Was ist eine Bestellprüfung? Leitfaden zur Barcode-Prüfung der Bestellung vor dem Versand, Kosten von Falschlieferungen und Rücksendungen, Prüfmethoden, Kostenrechner und Prüfung

Ist eine Bestellung erst im Paket verschlossen, wird ihre Korrektur am teuersten. Erreicht ein falsches Produkt, eine fehlende Menge oder das Produkt einer anderen Bestellung den Kunden, kommen Rücksendekosten, erneuter Versand, Supportkorrespondenz und häufig eine negative Bewertung hinzu. Die kurze Antwort auf die Frage Was ist Bestellverifizierung lautet: Bevor die Bestellung versendet wird, werden die Produkte im Paket einzeln mit den Produkten der Bestellung abgeglichen, um sicherzustellen, dass das richtige Produkt, die richtige Menge und das richtige Paket verschickt werden.

In diesem Leitfaden erklären wir, was Bestellverifizierung ist, worin sie sich von der Kommissionierung unterscheidet, was eine Falschlieferung tatsächlich kostet, welche Verifizierungsmethoden es gibt, wie Sie den Prozess Schritt für Schritt aufbauen, welche Fehler häufig vorkommen und wie Sie das Ergebnis messen. Von den beiden Werkzeugen im Beitrag berechnet das eine die monatlichen Kosten von Falschlieferungen und Ihre Einsparung durch die Verifizierung, das andere dient der Prüfung Ihrer bestehenden Verifizierungsordnung.

Was ist Bestellverifizierung?

Bestellverifizierung bezeichnet die Kontrolle vor dem Versand, ob die Produkte in einer vorbereiteten Bestellung eins zu eins mit dem Bestelldatensatz übereinstimmen. Die Kontrolle umfasst, dass das Produkt stimmt, die Menge stimmt und das Paket zur richtigen Bestellung gehört. In den meisten Unternehmen geschieht das am Packtisch durch Scannen der Produkt-Barcodes.

Sind Bestellverifizierung und Kommissionierung dasselbe?

Nein, beides sind aufeinanderfolgende, aber getrennte Vorgänge. Bei der Kommissionierung werden die Produkte einer Bestellung aus den Regalen genommen; bei der Verifizierung wird geprüft, ob die kommissionierten Produkte wirklich die Produkte der Bestellung sind. Bei der Kommissionierung können Fehler passieren; die Verifizierung ist die zweite Schranke, die diesen Fehler vor dem Versand abfängt.

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Warum ist die Bestellverifizierung wichtig?

Im E-Commerce kennt der Kunde den Shop, bis er das Produkt in den Händen hält, nur durch dessen Versprechen. Dass das eintreffende Paket stimmt, ist der erste konkrete Beweis für dieses Versprechen. Ein falsches Paket bleibt dagegen nicht bei einem einzelnen Fehler; es verursacht Folgekosten.

• Senkt Retouren- und Neuversandkosten: Wird der Fehler vor dem Verschließen des Pakets abgefangen, fallen weder Rücksendekosten noch ein zweiter Versand an.
• Schützt das Kundenvertrauen: Ein Kunde, der auf Anhieb das richtige Produkt erhält, bestellt meist erneut; ein Kunde mit falschem Produkt kann sein Vertrauen verlieren.
• Entlastet den Support: Anfragen wie „Es wurde das falsche Produkt geliefert“ kosten Zeit und zwingen das Team zum ständigen Feuerlöschen.
• Schützt Bewertungen und Rating: Eine Falschlieferung schlägt sich direkt in den Shop-Bewertungen und den Marktplatz-Bewertungen nieder.
• Verbessert die Bestandsgenauigkeit: Wird ein falsches Produkt versendet, stimmt auch der Bestandsdatensatz in den Regalen nicht mehr; die Verifizierung hält den Bestandsdatensatz in Einklang mit der Realität.
• Macht Mitarbeiter messbar: Es wird sichtbar, wer welche Bestellung verifiziert hat; der Prozess beruht auf Aufzeichnungen, nicht auf Personen.

