Qu'est-ce que l'attribution automatique du transporteur ? Comment automatiser le choix du transporteur selon la commande ? Scénarios, ordre de priorité, calculateur de coûts et audit des besoins

Une commande tombe de la place de marché, le produit se compose de deux colis et le transporteur attribué n'accepte pas les envois multi-colis. L'équipe qui prépare le colis ne s'en aperçoit que lorsque le transporteur refuse : la commande revient, le client attend et, pour changer de transporteur, il faut se connecter une à une à la place de marché et au système du transporteur. Voici la réponse courte à la question qu'est-ce que l'attribution automatique du transporteur : c'est l'attribution automatique, à la commande entrante, du transporteur le plus adapté selon les règles que vous avez définies, ce changement étant appliqué automatiquement à la place de marché et au transporteur.

Dans ce guide, nous expliquons pas à pas ce qu'est l'attribution automatique du transporteur, en quoi elle diffère du changement manuel, avec quels scénarios elle fonctionne, comment configurer les règles, comment elle influe sur le coût et le temps, et quand une intervention manuelle est nécessaire. Parmi les deux outils de l'article, l'un sert à calculer votre gain de coût d'expédition et de temps, l'autre à voir à quel point votre boutique a besoin de l'attribution automatique.

Qu'est-ce que l'attribution automatique du transporteur ?

L'attribution automatique du transporteur est un système qui compare chaque commande entrante à des règles définies à l'avance, puis choisit et attribue de lui-même le transporteur adapté. La règle peut reposer sur des critères comme le nombre de colis du produit, son desi (unité de poids volumétrique), l'adresse de livraison ou le montant de la commande. Si une règle s'applique, la commande est transférée au transporteur correspondant ; sinon, elle continue avec le transporteur par défaut.

Au lieu de laisser la décision d'expédition à l'attention quotidienne d'une personne, on la rattache à la règle de l'exploitation. Quand l'équipe commence à préparer la commande, le transporteur est déjà le bon ; il n'y a pas besoin d'une tournée de contrôle distincte pour repérer et corriger les commandes tombées chez le mauvais transporteur.

Différence entre changement manuel de transporteur et attribution automatique

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Pourquoi l'attribution automatique du transporteur est-elle nécessaire ?

Les commandes de place de marché arrivent le plus souvent avec le transporteur par défaut ou conventionné de la place de marché. Or tous les produits ne conviennent pas à tous les transporteurs. Certains refusent les envois composés de deux colis ou plus ; pour les produits à gros desi, l'écart de tarif entre transporteurs peut être considérable ; certaines adresses sont mieux desservies par un transporteur précis. Retrouver et changer ces commandes à la main prend du temps, et chaque commande oubliée signifie un colis retourné, un surcoût ou une livraison tardive.

• Elle réduit les retours d'envois : la commande qui partait chez un transporteur ne prenant pas le produit est orientée dès le départ vers le bon transporteur.
• Elle réduit le coût d'expédition : les envois à gros desi sont transférés au transporteur qui les achemine à meilleur prix.
• Elle raccourcit le délai de livraison : le transporteur qui livre le mieux certaines zones leur est attribué.
• Elle rend du temps à l'équipe : plus besoin de contrôler les commandes une à une ni de saisir séparément dans deux systèmes.
• Elle fonctionne de façon cohérente : la règle s'applique de la même façon à chaque commande ; les erreurs dues aux personnes diminuent.
• Elle gère les jours imprévus : en cas de panne ou de forte affluence, les commandes du jour peuvent être transférées en une fois à un autre transporteur.

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Avec quels scénarios l'attribution automatique du transporteur fonctionne-t-elle ?

Un scénario est une règle de la forme « dans cette situation, tel transporteur ». Quatre scénarios de base couvrent les problèmes les plus fréquents de la plupart des exploitations ; des critères peuvent ensuite être ajoutés selon le besoin.

1. Produits multi-colis : transfert au transporteur compatible

Certains transporteurs ne prennent pas les produits composés de deux colis ou plus. Si la commande tombe chez un tel transporteur, le système la transfère automatiquement, selon la règle définie à l'avance, au transporteur qui peut acheminer le produit. Votre équipe de préparation n'est jamais confrontée au refus de l'envoi par le transporteur.

