Contenido 14 secciones
- ¿Qué es un grupo de usuarios?
- ¿Por qué son importantes los grupos de usuarios en el comercio electrónico?
- ¿Qué se puede hacer con los grupos de usuarios?
- ¿Qué grupos debe crear cada negocio?
- ¿Qué escenarios se pueden montar con los grupos de usuarios?
- ¿Cómo se crea un grupo de usuarios?
- ¿Qué tener en cuenta al diseñar un grupo de usuarios?
- ¿Con qué indicadores se mide la configuración de los grupos de usuarios?
- ¿Cómo se calcula el coste de la ventaja de envío gratis?
- Errores frecuentes al configurar grupos de usuarios
- ¿Cómo se audita la configuración de los grupos de usuarios?
- Lista de verificación de grupos de usuarios
- ¿Cómo se gestionan los grupos de usuarios con Faprika?
- Preguntas frecuentes
En una misma tienda online inician sesión clientes minoristas, compradores mayoristas, proveedores y su propio personal. Si a todos se les muestran la misma regla de envío, las mismas opciones de pago y las mismas campañas, un grupo pagará más de lo necesario, otro quedará innecesariamente limitado y otro tendrá más permisos de los debidos. La respuesta breve a qué son los grupos de usuarios es esta: una función de gestión que permite clasificar a los miembros según una característica común y definir para cada clase sus propias reglas de envío, pago, impuestos, descuento y permisos.
En esta guía explicamos qué es un grupo de usuarios, por qué es necesario en el comercio electrónico, en qué ámbitos se pueden definir reglas, qué grupos debe crear cada tipo de negocio, cómo crear un grupo paso a paso y cuáles son los errores más habituales. De las dos herramientas del artículo, una calcula el coste de un grupo al que da envío gratis y la otra audita la configuración de sus grupos con ocho preguntas. En asuntos fiscales como la exención de impuestos, consulte a su asesor fiscal antes de tomar una decisión definitiva; el artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento fiscal.
¿Qué es un grupo de usuarios?
Un grupo de usuarios es la clase en la que reúne, según una característica común, a las personas registradas en su tienda online. Cada usuario se vincula a un grupo y las reglas de envío, pago, impuestos, descuento y permisos definidas para ese grupo se le aplican automáticamente.
El grupo es la forma de escribir una regla una sola vez y aplicarla a muchas personas, en lugar de definir reglas usuario por usuario. Así, cuando se registra un nuevo comprador mayorista, basta con asignarlo al grupo adecuado en lugar de ajustar sus ventajas a mano.
¿Un grupo de usuarios es lo mismo que un segmento de clientes?
No. El segmento de clientes es una perspectiva para analizar a los clientes según su comportamiento de compra; el grupo de usuarios, en cambio, es un ajuste que funciona en la tienda y aplica reglas. Si convierte en grupo de usuarios un conjunto de clientes obtenido de la segmentación, lleva el análisis a la práctica.
| Concepto | Finalidad | ¿Qué hace en la tienda? |
|---|---|---|
| Segmento de clientes | Entender a los clientes según su comportamiento | Ofrece una perspectiva para el análisis y la segmentación |
| Grupo de usuarios | Aplicar la regla al grupo | Cambia directamente el envío, el pago, los impuestos, los descuentos y los permisos |
| Permisos de usuario | Limitar el acceso al panel | Define qué áreas puede gestionar el personal |
¿Por qué son importantes los grupos de usuarios en el comercio electrónico?
No todos los clientes llegan con la misma necesidad. El cliente minorista quiere un pago rápido y sencillo; el comprador mayorista quiere su propio acuerdo de envío, su situación fiscal y condiciones especiales; un proveedor puede tener que enviar con un transportista concreto; y el personal solo debe ver en el panel lo que necesita para su trabajo. Los grupos de usuarios le permiten gestionar estas diferencias en una sola tienda:
- La ventaja adecuada para el cliente adecuado: una ventaja costosa como el envío gratis no se da a todos, sino solo al grupo al que se dirige.