Wie kommt es zu Falschlieferungen?

Die meisten Falschlieferungen entstehen nicht durch einen einzigen großen Fehler, sondern durch kleine, wiederkehrende Störungen. Wer die Ursachen kennt, sieht auch, wo die Verifizierung ansetzen muss.

• Ähnliche Produkte: Unterschiedliche Farben oder Größen desselben Modells stehen nebeneinander und werden verwechselt.
• Regalordnung: Ist der Standort der Produkte unklar oder ist dasselbe Produkt auf verschiedene Regale verteilt, wird das falsche Produkt genommen.
• Druck in Stoßzeiten: An Kampagnentagen lässt unter Zeitdruck die Aufmerksamkeit nach, die Kontrolle wird übersprungen.
• Bestellungen mit vielen Positionen: Mit der Zahl der Positionen steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass eine fehlt.
• Code- und Barcode-Verwechslungen: Mehrere Codes für dasselbe Produkt oder ein auf das falsche Etikett gedruckter Barcode stören den Abgleich.
• Manueller Arbeitsablauf: Wird die Bestellung anhand eines ausgedruckten Blatts vorbereitet, bleibt ein Lesefehler unkontrolliert.
• Bestelländerung: Eine Position, die der Kunde nach der Bestellung ändert, wird übersehen, wenn die Vorbereitung bereits begonnen hat.

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Wie berechnet man die monatlichen Kosten von Falschlieferungen?

Die Zusatzkosten einer Falschlieferung bestehen aus mindestens drei Positionen: den Rücksendekosten, damit das Produkt zu Ihnen zurückkommt, den Versandkosten für den zweiten Versand des richtigen Produkts und dem Arbeitsaufwand samt Verpackung für Entgegennahme, Kontrolle und erneutes Verpacken. Die Summe dieser Positionen sind die Zusatzkosten einer Falschlieferung; die monatlichen Kosten ergeben sich aus diesem Betrag multipliziert mit der Zahl der Falschlieferungen pro Monat.

Das folgende Tool führt diese Berechnung mit Ihren eigenen Zahlen durch und zeigt, wie viel Sie durch die Verifizierung sparen können. Die Werte sind Beispiele; geben Sie Ihre eigene Bestellzahl, Ihre Falschlieferungsquote und Ihre Versandgebühr ein.

Die eigentliche Lehre des Tools: Die Kosten wachsen nicht nur mit der Quote, sondern auch mit dem Volumen. Selbst bei gleichbleibender Falschlieferungsquote wächst die Monatsrechnung mit der Bestellzahl. Deshalb wird ein scheinbar kleiner Prozentsatz in einem wachsenden Shop schnell zu einem bedeutenden Kostenfaktor.

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Welche Methoden der Bestellverifizierung gibt es?

Für die Bestellverifizierung gibt es nicht den einen Weg; je nach Volumen, Produktstruktur und Budget des Unternehmens können verschiedene Methoden einzeln oder zusammen eingesetzt werden. Am gängigsten ist der Barcode-Scan, da er schnell ist und einen Nachweis hinterlässt.

Welche Methode sollte ich wählen?

Die Regel ist einfach: Verlagern Sie mit wachsendem Volumen und größerer Produktvielfalt die Verifizierung vom menschlichen Auge auf das System. Bei wenigen Bestellungen und geringer Produktvielfalt kann die Sichtkontrolle genügen; wachsen Bestellzahl, Variantenzahl und Mitarbeiterzahl, wird der Barcode-Scan praktisch zur Pflicht. Bei hochwertigen Produkten kann zusätzlich zum Barcode-Scan eine Vier-Augen-Kontrolle eingeführt werden.

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Wie geht die Bestellverifizierung Schritt für Schritt?

Ein Verifizierungsablauf auf Basis von Barcode-Scans folgt in den meisten Unternehmen derselben Reihenfolge. Die folgenden Schritte sind ein allgemeiner Fahrplan, an dem Sie sich beim Aufbau des Prozesses von Grund auf orientieren können.

