Contenido 15 secciones
- ¿Qué es la asignación automática de transportista?
- ¿Por qué hace falta la asignación automática de transportista?
- ¿Con qué escenarios funciona la asignación automática de transportista?
- ¿Cómo se configuran paso a paso las reglas de asignación de transportista?
- ¿Cómo se registra el cambio en el marketplace y en el transportista?
- ¿Automático o manual? El control es suyo
- ¿Cómo se calculan el ahorro de costes y de tiempo de la asignación automática de transportista?
- Auditoría de necesidad de asignación automática de transportista
- ¿Cómo gestionar la asignación de transportista en campañas y periodos de mucha actividad?
- ¿Qué criterios importan al elegir transportista?
- ¿Cómo se mide el éxito de la asignación de transportista?
- Errores habituales en la asignación automática de transportista
- Lista de comprobación de la asignación automática de transportista
- Asignación automática de transportista con Faprika
- Preguntas frecuentes
Entra un pedido de un marketplace, el producto consta de dos cajas y el transportista asignado al pedido no acepta envíos multibulto. El equipo que prepara el paquete solo se entera cuando el transportista lo rechaza; el pedido vuelve, el cliente espera y, para cambiar el transportista, hay que entrar uno por uno en el marketplace y en el sistema del transportista. La respuesta corta a ¿qué es la asignación automática de transportista? es esta: asignar automáticamente al pedido entrante el transportista más adecuado según las reglas que usted haya definido y registrar ese cambio de forma automática en el marketplace y en el transportista.
En esta guía explicamos paso a paso qué es la asignación automática de transportista, en qué se diferencia de cambiar el transportista a mano, con qué escenarios funciona, cómo se configuran las reglas, cómo afecta al coste y al tiempo y cuándo hace falta una intervención manual. De las dos herramientas incluidas en el artículo, una sirve para calcular su ahorro de costes y de tiempo y la otra para ver cuánto necesita su tienda la asignación automática.
¿Qué es la asignación automática de transportista?
La asignación automática de transportista es el sistema que compara cada pedido entrante con reglas definidas de antemano y elige y asigna por sí solo el transportista adecuado. La regla puede basarse en criterios como el número de bultos del producto, su desi, la dirección de entrega o el importe del pedido. Si hay una regla aplicable, el pedido se pasa al transportista correspondiente; si no, continúa con el transportista por defecto.
Así, la decisión sobre el transportista deja de depender de la atención diaria de una persona y pasa a depender de la regla de la operativa. Cuando el equipo empieza a preparar el pedido, el transportista ya es el correcto; no hace falta una ronda de control aparte para encontrar y corregir los pedidos que han ido al transportista equivocado.
Diferencia entre cambiar el transportista a mano y la asignación automática
| Tema | Cambio manual | Asignación automática de transportista |
|---|---|---|
| Detección de un pedido inadecuado | El equipo revisa los pedidos uno por uno | La regla actúa en cuanto entra el pedido |
| Producto multipaquete | Se detecta cuando el transportista lo rechaza | Se traspasa desde el principio al transportista que puede llevarlos |
| Producto de desi grande | Puede salir con un transportista caro | Se pasa al transportista más económico |
| Transportista según la dirección | Depende de que el equipo se acuerde | La regla se aplica a cada pedido |
| Avería o saturación | Los pedidos se cambian uno por uno | Los pedidos de ese día se traspasan de forma masiva |
| Actualización del marketplace y del transportista | Se introduce por separado en cada sistema | Se registra automáticamente |
¿Por qué hace falta la asignación automática de transportista?
Los pedidos de marketplace suelen llegar con el transportista predeterminado o concertado del marketplace. Pero no todo producto sirve para todo transportista. Algunos no aceptan envíos de dos o más bultos; en los productos de desi grande la diferencia de tarifa entre transportistas puede ser considerable; y a ciertas direcciones llega mejor un transportista determinado. Encontrar y cambiar a mano esos pedidos lleva tiempo, y cada pedido que se pasa por alto supone un envío devuelto, un coste adicional o una entrega con retraso.