2. Produits à gros desi : transfert au transporteur le plus économique

Pour les produits à gros desi, le tarif d'expédition varie fortement d'un transporteur à l'autre. Les commandes au-dessus de la limite de desi que vous fixez sont transférées au transporteur ou au logisticien qui achemine les gros envois à meilleur prix. À chaque gros envoi, votre coût baisse de lui-même.

3. Adresses déterminées : transporteur selon l'adresse

Vous savez quel transporteur livre le mieux dans quelle zone ; vous pouvez définir un autre transporteur pour les commandes à destination de certaines villes ou de certains districts. La règle s'applique sans faille à chaque commande. Si vous souhaitez créer une règle d'expédition par zone pour les commandes de votre site, consultez aussi le module Gestion régionale de l’expédition.

4. Panne et forte affluence : transfert en lot des commandes du jour

Parfois, le problème ne vient pas du produit mais du transporteur : son véhicule tombe en panne ou, à cause de la forte affluence, il ne pourra pas expédier vos envois à temps. Dans ce cas, vous sélectionnez les commandes du jour dans le panneau et les transférez en une fois à un autre transporteur ; vos commandes partent sans être retardées.

Autres critères : montant, tranche de desi, zone, place de marché et produit

Comment configurer les règles d'attribution du transporteur pas à pas ?

Un bon jeu de règles se compose de peu de règles, claires. Beaucoup de règles imbriquées sont difficiles à gérer et se chevauchent. L'ordre ci-dessous vous aide à construire les règles sur une base solide.

1. Listez les problèmes : examinez les envois retournés, en retard et coûteux, et trouvez leurs causes communes.
2. Apprenez les limites des transporteurs : mettez par écrit, pour chaque transporteur, les types de produits qu'il ne prend pas, sa limite de desi et sa zone de service.
3. Choisissez le critère : pour chaque problème, décidez quel critère le résout : nombre de colis, desi, adresse, montant ou produit.
4. Rédigez la règle clairement : définissez des règles en une phrase, du type « si le desi dépasse telle valeur, tel transporteur ».
5. Fixez l'ordre de priorité : si plusieurs règles s'appliquent à la même commande, précisez dès le départ laquelle s'exécute en premier.
6. Définissez le transporteur par défaut : il faut savoir avec quel transporteur part la commande qui ne correspond à aucune règle.
7. Testez d'abord sur peu de commandes : observez quelques jours avant d'ouvrir la règle à un large public.
8. Suivez et améliorez : revoyez les règles avec les données d'envois retournés, de délai de livraison et de coût.

Que se passe-t-il si plusieurs règles s'appliquent à la même commande ?

Le chevauchement est inévitable : une commande à gros desi et multi-colis peut correspondre à la fois à la règle de desi et à celle de colis. Les règles doivent donc avoir un ordre de priorité. Le principe général est que les règles de « transportabilité » (écarter le transporteur qui ne prend pas du tout le produit) s'exécutent avant les règles de coût ; un prix bas n'a aucun sens pour un envoi que le transporteur ne peut pas prendre.

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Comment le changement est-il appliqué à la place de marché et au transporteur ?

La partie difficile du changement de transporteur sur une commande de place de marché est d'appliquer le changement partout. Quand on le fait à la main, l'information de commande sur le panneau de la place de marché, l'enregistrement chez l'ancien transporteur et l'envoi à créer chez le nouveau doivent être mis à jour séparément. Si l'un est oublié, le client voit un mauvais suivi ou l'envoi est créé deux fois.

• Notification à la place de marché : le transporteur et les informations de suivi de la commande sont mis à jour sur la place de marché.
• Notification à l'ancien transporteur : l'enregistrement d'envoi chez le transporteur précédent est invalidé.
• Envoi chez le nouveau transporteur : un enregistrement d'envoi est créé chez le transporteur attribué.
• Un seul enregistrement : votre équipe n'a pas à se connecter à un second système.

Le vrai travail de l'attribution automatique est d'effectuer ces trois mises à jour en même temps et de façon cohérente.

Automatique ou manuel ? Vous gardez le contrôle

Vous pouvez faire fonctionner les règles de deux façons. En mode automatique, la règle applicable s'exécute dès l'arrivée de la commande. En mode manuel, vous sélectionnez vous-même les commandes dans le panneau et changez le transporteur une par une ou en lot. Le plus pratique est de confier le quotidien à l'automatisme et d'effectuer un transfert manuel les jours imprévus.