• 1. Öffnen Sie die Bestellung: Wählen Sie am Packtisch die zu verifizierende Bestellung aus oder scannen Sie den Bestell-Barcode.
• 2. Scannen Sie die Produkte einzeln: Scannen Sie mit dem Scanner den Barcode jedes Produkts, das ins Paket kommt; ist ein Produkt mehrfach vorhanden, scannen Sie jede Einheit.
• 3. Verfolgen Sie den Abgleich: Der Bildschirm vergleicht das gescannte Produkt mit der Position in der Bestellung; ein Produkt, das nicht in der Bestellung ist, oder eine überzählige Menge muss eine Warnung auslösen.
• 4. Vervollständigen Sie Fehlendes: Gibt es eine nicht gescannte Position, lassen Sie sie aus dem Regal ergänzen, ohne die Bestellung weiterzuleiten, oder erfassen Sie den Fehlbestand.
• 5. Schließen Sie die Verifizierung ab: Stimmen alle Positionen überein, gilt die Bestellung als verifiziert.
• 6. Lösen Sie den nächsten Schritt aus: Die verifizierte Bestellung geht in die folgenden Vorgänge wie Versand, Rechnung und Statusaktualisierung über.

Was gehört auf den Verifizierungsbildschirm?

Ein guter Verifizierungsbildschirm zeigt drei Dinge klar: den Scanbereich, den positionsbezogenen Zähler und den Abschlussstatus. Die Mitarbeiter müssen auf einen Blick erkennen, was fehlt.

Wie werden Produkte ohne Barcode verifiziert?

Nicht jedes Produkt hat einen Barcode; bei handgefertigten, individuell hergestellten oder nachträglich etikettierten Produkten ist das häufig. In diesem Fall sollte man die Verifizierung nicht überspringen, sondern das Produkt am Bildschirm von Hand auswählen und bestätigen. Wichtig ist, dass auch ein Produkt ohne Barcode dokumentiert verifiziert wird.

• Verifizierung per manueller Auswahl: Der Mitarbeiter wählt das Produkt per Maus oder Tastatur aus der Liste aus und bestätigt es.
• Kurzer interner Code: Einem Produkt ohne Barcode einen eigenen internen Code zu geben und es zu etikettieren, steigert sowohl Tempo als auch Genauigkeit.
• Unterstützung durch Gewichtskontrolle: Bei nicht scannbaren Produkten bietet das Paketgewicht eine zusätzliche Absicherung.

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Welche Vorgänge können nach der Verifizierung automatisch erfolgen?

Die Verifizierung ist nicht nur ein Kontrollschritt; sie ist ein natürlicher Ausgangspunkt, der nach erfolgreichem Abschluss die nachfolgenden Vorgänge auslösen kann. So gelangt keine unverifizierte Bestellung in die Versand- oder Rechnungsstufe.

• Aktualisierung des Bestellstatus: Die verifizierte Bestellung kann automatisch in den nächsten Status versetzt werden.
• Meldung an den Versanddienstleister: Die verifizierte Bestellung kann an die Versandintegration übergeben werden.
• Information an den Kunden: Die Information „Versand erfolgt“ kann an den Kunden übermittelt werden; der Zeitpunkt sollte gut gewählt sein, denn wird morgens verifiziert und der Versand erst abends abgeholt, fragt der Kunde möglicherweise nach der Sendungsnummer.
• Rechnungsstellung: Die verifizierte Bestellung kann an die Buchhaltungssoftware oder in den E-Rechnungs-Ablauf übergeben werden.

Wie lässt sich die Mitarbeiterleistung über die Verifizierung nachverfolgen?

Der Verifizierungsdatensatz zeigt auch, wer welche Bestellung wann verifiziert hat. Diese Information sollte nicht als Mittel zur Schuldzuweisung, sondern zur Verbesserung des Prozesses genutzt werden: Sie macht Schulungsbedarf, Stoßzeiten und fehleranfällige Produkte sichtbar.