- Reduce los envíos devueltos: el pedido que iba a un transportista que no puede llevar el producto se dirige desde el principio al transportista correcto.
- Reduce el coste de envío: los envíos de desi grande se pasan al transportista que los lleva a menor precio.
- Acorta el plazo de entrega: a cada zona se asigna el transportista que mejor entrega en ella.
- Devuelve tiempo al equipo: desaparece el trabajo de revisar los pedidos uno por uno y de introducirlos por separado en dos sistemas.
- Funciona con coherencia: la regla se aplica igual a todos los pedidos; disminuyen los errores que dependen de la persona.
- Gestiona los días imprevistos: en caso de avería o saturación, los pedidos del día pueden traspasarse de una sola vez a otro transportista.
¿Con qué escenarios funciona la asignación automática de transportista?
Un escenario es una regla del tipo “en esta situación, este transportista”. Cuatro escenarios básicos cubren los problemas más habituales de la mayoría de las operativas; después pueden añadirse criterios según la necesidad.
1. Productos multibulto: pasarlos al transportista que los lleva
Algunos transportistas no llevan productos de dos o más bultos. Si el pedido entra con uno de ellos, el sistema lo pasa automáticamente, según la regla que haya definido, al transportista que sí puede llevarlo. Su equipo de preparación no se encontrará con que el transportista rechace el envío.
2. Productos de desi grande: pasarlos al transportista más económico
En los productos de desi grande, la tarifa de envío varía mucho de un transportista a otro. Los pedidos que superen el límite de desi que usted fije se pasan al transportista o a la empresa de logística que lleva más barato los envíos grandes. En cada envío grande, su coste baja por sí solo.
3. Direcciones concretas: transportista según la dirección
Usted sabe qué transportista entrega mejor en cada zona; puede definir otro transportista para los pedidos que van a determinadas provincias o distritos. La regla se aplica sin errores a cada pedido. Si quiere configurar reglas de envío por zona para los pedidos de su sitio web, también puede consultar el módulo de Gestión regional de envíos.
4. Avería y saturación: traspaso en bloque de los pedidos del día
A veces el problema no es el producto, sino el transportista: se avería su vehículo o, por saturación, no podrá sacar a tiempo sus envíos. En ese caso selecciona en el panel los pedidos del día y los traspasa de una sola vez a otro transportista; sus pedidos salen sin retrasos.
Más criterios: importe, rango de desi, zona, marketplace y producto
| Criterio | Escenario de ejemplo |
|---|---|
| Importe del pedido | Los pedidos que superen el importe que usted fije se envían con el transportista de su confianza. |
| Rango de peso volumétrico | Los de desi pequeño pasan a un transportista, los de desi medio a otro y los de desi grande a la empresa de logística. |
| Provincia y distrito | Los pedidos a determinadas zonas pasan al transportista que entrega más rápido allí. |
| Marketplace y tienda | Para cada marketplace o tienda se usa un transportista por defecto distinto. |
| Producto y categoría | Los productos frágiles o que requieren un embalaje especial se pasan a un transportista apto para llevarlos. |
¿Cómo se configuran paso a paso las reglas de asignación de transportista?
Un buen conjunto de reglas consta de pocas reglas y claras. Muchas reglas anidadas son difíciles de gestionar y además chocan entre sí. El orden siguiente le ayuda a construir las reglas sobre una base sólida.
- Haga la lista de problemas: examine los envíos devueltos, retrasados y caros y encuentre las causas comunes.
- Conozca los límites de los transportistas: ponga por escrito, para cada transportista, el tipo de producto que no puede llevar, su límite de desi y su zona de servicio.
- Elija el criterio: para cada problema, decida qué criterio lo resuelve: número de bultos, desi, dirección, importe o producto.
- Escriba la regla con claridad: defina reglas de una sola frase, como “si el desi supera tal valor, tal transportista”.
- Fije el orden de prioridad: si varias reglas se aplican al mismo pedido, deje claro desde el principio cuál se ejecuta primero.
