Was ist automatische Versandzuweisung? So automatisieren Sie die Wahl des Versanddienstleisters je Bestellung: Szenarien, Prioritätsreihenfolge, Kostenrechner und Bedarfscheck

Vom Marktplatz geht eine Bestellung ein, der Artikel besteht aus zwei Paketen, und der zugewiesene Versanddienstleister nimmt keine mehrteiligen Sendungen an. Das Team, das das Paket vorbereitet, merkt es erst, wenn der Versanddienstleister ablehnt; die Bestellung geht zurück, der Kunde wartet, und zum Wechsel des Versanddienstleisters muss man sich einzeln im Marktplatz und im Versandsystem anmelden. Die kurze Antwort auf die Frage Was ist automatische Versandzuweisung lautet: Der eingehenden Bestellung wird anhand vorab festgelegter Regeln automatisch der passendste Versanddienstleister zugewiesen, und diese Änderung wird automatisch an Marktplatz und Versanddienstleister übertragen.

In diesem Ratgeber erklären wir Schritt für Schritt, was die automatische Versandzuweisung ist, worin sie sich vom manuellen Versandwechsel unterscheidet, mit welchen Szenarien sie arbeitet, wie man Regeln einrichtet, wie sie Kosten und Zeit beeinflusst und wann ein manueller Eingriff nötig ist. Von den beiden Werkzeugen im Beitrag dient das eine der Berechnung Ihres Versandkosten- und Zeitgewinns, das andere der Frage, wie sehr Ihr Shop die automatische Zuweisung braucht.

Was ist automatische Versandzuweisung?

Die automatische Versandzuweisung ist ein System, das jede eingehende Bestellung mit vorab definierten Regeln abgleicht und den passenden Versanddienstleister automatisch auswählt und der Bestellung zuweist. Die Regel kann auf Kriterien wie Paketanzahl, Desi, Lieferadresse oder Bestellwert beruhen. Trifft eine Regel zu, wird die Bestellung an den entsprechenden Versanddienstleister übergeben; trifft keine zu, läuft sie mit dem Standardanbieter weiter.

Damit wird die Versandentscheidung nicht mehr der täglichen Aufmerksamkeit von Menschen überlassen, sondern an die Regel des Betriebs gebunden. Wenn das Team mit der Vorbereitung der Bestellung beginnt, stimmt der Versanddienstleister bereits; eine zusätzliche Kontrollrunde, um falsch zugewiesene Bestellungen zu finden und zu korrigieren, ist nicht nötig.

Der Unterschied zwischen manuellem Versandwechsel und automatischer Versandzuweisung

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Warum braucht man automatische Versandzuweisung?

Marktplatz-Bestellungen kommen meist mit dem Standard- oder Vertragsversanddienstleister des Marktplatzes. Doch nicht jeder Artikel passt zu jedem Versanddienstleister. Manche Anbieter nehmen keine Sendungen aus zwei oder mehr Paketen an; bei Artikeln mit großem Desi kann der Preisunterschied zwischen den Anbietern erheblich sein; manche Adressen erreicht ein bestimmter Anbieter besser. Solche Bestellungen von Hand zu finden und zu ändern kostet Zeit, und jede übersehene Bestellung bedeutet eine Rücksendung, Zusatzkosten oder eine verspätete Lieferung.

• Verringert Rücksendungen: Eine Bestellung, die an einen Anbieter gehen würde, der den Artikel nicht befördert, wird von Anfang an zum richtigen Anbieter geleitet.
• Senkt die Versandkosten: Sendungen mit großem Desi werden an den Anbieter übergeben, der sie günstiger befördert.
• Verkürzt die Lieferzeit: Der Anbieter, der in bestimmte Regionen besser zustellt, wird dieser Region zugewiesen.
• Gibt dem Team Zeit zurück: Das einzelne Prüfen der Bestellungen und die getrennte Eingabe in zwei Systemen entfallen.
• Arbeitet konsistent: Die Regel wird auf jede Bestellung gleich angewendet; personenbedingte Fehler nehmen ab.
• Steuert unerwartete Tage: Bei Störung oder Hochbetrieb können die Bestellungen des Tages in einem Schritt an einen anderen Anbieter übertragen werden.