- Pago y envío controlados: se desactiva el medio de pago o el transportista que no conviene a un grupo.
- Menos trabajo manual: la regla se escribe una vez en el grupo; cuando un nuevo miembro se vincula al grupo, la regla se aplica sola.
- Uso seguro del panel: el personal accede solo a las áreas que necesita, lo que reduce el riesgo de tocar un ajuste por error.
- Comunicación personalizada: una campaña o un mensaje por grupo resulta más relevante que un anuncio general.
¿Qué se puede hacer con los grupos de usuarios?
Los grupos de usuarios permiten definir reglas en siete ámbitos: ventaja en envíos, exención de impuestos, restricción de pago, restricción de transportista, descuentos, permisos del panel y separación de contenido y mensajes. La imagen siguiente muestra estos ámbitos en conjunto.
1. Ventaja en envíos
Si marca la opción “envío gratis” al crear el grupo, los miembros de ese grupo no pagan gastos de envío al comprar. Es una ventaja para el cliente fiel o el grupo de compradores mayoristas que aumenta la conversión y las compras repetidas; sin embargo, como usted asume el coste, debe definir su alcance con criterio.
2. Exención de impuestos
Para algunos tipos de cliente puede existir una situación de exención de impuestos. Esta opción está en los ajustes del grupo y se aplica a sus miembros con precios sin impuestos. Qué cliente puede estar exento es una cuestión fiscal; consulte a su asesor fiscal antes de definir la regla.
3. Restricción de pago
En la sección de restricciones de los ajustes de pago puede desactivar un medio de pago para un grupo de usuarios concreto. Por ejemplo, si restringe el pago contra reembolso para el grupo de administradores, sus miembros no podrán comprar con ese medio de pago. Así controla por grupo los medios de pago arriesgados o inadecuados.
4. Restricción de transportista
En la sección de restricciones de los ajustes de envío puede elegir un transportista para un grupo de usuarios o desactivar uno. Por ejemplo, si restringe un transportista para el grupo de proveedores, los usuarios de ese grupo no podrán elegirlo al hacer un pedido. Es útil cuando el envío debe hacerse con el transportista que usted determine.
Le recomendamos leerQué es la gestión regional de envíos: cómo elegir el transportista según la región en el comercio electrónico. Restricciones por país, ciudad, distrito, grupo de usuarios, categoría, marca y proveedor, desi y tarifa fija, calculadora de ahorro y auditoría de la configuración5. Descuento por grupo
En la sección de descuentos de la gestión de campañas puede vincular la campaña a un grupo de usuarios concreto. Así se configuran los descuentos para miembros, las campañas de grupo dirigidas a una categoría o las ofertas de temporada. El módulo de descuentos avanzados ofrece el grupo de usuarios entre las condiciones de la campaña.
6. Permisos del panel
En la sección de permisos del menú de configuración define hasta dónde puede acceder un grupo al panel de administración. Por ejemplo, puede hacer que el grupo de personal acceda solo a la gestión de pedidos y productos, sin poder tocar el resto de ajustes.
7. Separación de contenido y mensajes
En la gestión de scripts puede determinar para qué grupo de usuarios se ejecutan ciertos códigos, y en las plantillas de mensajes también puede aplicar restricciones por grupo. De este modo es posible enviar un mensaje al comprador mayorista y otro distinto al cliente minorista.
¿Qué grupos debe crear cada negocio?
La estructura de grupos de cada negocio es distinta, pero la mayoría de las tiendas online empieza con cuatro grupos básicos: cliente minorista, comprador mayorista, proveedor y personal. La imagen siguiente muestra una configuración de ejemplo.
| Grupo | ¿Quiénes lo componen? | Regla habitual |
|---|---|---|
| Cliente minorista | Quienes compran en la tienda a título individual | Opciones estándar de envío y pago |
| Comprador mayorista | Empresas que compran para revender | Descuento por grupo, ventaja en envíos |
| Proveedor | La parte que envía el producto por usted o que le suministra productos | Restricción de transportista concreto |
| Personal | Su propio equipo | Permisos limitados del panel, algunos medios de pago desactivados |
| Cliente fiel | Quienes compran con regularidad y por importes altos | Descuento especial o ventaja en envíos |
¿Qué escenarios se pueden montar con los grupos de usuarios?