- Defina el transportista por defecto: que quede claro con qué transportista irá el pedido que no cumpla ninguna regla.
- Pruebe primero con pocos pedidos: observe unos días antes de abrir la regla a todos los pedidos.
- Siga y mejore: revise las reglas con los datos de envíos devueltos, plazo de entrega y coste.
¿Qué pasa si varias reglas se aplican al mismo pedido?
El choque es inevitable: un pedido de desi grande y multibulto puede cumplir tanto la regla de desi como la de bultos. Por eso las reglas deben tener un orden de prioridad. El principio general es que las reglas de “transportabilidad” (descartar al transportista que no puede llevar el producto) se ejecuten antes que las de coste, porque un precio barato no sirve de nada para un envío que el transportista no puede aceptar.
¿Cómo se registra el cambio en el marketplace y en el transportista?
Lo difícil de cambiar el transportista en un pedido de marketplace es registrar el cambio en todas partes. Si se hace a mano, hay que actualizar por separado la información del pedido en el panel del marketplace, el registro en el transportista anterior y el envío que se abrirá en el nuevo. Si se olvida uno, el cliente ve un seguimiento erróneo o el envío se abre dos veces.
- Aviso al marketplace: el transportista del pedido y la información de seguimiento se actualizan en el marketplace.
- Aviso al transportista anterior: el registro del envío en el transportista anterior se invalida.
- Envío en el nuevo transportista: se crea el registro del envío en el transportista asignado.
- Un solo registro: su equipo no tiene que entrar en un segundo sistema.
El verdadero trabajo de la asignación automática es hacer estas tres actualizaciones a la vez y de forma coherente.
¿Automático o manual? El control es suyo
Puede ejecutar las reglas de dos maneras. En el modo automático, la regla aplicable se ejecuta en cuanto entra el pedido. En el modo manual, usted selecciona los pedidos en el panel y cambia el transportista uno por uno o en bloque. Lo más práctico es dejar la operativa diaria en automático y hacer traspasos manuales los días imprevistos.
| Situación | Modo de trabajo recomendado |
|---|---|
| Reglas claras que se repiten cada día | Automático |
| Avería o saturación en el transportista | Traspaso manual en bloque |
| Regla recién creada, periodo de prueba | Primero manual, después automático |
| Saturación en periodo de campaña | Reglas automáticas + traspaso manual en bloque cuando haga falta |
¿Cómo se calculan el ahorro de costes y de tiempo de la asignación automática de transportista?
La ganancia se ve en dos partidas: la diferencia de tarifa en los envíos de desi grande y el tiempo dedicado a cambiar a mano. La herramienta siguiente calcula el ahorro mensual y el tiempo ganado a partir de su número mensual de pedidos de desi grande, la tarifa media de dos transportistas y el tiempo que lleva cambiar cada pedido a mano. Los valores son ejemplos; introduzca sus propias cifras.
Lo que muestra la herramienta es que, aunque la diferencia de tarifa parezca pequeña, multiplicada por el volumen se convierte en un ahorro considerable. La ganancia de tiempo, en cambio, no se ve en el ahorro: los minutos dedicados a cambiar a mano son horas que el equipo puede dedicar a tareas de más valor.
Auditoría de necesidad de asignación automática de transportista
La herramienta siguiente evalúa su tienda con ocho preguntas. Marque los puntos que le correspondan; la herramienta le dirá cuánto necesita la asignación automática.
¿Cómo gestionar la asignación de transportista en campañas y periodos de mucha actividad?
En las semanas de campaña el volumen de pedidos se multiplica y se pone a prueba la capacidad de los transportistas. En esos periodos, depender de un solo transportista es una de las causas más frecuentes de retraso. Revisar las reglas antes de la campaña le permite actuar con un plan y no con pánico en los días de saturación.
- Hable con los transportistas antes de la campaña: comparta el volumen previsto y deje claros la capacidad diaria y los plazos de entrega.
- Defina el transportista de reserva: que se sepa de antemano a qué transportista se traspasarán los pedidos cuando el principal sufra saturación.