Comment calculer le gain de coût et de temps de l'attribution automatique du transporteur ?

Le gain se voit sur deux postes : l'écart de tarif sur les envois à gros desi et le temps consacré au changement manuel. L'outil ci-dessous calcule l'économie mensuelle et le temps gagné à partir du nombre mensuel de commandes à gros desi, du tarif moyen des deux transporteurs et de la durée de changement manuel de chaque commande. Les valeurs sont des exemples ; saisissez vos propres chiffres.

L'outil montre que, même si l'écart de tarif paraît faible, multiplié par le volume, il devient une économie significative. Le gain de temps, lui, ne se voit pas dans l'économie : les minutes consacrées au changement manuel sont des heures que l'équipe peut consacrer à un travail plus utile.

Audit des besoins en attribution automatique du transporteur

L'outil ci-dessous interroge votre boutique en huit questions. Cochez les points qui vous concernent ; l'outil vous indique à quel point vous avez besoin de l'attribution automatique.

Comment gérer l'attribution du transporteur en période de campagne et de forte affluence ?

Pendant les semaines de campagne, le volume de commandes est multiplié et la capacité des transporteurs est mise à l'épreuve. Dépendre d'un seul transporteur à ces moments est l'une des causes de retard les plus fréquentes. Revoir vos règles avant la campagne vous permet d'agir avec un plan, et non dans la panique, les jours de forte affluence.

• Parlez aux transporteurs avant la campagne : partagez le volume attendu et précisez la capacité quotidienne et les délais de livraison.
• Désignez un transporteur de secours : que l'on sache à l'avance vers quel transporteur les commandes seront transférées quand le transporteur principal sera saturé.
• Simplifiez les règles : vérifiez les règles avant la campagne pour que de nombreuses règles imbriquées n'augmentent pas le risque d'erreur le jour de forte affluence.
• Suivez en cours de journée : surveillez le nombre d'envois en attente de prise en charge et les commandes en retard ; au besoin, transférez en lot les commandes du jour.
• Informez le client : si le délai de livraison doit s'allonger, partagez à l'avance l'état de la commande par des notifications.

Quels critères compter pour choisir un transporteur ?

Les règles d'attribution du transporteur reposent sur la connaissance des points forts et faibles de chaque transporteur. Évaluer chaque transporteur selon les critères suivants avant d'écrire les règles rapproche celles-ci de la réalité.

Pour réfléchir à ces critères ensemble au moment de conclure un accord d'expédition, consultez notre article Accord d'expédition e-commerce.

Comment mesurer le succès de l'attribution du transporteur ?

Une fois les règles en place, suivez leur effet avec quelques indicateurs. Tous peuvent être tirés des données de commandes et d'expédition existantes.

• Taux d'envois retournés : les commandes retournées parce qu'elles sont parties chez un transporteur qui les a refusées ou qui ne convenait pas ont-elles diminué ?
• Coût moyen d'expédition : le coût par commande a-t-il baissé pour les envois à gros desi ?
• Délai de livraison : le délai de livraison s'est-il amélioré dans les zones où vous avez posé une règle ?
• Nombre de changements manuels : le nombre de commandes sur lesquelles l'équipe intervient à la main diminue-t-il ?
• Efficacité des règles : pouvez-vous voir à combien de commandes chaque règle s'applique et avec quels résultats ?
• Réclamations clients : les demandes de support liées à l'expédition ont-elles diminué ?

Erreurs fréquentes dans l'attribution automatique du transporteur

1. Écrire trop de règles : trop de règles se chevauchent et deviennent ingérables ; commencez avec peu de règles, claires.
2. Ne pas fixer d'ordre de priorité : deux règles qui s'appliquent à la même commande donnent un résultat inattendu.
3. Ne pas connaître les limites des transporteurs : écrire la règle à l'estime, et non d'après les limites réelles de desi, de colis et de zone du transporteur, produit une mauvaise attribution.
4. Omettre le transporteur par défaut : la destination de la commande qui ne correspond à aucune règle reste indéterminée.
5. Généraliser sans tester : si la règle s'applique à toutes les commandes dès le premier jour, l'erreur a un effet étendu.
6. Ne pas suivre les résultats : la règle est posée puis oubliée ; quand le prix ou le service du transporteur change, l'ancienne règle devient nuisible.
7. Fermer la voie manuelle : il faut pouvoir transférer manuellement en lot les jours de panne et de forte affluence.
8. Ne regarder que le coût : le transporteur le moins cher n'est pas toujours le meilleur ; le délai de livraison et la fiabilité doivent aussi être mesurés.

