envío ha salido; hay que elegir bien el momento, porque si se verifica por la mañana y el transportista recoge por la tarde, el cliente puede preguntar por el número de seguimiento.
• Facturación: el pedido verificado puede pasar al software de contabilidad o al flujo de factura electrónica.

¿Cómo se sigue el rendimiento del personal con la verificación?

El registro de verificación muestra también quién verificó qué pedido y cuándo. Esta información debe usarse no como herramienta de culpa, sino como herramienta para mejorar el proceso: hace visibles las necesidades de formación, las horas de mayor actividad y los productos en los que se falla con frecuencia.

• Grupo de usuarios autorizado: que solo el equipo de almacén realice la verificación aclara la responsabilidad.
• Estados permitidos: que solo se puedan verificar los pedidos en determinados estados evita enviar por error un pedido cancelado o no preparado.
• Rastro hacia atrás: cuando hay una reclamación por un paquete con problemas, el registro facilita encontrar dónde se originó el error.

¿Qué hacer si el producto equivocado llegó al cliente?

Incluso con el mejor sistema de verificación, rara vez se escapa algún error. En ese caso, la rapidez y la claridad determinan el precio del error a ojos del cliente. Cuando el cliente comunica el problema, primero se piden disculpas y después se ofrece la solución con claridad.

• Reconozca el error de inmediato: asuma el problema sin ponerse a la defensiva.
• Envíe primero el producto correcto: despachar el producto correcto antes de completar el proceso de devolución protege la confianza.
• Asuma usted el envío de devolución: como el error es suyo, el coste de la devolución no debe recaer en el cliente.
• Revise el registro: averigüe en qué fase se originó el error; puede ser un problema de preparación, de verificación o de codificación.
• Cierre la causa raíz: si el mismo error se repite, corrija la organización de las estanterías, el código del producto o el proceso.

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¿En qué negocios es más importante la verificación de pedidos?

Es útil para cualquier negocio, pero en algunas condiciones se acerca a una necesidad. Varios canales de venta, muchas variantes y un gran volumen de pedidos aumentan la necesidad de verificación.

• Productos con muchas variantes: las opciones de color y talla se parecen mucho entre sí; son los productos que más se confunden.
• Venta multicanal: los pedidos que llegan del sitio y de los marketplaces se preparan en el mismo almacén; el riesgo de confusión aumenta.
• Pedidos con muchos artículos: cuanto mayor es el carrito, mayor es la probabilidad de que falte un artículo.
• Productos de alto valor: el coste de un solo paquete equivocado es alto.
• Periodos de campaña: bajo la presión de la velocidad aumenta la tasa de errores; la verificación es más útil en estos periodos.
• Equipos de almacén numerosos: si muchas personas hacen el mismo trabajo, el control no puede dejarse a la atención personal.

Pasos para configurar la verificación de pedidos

Si está configurando la verificación por primera vez o pasa del control manual al sistema, avanzar por orden reduce el riesgo de errores. El camino siguiente es un buen punto de partida para la mayoría de los negocios.

• 1. Corrija los códigos de producto: que cada variante tenga un código de barras o código interno único y correcto; limpie los códigos repetidos o ausentes.
• 2. Prepare la mesa de embalaje: que el lector de códigos de barras, la pantalla y el material de embalaje estén en el mismo lugar.
• 3. Defina el equipo autorizado: aclare quién hará la verificación y dé al equipo una formación breve.
• 4. Defina en qué estado se verifica: establezca qué pedidos, según su estado, se pueden verificar.
• 5. Establezca la regla para productos sin código de barras: ponga por escrito cómo se confirmarán los productos sin código de barras.
• 6. Conecte los pasos siguientes: defina las acciones de envío, estado y facturación posteriores a la verificación.
• 7. Pruebe con un grupo pequeño: póngalo en marcha primero con un número limitado de pedidos para validar el flujo y después extiéndalo a todos.
• 8. Mida y mejore: siga la tasa de envíos erróneos y actualice los ajustes según los resultados.

Errores frecuentes en la verificación de pedidos

• Verificar solo en los días de mucha actividad: el día en que se omite el control es el día en que más errores aparecen.
• Dejar la preparación y la verificación a la misma persona: a una misma persona le puede costar ver su propio error; si es posible, las hacen personas distintas.
• Empezar sin limpiar los códigos de producto: un código erróneo o repetido hace que se marque como equivocado el producto correcto o al revés.
• Omitir los productos sin código de barras: los productos que quedan fuera del control se convierten en el lugar donde más errores aparecen.
• Ignorar la advertencia: confirmar a la fuerza para saltarse la advertencia del sistema anula el propósito de la verificación.
• Cambiar la caja tras la verificación: añadir o quitar productos de una caja ya controlada invalida la verificación.
• No revisar el registro de errores: los errores detectados en la verificación son datos valiosos que muestran su origen; si no se miran, el mismo error continúa.
• No medir el resultado: si no se sigue la tasa de envíos erróneos, no se puede saber si la verificación funciona.