• Berechtigte Benutzergruppe: Wenn nur das Lagerteam die Verifizierung durchführen darf, wird die Verantwortung klar.
• Zulässige Status: Wenn nur Bestellungen in bestimmten Status verifiziert werden können, wird verhindert, dass eine stornierte oder nicht bereite Bestellung versehentlich versendet wird.
• Rückwirkende Nachvollziehbarkeit: Bei einer Beschwerde über ein fehlerhaftes Paket erleichtert der Datensatz die Suche nach der Stelle, an der der Fehler entstanden ist.

Was tun, wenn ein falsches Produkt beim Kunden angekommen ist?

Selbst bei der besten Verifizierungsordnung rutscht selten ein Fehler durch. Dann bestimmen Tempo und Offenheit, was der Fehler in den Augen des Kunden kostet. Meldet der Kunde das Problem, entschuldigen Sie sich zuerst und bieten dann klar eine Lösung an.

• Räumen Sie den Fehler sofort ein: Übernehmen Sie das Problem, ohne in die Verteidigung zu gehen.
• Senden Sie zuerst das richtige Produkt: Das richtige Produkt auf den Weg zu bringen, bevor die Rücksendung abgeschlossen ist, bewahrt das Vertrauen.
• Übernehmen Sie die Rücksendekosten: Da der Fehler bei Ihnen lag, sollten die Rücksendekosten nicht dem Kunden aufgebürdet werden.
• Prüfen Sie den Datensatz: Finden Sie heraus, in welcher Phase der Fehler entstanden ist; es kann ein Problem bei Kommissionierung, Verifizierung oder Kodierung sein.
• Beseitigen Sie die Ursache: Wiederholt sich derselbe Fehler, korrigieren Sie Regalordnung, Produktcode oder Prozess.

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In welchen Unternehmen ist die Bestellverifizierung besonders wichtig?

Sie ist für jedes Unternehmen nützlich, unter bestimmten Bedingungen aber nahezu Pflicht. Mehrere Vertriebskanäle, viele Varianten und ein hohes Bestellvolumen erhöhen den Bedarf an Verifizierung.

• Produkte mit vielen Varianten: Farb- und Größenoptionen sehen einander sehr ähnlich; es sind die am häufigsten verwechselten Produkte.
• Vertrieb über mehrere Kanäle: Bestellungen aus dem Shop und von Marktplätzen werden im selben Lager kommissioniert; das Verwechslungsrisiko wächst.
• Bestellungen mit vielen Positionen: Je größer der Warenkorb, desto wahrscheinlicher fehlt eine Position.
• Hochwertige Produkte: Ein einziges falsches Paket kostet viel.
• Kampagnenzeiten: Unter Zeitdruck steigt die Fehlerquote; die Verifizierung leistet in dieser Zeit am meisten.
• Große Lagerteams: Machen viele Personen dieselbe Arbeit, darf die Kontrolle nicht der individuellen Aufmerksamkeit überlassen werden.

Schritte zur Einrichtung der Bestellverifizierung

Richten Sie die Verifizierung neu ein oder wechseln Sie von der manuellen Kontrolle zum System, senkt ein schrittweises Vorgehen das Fehlerrisiko. Der folgende Weg ist für die meisten Unternehmen ein geeigneter Einstieg.

• 1. Korrigieren Sie die Produktcodes: Jede Variante sollte einen eindeutigen und korrekten Barcode oder internen Code haben; bereinigen Sie doppelte oder fehlende Codes.
• 2. Bereiten Sie den Packtisch vor: Barcode-Scanner, Bildschirm und Verpackungsmaterial sollten am selben Ort stehen.
• 3. Bestimmen Sie das berechtigte Team: Legen Sie fest, wer die Verifizierung durchführt, und schulen Sie das Team kurz.
• 4. Legen Sie fest, in welchem Status verifiziert wird: Definieren Sie, welche Bestellstatus verifiziert werden dürfen.
• 5. Stellen Sie die Regel für Produkte ohne Barcode auf: Halten Sie schriftlich fest, wie Produkte ohne Barcode bestätigt werden.
• 6. Binden Sie die Folgeschritte an: Bestimmen Sie die Vorgänge für Versand, Status und Rechnungsstellung nach der Verifizierung.
• 7. Testen Sie mit einer kleinen Gruppe: Lassen Sie den Ablauf zunächst mit einer begrenzten Zahl von Bestellungen laufen, prüfen Sie ihn und weiten Sie ihn dann auf alle aus.
• 8. Messen und verbessern Sie: Beobachten Sie die Falschlieferungsquote und passen Sie die Einstellungen anhand der Ergebnisse an.