Check-list de l'attribution automatique du transporteur

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L'attribution automatique du transporteur avec Faprika

Chez Faprika, cela se fait avec le Système d'attribution automatique du transporteur. Il fonctionne avec les commandes de vos boutiques de places de marché reliées à Faprika. Sa présence dépend de l'offre ; pour les détails, consultez les pages offres e-commerce et Attribution automatique du transporteur.

• Attribution par scénario : vous définissez une fois dans le panneau quel transporteur utiliser dans quel cas ; dès l'arrivée de la commande, elle est comparée aux règles.
• Quatre scénarios de base : transfert des produits multi-colis au transporteur compatible, des produits à gros desi au transporteur économique, des adresses déterminées au transporteur de votre choix, et transfert en lot des commandes du jour en cas de panne ou de forte affluence.
• Critères supplémentaires : des règles peuvent aussi être créées selon le montant de la commande, la tranche de desi, la ville et le district, la place de marché et le magasin, le produit et la catégorie.
• Automatique ou manuel : les règles peuvent s'appliquer automatiquement dès l'arrivée de la commande ; si vous le souhaitez, vous sélectionnez les commandes dans le panneau et changez le transporteur une par une ou en lot.
• Mis à jour partout : quand le transporteur change, l'information est transmise automatiquement à la place de marché, à l'ancien et au nouveau transporteur ; aucune opération manuelle n'est nécessaire.
• Avec le fractionnement des commandes : si vous devez expédier plusieurs produits en colis séparés, vous pouvez fractionner la commande avec le Système de fractionnement des commandes et expédier chaque colis avec le transporteur adapté.
• Règle par zone : si vous souhaitez créer des règles d'expédition par zone pour les commandes de votre site, le module Gestion régionale de l’expédition existe.

Vous pouvez voir toutes les intégrations d'expédition et de logistique de Faprika sur la page des Modules complémentaires logistique.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que l'attribution automatique du transporteur ?

L'attribution automatique du transporteur est un système qui attribue de lui-même, à chaque commande entrante, le transporteur le plus adapté selon des règles définies à l'avance. La règle peut reposer sur le nombre de colis du produit, son desi, l'adresse de livraison ou le montant de la commande. Le changement est aussi appliqué automatiquement à la place de marché et au transporteur.

Dans quelles situations le transporteur change-t-il automatiquement ?

Il change selon les règles que vous définissez : si le produit se compose de plusieurs colis, la commande passe au transporteur qui peut le prendre ; si son desi est élevé, au transporteur le plus économique ; si l'adresse est dans une zone déterminée, au transporteur de votre choix. Des règles peuvent aussi être créées selon le montant de la commande, la tranche de desi, la place de marché et le produit.

Faut-il prévenir séparément la place de marché quand le transporteur change ?

Non. Dans le système d'attribution automatique du transporteur, quand le transporteur change, l'information est transmise automatiquement à la place de marché, à l'ancien et au nouveau transporteur ; aucune opération manuelle n'est nécessaire sur le panneau de la place de marché ni dans le système du transporteur.

Vaut-il mieux une attribution automatique ou manuelle ?

Les deux se complètent. Le plus pratique est de confier à l'automatisme les règles claires qui se répètent chaque jour, et, les jours imprévus comme une panne ou une forte affluence, de transférer les commandes à la main et en lot depuis le panneau.

Que faire en cas de panne chez le transporteur ?

Les commandes du jour peuvent être sélectionnées dans le panneau et transférées en une fois à un autre transporteur. Le même moyen sert les jours où le transporteur ne pourra pas expédier à temps à cause d'une forte affluence. Le changement est appliqué automatiquement à la place de marché et aux transporteurs.

Que se passe-t-il si des règles se chevauchent ?

Plusieurs règles peuvent s'appliquer à la même commande ; il faut donc leur donner un ordre de priorité. Le principe général est que les règles de transportabilité, qui écartent le transporteur ne prenant pas du tout le produit, s'exécutent avant les règles de coût, et qu'un transporteur par défaut soit défini pour la commande qui ne correspond à aucune règle.

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