El valor de la función de grupos aparece cuando resuelve un problema real del negocio. Los tres escenarios siguientes muestran cómo se usa la misma función en negocios distintos.
Vender al por mayor y al por menor en la misma tienda
Si vende tanto a clientes particulares como a negocios que revenden, no necesita montar dos tiendas distintas. Vincula a los compradores mayoristas a un grupo aparte y define para él descuentos, ventajas de envío y mensajes propios. El cliente minorista sigue viendo las reglas estándar. Así atiende a dos tipos de cliente con un único escaparate, un único stock y un único panel de administración.
Trabajar con proveedores y equipos externos
Si trabaja con un proveedor que envía el producto en su nombre o con un equipo que le presta apoyo desde fuera, defina un grupo aparte para ellos. En el grupo de proveedores limita el transportista al que usted determine; así el envío no se sale de las condiciones acordadas. Para el equipo externo limita el permiso del panel únicamente al área que necesita.
Recompensar al cliente habitual
Puede abrir un grupo especial para los clientes que compran con frecuencia y darles un descuento por grupo o una ventaja en envíos. Como la ventaja no está abierta a todos, el coste se mantiene acotado y, además, el cliente habitual siente que recibe un trato especial. Es una forma práctica de crear un pequeño sistema de privilegios sin montar un programa de fidelización.
Le recomendamos leerCómo crear un programa de fidelización: guía práctica del sistema de puntos, el diseño de niveles y el cálculo de costes en el comercio electrónico¿Qué tener en cuenta en los mensajes por grupo?
Al enviar mensajes por grupo, adapte el contenido a las necesidades de cada uno. Para el comprador mayorista resultan más útiles las condiciones de compra mínima, la lista de productos nuevos y la información sobre el proceso de pedido; para el cliente fiel, un agradecimiento y una oferta especial. Enviar el mismo texto a todos los grupos desperdicia la ventaja de comunicación segmentada que ofrece la función de grupos.
¿Cómo se crea un grupo de usuarios?
Para crear un grupo de usuarios en el panel de Faprika, entre en grupos de usuarios, añada un nuevo grupo, escriba su nombre y elija las ventajas que va a dar. Después vincule reglas a ese grupo en los ajustes de pago, envío, permisos y descuentos.
- Defina el objetivo: ¿para qué crea el grupo: para dar una ventaja, para restringir o para limitar permisos?
- Añada el grupo: póngale un nombre claro. Elija un nombre que indique quiénes lo componen.
- Elija las ventajas: marque según el grupo opciones como envío gratis o exención de impuestos.
- Añada las restricciones de pago y envío: determine los medios de pago que se desactivarán y los transportistas que se restringirán.
- Vincule permisos y descuentos: limite los permisos del grupo de personal y defina las campañas exclusivas para el grupo.
- Asigne los miembros al grupo: vincule los usuarios existentes al grupo correspondiente y pruebe las reglas con un pedido de prueba.
¿Qué tener en cuenta al diseñar un grupo de usuarios?
- Cree pocos grupos, pero claros: muchos grupos parecidos dificultan la gestión. Debe poder explicar en una frase por qué existe cada grupo.
- Use nombres comprensibles: en lugar de “Grupo 2”, ponga un nombre como “Comprador mayorista” que cualquiera que mire el panel entienda.
- Escriba la regla para el grupo, no para la persona: en lugar de crear una regla puntual para un cliente especial, vincule a ese cliente a un grupo adecuado.