- Simplifique las reglas: revise las reglas antes de la campaña para que en el día de mayor actividad un gran número de reglas anidadas no aumente el riesgo de error.
- Siga durante el día: controle a lo largo del día los envíos pendientes de recogida y los pedidos retrasados; si hace falta, traspase en bloque los pedidos de ese día.
- Informe al cliente: si el plazo de entrega se va a alargar, comparta el estado del pedido con antelación mediante notificaciones.
¿Qué criterios importan al elegir transportista?
Las reglas de asignación de transportista se basan en conocer los puntos fuertes y débiles de cada transportista. Antes de escribir una regla, evaluar a cada uno con los criterios siguientes acerca las reglas a la realidad.
| Criterio | ¿Qué se mira? | ¿Cómo influye en la regla? |
|---|---|---|
| Límites de transporte | Número de bultos, desi y límite de medidas | Se descartan de ese transportista los productos que no puede llevar |
| Estructura de tarifas | Diferencia de precio según el rango de desi | Para cada rango de desi se elige el transportista más económico |
| Rendimiento por zona | Plazo de entrega y tasa de éxito | Se asigna el transportista que mejor entrega en ciertas zonas |
| Plazo de entrega | Tiempo entre el envío y la entrega | Se da prioridad en los pedidos que requieren entrega rápida |
| Devoluciones y daños | Porcentaje de envíos dañados o devueltos | Los productos frágiles se pasan a un transportista fiable |
| Capacidad | Volumen diario de envíos que puede recibir | Se define un transportista de reserva para los días de mucha actividad |
Para pensar juntos estos criterios al cerrar un acuerdo de envío, consulte nuestro artículo Acuerdo de envío en el comercio electrónico.
¿Cómo se mide el éxito de la asignación de transportista?
Una vez configuradas las reglas, siga su efecto con unos pocos indicadores. Todos pueden obtenerse de los datos existentes de pedidos y envíos.
- Porcentaje de envíos devueltos: ¿han disminuido los pedidos que vuelven por haber ido a un transportista rechazado o inadecuado?
- Coste medio de envío: ¿ha bajado el coste por pedido en los envíos de desi grande?
- Plazo de entrega: ¿ha mejorado el plazo de entrega en las zonas donde ha puesto reglas?
- Número de cambios manuales: ¿baja el número de pedidos en los que el equipo interviene a mano?
- Acierto de las reglas: ¿puede ver a cuántos pedidos se aplica cada regla y cuáles son sus resultados?
- Quejas de clientes: ¿han disminuido las solicitudes de soporte originadas por el envío?
Errores habituales en la asignación automática de transportista
- Escribir demasiadas reglas: un exceso de reglas choca entre sí y se vuelve ingobernable; empiece con pocas y claras.
- No fijar un orden de prioridad: dos reglas que se aplican al mismo pedido dan un resultado inesperado.
- No conocer los límites de los transportistas: escribir la regla por suposición y no según los límites reales de desi, bultos y zona del transportista produce asignaciones erróneas.
- Omitir el transportista por defecto: queda sin determinar adónde irá el pedido que no cumpla ninguna regla.
- Generalizar sin probar: si la regla se aplica a todos los pedidos desde el primer día, un error tiene un efecto amplio.
- No seguir los resultados: la regla se configura y se olvida; cuando cambian el precio o el servicio del transportista, la regla antigua perjudica.
- Cerrar la vía manual: en los días de avería y saturación debe existir la posibilidad de traspasar en bloque a mano.
- Mirar solo el coste: el transportista más barato no es siempre el mejor; también hay que medir el plazo de entrega y la fiabilidad.