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Mit welchen Szenarien arbeitet die automatische Versandzuweisung?

Ein Szenario ist eine Regel der Form „in dieser Situation dieser Versanddienstleister“. Vier Grundszenarien decken die häufigsten Probleme der meisten Betriebe ab; danach lassen sich je nach Bedarf Kriterien ergänzen.

1. Mehrteilige Artikel: Übergabe an den Anbieter, der sie befördert

Manche Versanddienstleister befördern keine Artikel aus zwei oder mehr Paketen. Geht eine Bestellung mit einem solchen Anbieter ein, übergibt das System den Artikel gemäß Ihrer Regel automatisch an einen Anbieter, der ihn transportieren kann. Ihr Team, das das Paket vorbereitet, erlebt keine Ablehnung der Sendung durch den Versanddienstleister.

2. Artikel mit großem Desi: Übergabe an den günstigeren Anbieter

Bei Artikeln mit großem Desi unterscheidet sich der Versandpreis von Anbieter zu Anbieter erheblich. Bestellungen über der von Ihnen festgelegten Desi-Grenze werden an den Anbieter oder Logistikdienstleister übergeben, der große Sendungen günstiger befördert. Bei jeder großen Sendung sinken Ihre Kosten automatisch.

3. Bestimmte Adressen: Versanddienstleister nach Adresse

Sie wissen, welcher Anbieter in welcher Region besser zustellt; für Bestellungen in bestimmte Provinzen oder Bezirke können Sie einen anderen Anbieter festlegen. Die Regel wird fehlerfrei auf jede Bestellung angewendet. Wenn Sie für Bestellungen aus Ihrem Shop eine Versandregel nach Region einrichten möchten, schauen Sie sich auch das Modul Regionale Versandverwaltung an.

4. Störung und Hochbetrieb: gebündelte Übertragung der Tagesbestellungen

Manchmal liegt das Problem nicht beim Artikel, sondern beim Versanddienstleister: Das Fahrzeug fällt aus, oder der Anbieter kann Ihre Sendungen wegen Hochbetrieb nicht rechtzeitig abfertigen. Dann wählen Sie die Bestellungen des Tages im Panel aus und übertragen sie in einem Schritt an einen anderen Anbieter; Ihre Bestellungen gehen ohne Verzögerung auf den Weg.

Weitere Kriterien: Betrag, Desi-Bereich, Region, Marktplatz und Artikel

Wie richtet man Versandzuweisungsregeln Schritt für Schritt ein?

Ein gutes Regelwerk besteht aus wenigen, klaren Regeln. Viele verschachtelte Regeln sind schwer zu verwalten und überschneiden sich. Die folgende Reihenfolge hilft Ihnen, die Regeln auf einem soliden Fundament aufzubauen.

1. Probleme auflisten: Prüfen Sie zurückgekommene, verspätete und teure Sendungen und finden Sie die gemeinsamen Ursachen.
2. Grenzen der Anbieter kennen: Halten Sie für jeden Anbieter schriftlich fest, welche Artikelarten er nicht befördert, wie hoch seine Desi-Grenze ist und welches Liefergebiet er bedient.
3. Kriterium wählen: Entscheiden Sie für jedes Problem, ob Paketanzahl, Desi, Adresse, Betrag oder Artikel das Kriterium ist, das es löst.
4. Regel klar formulieren: Definieren Sie Regeln in einem Satz, etwa „Liegt das Desi über diesem Wert, dann dieser Anbieter“.
5. Prioritätsreihenfolge festlegen: Klären Sie von Anfang an, welche Regel zuerst läuft, wenn mehrere auf dieselbe Bestellung zutreffen.
6. Standardanbieter definieren: Es soll feststehen, mit welchem Anbieter eine Bestellung geht, auf die keine Regel passt.
7. Zuerst bei wenigen Bestellungen testen: Beobachten Sie die Regel einige Tage, bevor Sie sie für alle öffnen.
8. Beobachten und verbessern: Überprüfen Sie die Regeln anhand von Rücksendungen, Lieferzeit und Kosten.

Was passiert, wenn mehrere Regeln auf dieselbe Bestellung zutreffen?