- Calcule el coste de la ventaja: ventajas como el envío gratis aumentan el gasto. Revise el número de pedidos del grupo y el coste de envío para saber cuánto asumirá al año.
- Mantenga estrechos los permisos del personal: abra a cada persona solo el área que necesita para su trabajo; amplíela cuando haga falta.
- Pruebe la regla: después de crear el grupo, recorra los pasos de carrito, envío y pago con un usuario de prueba de ese grupo.
¿Con qué indicadores se mide la configuración de los grupos de usuarios?
Una vez creados los grupos, hay que comprobar si funcionan. Los indicadores siguientes muestran qué grupo da resultados y qué regla conviene revisar:
- Número e importe de pedidos por grupo: ¿aumentan la frecuencia de pedidos y el carrito del grupo al que da una ventaja?
- Gasto de envío por grupo: ¿cuál es el coste total de la ventaja de envío gratis?
- Cancelaciones y devoluciones por grupo: ¿es distinta la tasa de cancelación o devolución en un grupo concreto?
- Abandono por restricciones: ¿impide una restricción de pago o de envío que un cliente necesario complete su pedido?
- Asignación a un grupo equivocado: ¿hay miembros vinculados al grupo que no les corresponde?
Al interpretar estos indicadores, no mire un solo periodo, sino la tendencia de varios. Si la frecuencia de pedidos del grupo al que da una ventaja aumenta durante varios meses seguidos, la regla funciona; si no aumenta, hay que reducir la ventaja o replantear el objetivo. Del mismo modo, si tras una restricción sube la tasa de abandono, es posible que la restricción sea más dura de lo necesario. La configuración de los grupos no es un ajuste que se hace una vez y se olvida, sino un proceso que se mejora midiendo.
¿Cómo se calcula el coste de la ventaja de envío gratis?
Dar envío gratis a un grupo puede aumentar los pedidos, pero el gasto lo asume usted. La herramienta siguiente calcula, a partir de los pedidos mensuales del grupo y del coste medio de envío, el gasto de envío mensual y anual que asume y su proporción respecto al importe del pedido.
La principal lección de la herramienta es que la ventaja debe evaluarse junto con el importe del pedido y no por separado. El mismo coste de envío es una carga pequeña en un carrito alto y grande en uno bajo; por eso, al dar envío gratis a un grupo, conviene pensar también en un importe mínimo de carrito.
Le recomendamos leerCómo cerrar un acuerdo de envío en el comercio electrónico: guía para pedir ofertas, calcular la tarifa de envío y repercutirla al cliente (2026)Errores frecuentes al configurar grupos de usuarios
- Dejar a todos en un solo grupo: si no se usa la función de grupos, se aplica la misma regla a todos y no se pueden distinguir ventajas y restricciones.
- Crear demasiados grupos: decenas de grupos muy parecidos complican la gestión y la hacen propensa a errores.
- No calcular el coste de la ventaja: una ventaja como el envío gratis puede convertirse en una partida de gasto inesperada a medida que el grupo crece.
- No probar ni verificar la restricción: una restricción de pago o de envío mal configurada impide que el cliente correcto complete su pedido.
- Dar permisos amplios al personal: más permisos de los necesarios aumentan el riesgo de cambios de ajustes no deseados.
- Asignar al grupo equivocado: si un miembro se vincula al grupo equivocado, se le aplica una ventaja o una restricción que no le corresponde.
- Definir la exención de impuestos sin control: la exención es una regla fiscal; no debe concederse sin confirmarla con el asesor fiscal.
- No revisar nunca el grupo: a medida que el negocio crece, el objetivo y las reglas de los grupos se quedan obsoletos; hace falta una revisión periódica.
¿Cómo se audita la configuración de los grupos de usuarios?
Marque las ocho preguntas siguientes según su tienda. La herramienta muestra, según lo que marque, hasta qué punto está consolidada la configuración de sus grupos.