Lista de comprobación de la asignación automática de transportista
| Título | A verificar |
|---|---|
| Problema | ¿Se han enumerado las causas de los envíos devueltos, retrasados y caros? |
| Límites de los transportistas | ¿Están por escrito los límites de bultos, desi y zona de cada transportista? |
| Regla | ¿Está cada regla definida con una sola frase y un criterio claro? |
| Prioridad | ¿Se ha fijado el orden de las reglas que chocan? |
| Por defecto | ¿Hay un transportista definido para el pedido que no cumpla ninguna regla? |
| Prueba | ¿Se ha probado la regla antes con pocos pedidos? |
| Actualización | ¿El cambio se registra automáticamente en el marketplace y en el transportista? |
| Vía manual | ¿Es posible el traspaso en bloque en caso de avería y saturación? |
| Medición | ¿Se siguen los envíos devueltos, el coste y el plazo de entrega? |
Asignación automática de transportista con Faprika
En Faprika, esto se hace con el Sistema de asignación automática de transportista. Funciona con los pedidos de sus tiendas de marketplace conectadas a Faprika. El plan que lo incluye varía según el plan; para más detalles puede consultar las páginas de planes de comercio electrónico y de Asignación automática de transportista.
- Asignación por escenarios: usted define una vez en el panel qué transportista se usa en cada situación; en cuanto entra el pedido, se compara con las reglas.
- Cuatro escenarios básicos: pasar los productos multibulto al transportista que los lleva, los de desi grande al transportista económico, las direcciones determinadas al transportista que usted elija y, en caso de avería o saturación, los pedidos del día en bloque.
- Criterios adicionales: también se pueden crear reglas por importe del pedido, rango de desi, provincia y distrito, marketplace y tienda, producto y categoría.
- Automático o manual: las reglas pueden aplicarse automáticamente en cuanto entra el pedido; si lo desea, selecciona los pedidos en el panel y cambia el transportista uno por uno o en bloque.
- Se actualiza en todas partes: cuando cambia el transportista, la información se transmite automáticamente al marketplace y al transportista anterior y al nuevo; no hace falta ninguna operación manual.
- Junto con la división de pedidos: si necesita enviar varios productos en paquetes distintos, con el Sistema de división de pedidos puede dividir el pedido y enviar cada paquete con el transportista adecuado.
- Regla regional: si quiere configurar reglas de envío por zona para los pedidos de su sitio web, existe el módulo de Gestión regional de envíos.
Todas las integraciones de envío y logística de Faprika pueden verse en la página de Complementos de logística.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la asignación automática de transportista?
La asignación automática de transportista es el sistema que asigna por sí solo a los pedidos entrantes el transportista más adecuado según reglas definidas de antemano. La regla puede basarse en el número de bultos del producto, su desi (unidad de peso volumétrico), la dirección de entrega o el importe del pedido. El cambio también se registra automáticamente en el marketplace y en el transportista.
¿En qué situaciones cambia automáticamente el transportista?
Cambia según las reglas que usted defina: si el producto consta de varios bultos, pasa al transportista que puede transportarlos; si su desi es grande, al transportista más económico; si la dirección está en la zona definida, al transportista que usted elija. También se pueden crear reglas por importe del pedido, rango de desi, marketplace y producto.
Cuando cambia el transportista, ¿tengo que avisar además al marketplace?
No. En el sistema de asignación automática de transportista, cuando cambia el transportista, esa información se transmite automáticamente al marketplace y al transportista anterior y al nuevo; no tiene que hacer nada manualmente en el panel del marketplace ni en el sistema del transportista.
¿Es mejor la asignación automática o la manual?
Se complementan. Lo más práctico es dejar en automático las reglas claras que se repiten cada día y, en los días imprevistos como una avería o una saturación, traspasar los pedidos en bloque manualmente desde el panel.
¿Qué se hace si el transportista tiene una avería?
Los pedidos de ese día pueden seleccionarse en el panel y traspasarse de una sola vez a otro transportista. El mismo camino sirve para los días en que el transportista no podría sacar los envíos a tiempo por saturación. El cambio se registra automáticamente en el marketplace y en los transportistas.
¿Qué pasa si las reglas chocan?
A un mismo pedido pueden aplicarse varias reglas, por lo que hay que dar un orden de prioridad a las reglas. El principio general es que las reglas de transportabilidad, que descartan al transportista que no puede llevar el producto, se ejecuten antes que las de coste, y que se defina un transportista por defecto para los pedidos que no cumplan ninguna regla.