Häufige Fehler bei der Bestellverifizierung

• Nur an Stoßtagen verifizieren: An dem Tag, an dem die Kontrolle ausfällt, treten die meisten Fehler auf.
• Kommissionierung und Verifizierung derselben Person überlassen: Dieselbe Person erkennt ihren eigenen Fehler schwer; nach Möglichkeit führen zwei verschiedene Personen beides aus.
• Beginnen, ohne die Produktcodes zu bereinigen: Ein fehlerhafter oder doppelter Code lässt das richtige Produkt als falsch markieren oder umgekehrt.
• Produkte ohne Barcode überspringen: Produkte außerhalb der Kontrolle werden zur häufigsten Fehlerquelle.
• Warnungen ignorieren: Eine Systemwarnung durch erzwungene Bestätigung zu übergehen, verfehlt den Zweck der Verifizierung.
• Das Paket nach der Verifizierung verändern: Wird einem geprüften Paket nachträglich ein Produkt hinzugefügt oder entnommen, wird die Verifizierung ungültig.
• Das Fehlerprotokoll nicht auswerten: Bei der Verifizierung aufgedeckte Fehler sind wertvolle Daten, die ihre Quelle zeigen; schaut man nicht hin, hält derselbe Fehler an.
• Das Ergebnis nicht messen: Wird die Falschlieferungsquote nicht beobachtet, lässt sich nicht wissen, ob die Verifizierung wirkt.

Wie prüft man die Ordnung der Bestellverifizierung?

Das folgende Tool hinterfragt Ihre bestehende Ordnung mit acht Fragen. Markieren Sie die zutreffenden Punkte; das Tool sagt Ihnen, wie solide Ihre Verifizierungsordnung ist.

Wie misst man den Erfolg der Bestellverifizierung?

Einige Kennzahlen zeigen, ob die Verifizierung wirkt. Die wichtigste ist die Falschlieferungsquote: Sie ergibt sich, indem man die Zahl der falsch versendeten Bestellungen durch die Gesamtzahl der Bestellungen teilt. Die Kennzahlen sollten nach Kanal und Produktgruppe beobachtet werden; die Gesamtzahl verbirgt den problematischen Bereich.

Damit die Messung aussagekräftig ist, halten Sie den Ausgangswert fest, bevor die Verifizierung eingerichtet wird. Verbessern sich dieselben Kennzahlen nach der Einrichtung, funktioniert die Ordnung; tun sie es nicht, liegt das Problem in den Codes, in der Regalordnung oder darin, wie das Team den Prozess umsetzt.

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Wie funktioniert die Bestellverifizierung mit Faprika?

Die Funktion Bestellverifizierung von Faprika bestätigt die Produkte jeder Bestellung und startet die Vorgänge nach der Verifizierung automatisch. Ob die Funktion in Ihrem Paket enthalten ist, hängt vom jeweiligen Paket ab; bei manchen Paketen ist sie enthalten, bei anderen separat erhältlich. Einzelheiten finden Sie auf der Seite Pakete.