Lista de verificación de grupos de usuarios
| Etapa | Comprobación | ¿Hecho? |
|---|---|---|
| Planificación | Se han definido los tipos de cliente y el objetivo de cada grupo | Sí / No |
| Planificación | Se ha calculado el coste de las ventajas | Sí / No |
| Instalación | Se han añadido los grupos con nombres claros | Sí / No |
| Instalación | Se han elegido el envío gratis, la exención de impuestos y otras ventajas | Sí / No |
| Regla | Se han definido las restricciones de pago y envío | Sí / No |
| Regla | Los permisos del personal se han limitado según su trabajo | Sí / No |
| Verificación | Cada grupo se ha probado con un usuario de prueba | Sí / No |
| Mantenimiento | Los grupos se revisan a intervalos regulares | Sí / No |
¿Cómo se gestionan los grupos de usuarios con Faprika?
En el panel de Faprika, los grupos de usuarios son el único lugar donde divide en grupos a los usuarios registrados en su tienda online y define ventajas, restricciones y permisos distintos para cada uno. Los mismos grupos se usan en distintas áreas de la tienda, de modo que escribe la regla una sola vez.
Con Faprika, el grupo de usuarios se usa en estos ámbitos:
- Ventajas del grupo: al añadir un grupo puede marcar las opciones de envío gratis y exento de impuestos.
- Restricciones de pago: en Configuración, ajustes de pago y restricciones, puede desactivar un medio de pago según el grupo.
- Restricciones de envío: en las restricciones de los ajustes de envío puede determinar el transportista según el grupo.
- Permisos: en la sección de permisos del menú de configuración puede limitar el acceso del grupo al panel.
- Descuentos: en los descuentos de la gestión de campañas puede vincular la campaña a un grupo concreto.
- Separación de scripts y mensajes: en la gestión de scripts y en las plantillas de mensajes puede aplicar restricciones por grupo.
Puede ver qué funciones incluye cada plan en la comparación de planes de comercio electrónico. Para las reglas de envío por grupo consulte el complemento Gestión regional de envíos, para las campañas por grupo el complemento Gestión avanzada de descuentos y, para el uso paso a paso, la página de formación sobre grupos de usuarios.
Le recomendamos leer¿Qué es la asignación automática de transportista? Cómo automatizar la elección del transportista según el pedido: escenarios, orden de prioridad, calculadora de costes y auditoría de necesidadesPreguntas frecuentes
¿Qué son los grupos de usuarios?
Es una función de gestión que permite clasificar a los miembros de una tienda online según una característica común y definir para cada clase sus propias reglas de envío, pago, impuestos, descuento y permisos.
¿Un grupo de usuarios es lo mismo que un segmento de clientes?
No. El segmento de clientes es un análisis para entender a los clientes según su comportamiento. El grupo de usuarios, en cambio, es un ajuste que aplica reglas en la tienda; cambia directamente aspectos como el envío, el pago y los descuentos.
¿Qué ventajas se pueden dar a un grupo de usuarios?
Al crear el grupo se pueden marcar opciones como envío gratis y exención de impuestos. Además, se pueden definir campañas de descuento exclusivas para el grupo.
¿Se puede restringir el pago o el envío según el grupo de usuarios?
Sí. En las restricciones de los ajustes de pago se puede desactivar un medio de pago para un grupo, y en las restricciones de los ajustes de envío se puede elegir o desactivar un transportista para un grupo.
¿Cómo se limitan los permisos del personal en el panel con un grupo de usuarios?
En la sección de permisos se define a qué áreas del panel de administración puede acceder el grupo. Por ejemplo, el grupo de personal puede configurarse para acceder solo a la gestión de pedidos y productos, sin acceso al resto de ajustes.
¿Qué hay que revisar antes de dar la ventaja de envío gratis?
Hay que revisar el número de pedidos mensuales del grupo, el coste medio de envío y el importe medio del pedido. Si el coste de envío se acerca al importe del pedido, la ventaja genera pérdidas; en ese caso puede fijarse un importe mínimo de pedido.
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