Überschneidungen sind unvermeidlich: Eine Bestellung mit großem Desi und mehreren Paketen kann sowohl die Desi- als auch die Paketregel erfüllen. Deshalb müssen Regeln eine Prioritätsreihenfolge haben. Grundsatz: Regeln zur „Transportfähigkeit“ (Anbieter ausschließen, die den Artikel gar nicht befördern) laufen vor den Kostenregeln, denn ein günstiger Preis nützt nichts für eine Sendung, die der Anbieter nicht annehmen kann.

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Wie wird die Änderung an Marktplatz und Versanddienstleister übertragen?

Das Schwierige beim Wechsel des Versanddienstleisters bei einer Marktplatz-Bestellung ist, die Änderung überall nachzuziehen. Von Hand müssen die Bestellangabe im Marktplatz-Panel, der Eintrag beim alten Anbieter und die beim neuen Anbieter zu eröffnende Sendung einzeln aktualisiert werden. Wird eines vergessen, sieht der Kunde falsche Sendungsinformationen, oder die Sendung wird doppelt angelegt.

• Meldung an den Marktplatz: Versanddienstleister und Sendungsnummer der Bestellung werden im Marktplatz aktualisiert.
• Meldung an den alten Anbieter: Der Sendungseintrag beim bisherigen Anbieter wird ungültig gemacht.
• Sendung beim neuen Anbieter: Beim zugewiesenen Anbieter wird ein Sendungseintrag angelegt.
• Ein einziger Eintrag: Ihr Team muss sich nicht in ein zweites System einloggen.

Die eigentliche Aufgabe der automatischen Zuweisung ist, diese drei Aktualisierungen gleichzeitig und konsistent vorzunehmen.

Automatisch oder manuell? Sie behalten die Kontrolle

Sie können die Regeln auf zwei Arten laufen lassen. Bei automatischem Betrieb wird die passende Regel angewendet, sobald die Bestellung eingeht. Bei manuellem Betrieb wählen Sie die Bestellungen selbst im Panel aus und ändern den Versanddienstleister einzeln oder gebündelt. Am praktischsten ist es, den Alltag der Automatik zu überlassen und an unerwarteten Tagen manuell zu übertragen.

Wie berechnet man den Kosten- und Zeitgewinn der automatischen Versandzuweisung?

Den Gewinn sehen Sie in zwei Posten: im Preisunterschied bei Sendungen mit großem Desi und in der Zeit, die für den manuellen Wechsel aufgewendet wird. Das folgende Werkzeug berechnet die monatliche Ersparnis und die gewonnene Zeit: Sie geben Ihre monatlichen Bestellungen mit großem Desi, den durchschnittlichen Preis zweier Anbieter und die Dauer des manuellen Wechsels je Bestellung ein. Die Werte sind Beispiele; tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

Das Werkzeug zeigt: Auch ein kleiner Preisunterschied wird mit dem Volumen multipliziert zu einer spürbaren Ersparnis. Der Zeitgewinn dagegen ist nicht in der Ersparnis sichtbar: Die Minuten, die der manuelle Wechsel kostet, sind Stunden, die Ihr Team für wertvollere Aufgaben nutzen kann.

Bedarfscheck für die automatische Versandzuweisung

Das folgende Werkzeug prüft Ihren Shop anhand von acht Fragen. Haken Sie die Punkte an, die auf Sie zutreffen; das Werkzeug sagt Ihnen, wie sehr Sie die automatische Zuweisung brauchen.

Wie steuert man die Versandzuweisung in Kampagnen- und Hochbetriebszeiten?

In Kampagnenwochen vervielfacht sich das Bestellvolumen, und die Kapazität der Versanddienstleister wird auf die Probe gestellt. In solchen Zeiten ist die Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter eine der häufigsten Ursachen für Verzögerungen. Wer seine Regeln vor der Kampagne überprüft, handelt an Hochbetriebstagen nach Plan statt in Panik.