• Verifizierung per Barcode: Sie können den Bestell-Barcode mit einem Barcode-Scanner lesen oder über die Tastatur eingeben; indem Sie die Barcodes der Produkte in der Bestellung scannen, schließen Sie die Verifizierung in kurzer Zeit ab.
• Verifizierung ohne Barcode: Ist die Einstellung für die Verifizierung ohne Barcode aktiviert, können Sie Produkte ohne Barcode per Tastatur oder Maus auswählen und verifizieren.
• Berechtigte Lager-Benutzergruppe: Sie können festlegen, dass nur eine von Ihnen gewählte Benutzergruppe, zum Beispiel das Lagerteam, die Verifizierung durchführt. Mit der Funktion Kommissionierer können Sie die Leistung der Mitarbeiter messen.
• Zulässige Bestellstatus: Sie können wählen, Bestellungen in welchen Status verifiziert werden dürfen; eine stornierte Bestellung wird beispielsweise nicht zur Verifizierung zugelassen.
• Vorgänge nach der Verifizierung: Bei erfolgreicher Verifizierung können Sie den Bestellstatus automatisch ändern, die Bestellung an die Versandintegration übergeben, an die ERP-Integration übertragen und abrechnen lassen und, wenn das E-Rechnung-Modul eingerichtet ist, die E-Rechnung automatisch erstellen und versenden.
• Zeitpunkt des Versandstatus: Es ist möglich, den Status „Versand erfolgt“ an die Zeit nach der Verifizierung zu binden; ist das Nachrichtensystem aktiv, wird der Kunde informiert. Wir empfehlen, die Einstellung unter Berücksichtigung des Unterschieds zwischen Verifizierung und Abholzeit des Versanddienstleisters vorzunehmen.

Wenn Sie den gesamten Lagerbetrieb verwalten möchten, können Sie sich die Erweiterung Faprika Depo ansehen; Einzelheiten zur Einrichtung finden Sie auf der Seite Schulung zur Bestellverifizierung, eine Zusammenfassung der Erweiterung auf der Seite Bestellprüfung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Bestellverifizierung?

Bestellverifizierung bezeichnet die Kontrolle vor dem Versand, ob die Produkte einer vorbereiteten Bestellung mit dem Bestelldatensatz übereinstimmen. Es wird sichergestellt, dass das richtige Produkt, die richtige Menge und das richtige Paket verschickt werden; so wird eine Falschlieferung abgefangen, bevor sie den Kunden erreicht.

Worin besteht der Unterschied zwischen Bestellverifizierung und Kommissionierung?

Die Kommissionierung ist die Entnahme der Produkte aus den Regalen; die Verifizierung prüft dagegen, ob die kommissionierten Produkte mit der Bestellung übereinstimmen. Ein Fehler bei der Kommissionierung wird durch die Verifizierung vor dem Versand abgefangen.

Woraus setzen sich die Kosten einer Falschlieferung zusammen?

Hauptsächlich aus den Rücksendekosten, den Versandkosten für den erneuten Versand des richtigen Produkts sowie zusätzlichem Arbeitsaufwand und Verpackung. Hinzu kommen nicht direkt sichtbare Positionen wie Supportaufwand, Kundenvertrauen und negative Bewertungen.

Welche Methode der Bestellverifizierung ist die beste?

Mit wachsendem Volumen und größerer Produktvielfalt ist der Barcode-Scan die gängigste und wirksamste Methode; er ist schnell und hinterlässt einen Nachweis. Gewichtskontrolle und Vier-Augen-Kontrolle können bei hohem Risiko als zusätzliche Absicherung zum Barcode-Scan eingesetzt werden.

Wie werden Produkte ohne Barcode verifiziert?

Das Produkt wird am Bildschirm von Hand ausgewählt und bestätigt, oder dem Produkt wird ein interner Code zugewiesen und es wird etikettiert. Wichtig ist, auch Produkte ohne Barcode nicht aus der Verifizierung auszuschließen und zu dokumentieren.

Wie funktioniert die Bestellverifizierung in Faprika?

Die Bestellung wird verifiziert, indem der Bestell-Barcode und die Produkt-Barcodes gescannt werden; Produkte ohne Barcode lassen sich per Tastatur oder Maus auswählen. Nach der Verifizierung kann der Bestellstatus geändert, die Bestellung an die Versand- und ERP-Integration übergeben und eine E-Rechnung erstellt werden. Ob die Funktion in Ihrem Paket enthalten ist, hängt vom jeweiligen Paket ab.

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