¿Cómo se audita el sistema de verificación de pedidos?

La herramienta siguiente examina su sistema actual con ocho preguntas. Marque los puntos que se ajusten a su caso; la herramienta le indicará lo sólido que es su sistema de verificación.

¿Cómo se mide el éxito de la verificación de pedidos?

Unos pocos indicadores muestran si la verificación funciona. El más importante es la tasa de envíos erróneos: se obtiene dividiendo el número de pedidos enviados erróneamente entre el número total de pedidos. Conviene seguir los indicadores por canal y por grupo de productos; la cifra total oculta el área con problemas.

Para que la medición tenga sentido, registre el valor inicial antes de implantar la verificación. Si tras la implantación los mismos indicadores mejoran, el sistema funciona; si no mejoran, el problema está en los códigos, en la organización de las estanterías o en cómo el equipo aplica el proceso.

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¿Cómo se hace la verificación de pedidos con Faprika?

La función de Verificación de pedidos de Faprika confirma los productos de cada pedido e inicia automáticamente las acciones posteriores a la verificación. Que la función esté incluida en su plan depende del plan; en algunos planes puede venir incluida y en otros puede adquirirse aparte. Para más detalles puede consultar la página de planes.

• Verificación con código de barras: puede escanear el código de barras del pedido con un lector o introducirlo con el teclado; escaneando los códigos de barras de los productos del pedido completa la verificación en poco tiempo.
• Verificación sin código de barras: al activar el ajuste de verificación sin código de barras, puede verificar los productos que no lo tienen seleccionándolos con el teclado o el ratón.
• Grupo de usuarios de almacén autorizado: puede hacer que la verificación la realice solo el grupo de usuarios que elija, por ejemplo el equipo de almacén. Activando la función de personal que prepara, puede medir el rendimiento del personal.
• Estados de pedido permitidos: puede elegir qué pedidos, según su estado, se pueden verificar; por ejemplo, un pedido cancelado no entra en la verificación.
• Acciones tras la verificación: cuando la verificación es correcta, puede cambiar automáticamente el estado del pedido, enviarlo a la integración de envíos, pasarlo a la integración ERP y facturarlo y, si el módulo de factura electrónica está instalado, emitir y enviar automáticamente la factura electrónica.
• Momento del estado de envío: es posible vincular el estado «envío realizado» a la fase posterior a la verificación; si el sistema de mensajes está activo, se informa al cliente. Se recomienda ajustarlo teniendo en cuenta la diferencia entre la verificación y la hora de recogida del transportista.

Si desea gestionar toda la operación del almacén, puede consultar el complemento Faprika Depo; para la configuración detallada, la página de la formación sobre Verificación de pedidos y, para el resumen del complemento, la página de Verificación de pedidos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la verificación de pedidos?

Es el proceso de comprobar, antes de entregarlo al transportista, que los productos del pedido preparado coinciden con el registro del pedido. Se asegura el producto correcto, la cantidad correcta y la caja correcta; así, el envío erróneo se detecta antes de llegar al cliente.

¿Cuál es la diferencia entre la verificación y la preparación de pedidos?

La preparación consiste en tomar los productos de las estanterías; la verificación es comprobar si los productos recogidos coinciden con el pedido. La verificación detecta antes del envío el error cometido en la preparación.

¿Qué costes componen un envío erróneo?

Se compone principalmente del envío de devolución, el envío del producto correcto y la mano de obra y el embalaje adicionales. A ellos se suman partidas no visibles directamente, como la carga de soporte, la confianza del cliente y las opiniones negativas.

¿Cuál es el mejor método de verificación de pedidos?

A medida que aumentan el volumen y la variedad de productos, el escaneo de códigos de barras es el método más extendido y eficaz; es rápido y deja registro. El control de peso y el doble control pueden usarse como garantía adicional al escaneo cuando el riesgo es alto.

¿Cómo se verifican los productos sin código de barras?

El producto se confirma seleccionándolo a mano en la pantalla, o se le asigna un código interno y se etiqueta. Lo importante es no dejar fuera de la verificación el producto sin código de barras y dejar constancia de él.

¿Cómo funciona la verificación de pedidos en Faprika?

El pedido se verifica escaneando el código de barras del pedido y los de los productos; los productos sin código de barras se pueden seleccionar con el teclado o el ratón. Tras la verificación se puede cambiar el estado del pedido, enviarlo a la integración de envíos y ERP y emitir la factura electrónica. Que la función esté incluida en su plan depende del plan.

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