• Sprechen Sie vor der Kampagne mit den Anbietern: Teilen Sie das erwartete Volumen mit und klären Sie Tageskapazität und Lieferzeiten.
• Legen Sie einen Ersatzanbieter fest: Es soll vorab feststehen, an welchen Anbieter die Bestellungen übertragen werden, wenn der Hauptanbieter an seine Grenzen stößt.
• Vereinfachen Sie die Regeln: Prüfen Sie die Regeln vor der Kampagne, damit viele verschachtelte Regeln an einem Hochbetriebstag nicht das Fehlerrisiko erhöhen.
• Beobachten Sie im Tagesverlauf: Verfolgen Sie im Lauf des Tages die Zahl der auf Abholung wartenden Sendungen und der verspäteten Bestellungen; übertragen Sie die Bestellungen des Tages bei Bedarf gebündelt.
• Informieren Sie die Kunden: Verlängert sich die Lieferzeit, teilen Sie den Bestellstatus vorab per Benachrichtigung mit.

Welche Kriterien zählen bei der Wahl des Versanddienstleisters?

Versandzuweisungsregeln beruhen auf dem Wissen um Stärken und Schwächen der Anbieter. Wenn Sie vor dem Schreiben der Regeln jeden Anbieter nach den folgenden Kriterien bewerten, kommen die Regeln der Realität näher.

Um diese Kriterien beim Abschluss eines Versandvertrags gemeinsam zu bedenken, lesen Sie unseren Beitrag Versandvertrag im E-Commerce.

Wie misst man den Erfolg der Versandzuweisung?

Beobachten Sie nach der Einrichtung der Regeln die Wirkung anhand einiger Kennzahlen. Alle lassen sich aus den vorhandenen Bestell- und Versanddaten ableiten.

• Anteil zurückgekommener Sendungen: Sind weniger Bestellungen zurückgekommen, weil sie abgelehnt wurden oder an einen ungeeigneten Anbieter gingen?
• Durchschnittliche Versandkosten: Sind die Kosten je Bestellung bei Sendungen mit großem Desi gesunken?
• Lieferzeit: Hat sich die Lieferzeit in den Regionen verbessert, für die Sie Regeln eingerichtet haben?
• Zahl der manuellen Wechsel: Sinkt die Zahl der Bestellungen, in die Ihr Team von Hand eingreift?
• Trefferquote der Regeln: Sehen Sie, auf wie viele Bestellungen jede Regel zutrifft und welche Ergebnisse sie bringt?
• Kundenbeschwerden: Sind versandbedingte Supportanfragen zurückgegangen?

Häufige Fehler bei der automatischen Versandzuweisung

1. Zu viele Regeln schreiben: Zu viele Regeln überschneiden sich und werden unverwaltbar; beginnen Sie mit wenigen, klaren Regeln.
2. Keine Prioritätsreihenfolge festlegen: Zwei Regeln, die auf dieselbe Bestellung passen, führen zu unerwarteten Ergebnissen.
3. Die Grenzen der Anbieter nicht kennen: Regeln nach Schätzung statt nach den tatsächlichen Desi-, Paket- und Regionsgrenzen des Anbieters führen zu falschen Zuweisungen.
4. Den Standardanbieter auslassen: Wohin eine Bestellung geht, auf die keine Regel passt, bleibt unklar.
5. Ohne Test ausrollen: Wird die Regel vom ersten Tag an auf alle Bestellungen angewendet, wirkt sich ein Fehler breit aus.
6. Ergebnisse nicht beobachten: Die Regel wird eingerichtet und vergessen; ändert der Anbieter Preis oder Leistung, schadet die alte Regel.
7. Den manuellen Weg schließen: Bei Störungen und Hochbetrieb muss eine manuelle gebündelte Übertragung möglich sein.
8. Nur auf die Kosten achten: Der günstigste Anbieter ist nicht immer der beste; auch Lieferzeit und Zuverlässigkeit müssen gemessen werden.

Checkliste für die automatische Versandzuweisung

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Automatische Versandzuweisung mit Faprika

Bei Faprika läuft das über das System zur Automatischen Versandzuweisung. Es arbeitet mit den Bestellungen aus Ihren an Faprika angebundenen Marktplatz-Shops. In welchem Paket es enthalten ist, hängt vom Paket ab; Einzelheiten finden Sie auf den Seiten zu den E-Commerce-Paketen und zur Automatischen Versandzuweisung.

• Szenariobasierte Zuweisung: Sie legen im Panel einmal fest, in welcher Situation welcher Versanddienstleister verwendet wird; sobald die Bestellung eingeht, wird sie mit den Regeln abgeglichen.
• Vier Grundszenarien: Mehrteilige Artikel an den Anbieter übergeben, der sie befördert, Artikel mit großem Desi an den günstigeren Anbieter, festgelegte Adressen an den von Ihnen gewählten Anbieter sowie gebündelte Übertragung der Tagesbestellungen bei Störung oder Hochbetrieb.
• Zusätzliche Kriterien: Regeln lassen sich auch nach Bestellwert, Desi-Bereich, Provinz und Bezirk, Marktplatz und Shop sowie nach Artikel und Kategorie einrichten.
• Automatisch oder manuell: Regeln können automatisch angewendet werden, sobald die Bestellung eingeht; wenn Sie möchten, wählen Sie Bestellungen im Panel aus und ändern den Versanddienstleister einzeln oder gebündelt.
• Überall aktualisiert: Wechselt der Versanddienstleister, werden die Informationen automatisch an den Marktplatz sowie an den alten und den neuen Versanddienstleister übermittelt; eine manuelle Eingabe ist nicht nötig.
• Zusammen mit der Bestellaufteilung: Müssen Sie mehrere Artikel in getrennten Paketen versenden, können Sie die Bestellung mit der Bestellaufteilungssystem aufteilen und jedes Paket mit dem passenden Anbieter senden.
• Regionale Regel: Wenn Sie für Bestellungen aus Ihrem Shop Versandregeln nach Region einrichten möchten, gibt es das Modul Regionale Versandverwaltung.

Alle Versand- und Logistikintegrationen von Faprika finden Sie auf der Seite Logistik-Erweiterungen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist automatische Versandzuweisung?

Die automatische Versandzuweisung ist ein System, das eingehenden Bestellungen anhand vorab festgelegter Regeln automatisch den passenden Versanddienstleister zuweist. Die Regel kann auf Paketanzahl, Desi (Volumengewichtseinheit im Versand), Lieferadresse oder Bestellwert des Artikels beruhen. Die Änderung wird auch automatisch an den Marktplatz und den Versanddienstleister übertragen.

In welchen Fällen wechselt der Versanddienstleister automatisch?

Je nach Ihren Regeln: Besteht der Artikel aus mehreren Paketen, wird die Bestellung an einen Anbieter übergeben, der sie transportieren kann; ist das Desi groß, an den günstigeren Anbieter; liegt die Adresse in einer festgelegten Region, an den von Ihnen gewählten Anbieter. Regeln lassen sich auch nach Bestellwert, Desi-Bereich, Marktplatz und Artikel einrichten.

Muss ich den Marktplatz zusätzlich informieren, wenn sich der Versanddienstleister ändert?

Nein. Wechselt im System der automatischen Versandzuweisung der Versanddienstleister, werden diese Informationen automatisch an den Marktplatz sowie an den alten und den neuen Versanddienstleister übermittelt; im Marktplatz-Panel oder im Versandsystem ist keine manuelle Eingabe nötig.

Ist automatische oder manuelle Zuweisung besser?

Beide ergänzen sich. Am praktischsten ist es, klare, täglich wiederkehrende Regeln der Automatik zu überlassen und an unerwarteten Tagen wie bei Störungen oder Hochbetrieb Bestellungen manuell im Panel gebündelt zu übertragen.

Was tun, wenn beim Versanddienstleister eine Störung auftritt?

Die Bestellungen des Tages können im Panel ausgewählt und in einem Schritt an einen anderen Versanddienstleister übertragen werden. Derselbe Weg gilt an Tagen, an denen der Anbieter wegen Hochbetrieb Sendungen nicht rechtzeitig abfertigen kann. Die Änderung wird automatisch an Marktplatz und Versanddienstleister übertragen.

Was passiert, wenn sich Regeln überschneiden?

Auf dieselbe Bestellung können mehrere Regeln zutreffen; deshalb brauchen Regeln eine Prioritätsreihenfolge. Grundsatz: Regeln zur Transportfähigkeit, die Anbieter ausschließen, die den Artikel gar nicht befördern, laufen vor den Kostenregeln; für Bestellungen, auf die keine Regel passt, wird ein Standardanbieter festgelegt.

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