ما هو قالب الطباعة؟ كيف تُعدّ مخرجات الطلب والإرجاع والمستودع، وإعدادات النسخ والحجم

تصل عشرات الطلبات خلال اليوم. يطبع فريق المستودع مخرجات لكل طلب؛ بعضها يحتاج فاتورة وبعضها ملصق رف، وعند وصول مرتجع يلزم مستند آخر. وإذا كان كل مستند يُطبع بشكل مختلف ومعلومات مختلفة ويُصحَّح يدويًا في الغالب، يضيع الوقت وتقع الأخطاء. الأداة التي تنظّم هذا العمل هي قالب الطباعة.

يشرح هذا الدليل ما هو قالب الطباعة، ولأي المستندات تُجهَّز القوالب، وما الذي يجب الانتباه إليه في القالب الجيد، وكيف يُصمَّم القالب في Faprika وكيف تُطبع الطلبات واحدًا واحدًا أو دفعة واحدة. كما يتضمن أداة تحسب احتياج الورق اليومي وقائمة مراجعة.

ما هو قالب الطباعة؟

قالب الطباعة هو نموذج جاهز يحدد بأي ترتيب وبأي مقاس تُطبع معلومات الطلب أو المنتج أو الإرجاع أو المستودع على الورق. تصمّمون القالب مرة واحدة، وفي كل مخرجات لاحقة تدخل معلومات الطلب تلقائيًا في النموذج.

يؤدي القالب مهمتين مفيدتين. فمن جهة العمليات يضمن طباعة المستندات بشكل متسق وسريع؛ ومن جهة العميل يتيح أن يصل المستند الموجود في الطرد منظمًا ومتوافقًا مع العلامة التجارية وبمعلومات صحيحة. وخاصة في المتجر الذي يعالج طلبات كثيرة يوميًا، يكون إعداد المستندات يدويًا مصدرًا للوقت الضائع والأخطاء.

ما الفرق بين قالب الطباعة والفاتورة؟

قالب الطباعة هو مظهر المستند؛ أما الفاتورة الرسمية فهي مستند مرتبط بالتشريعات المالية. يمكن بالقالب طباعة ملخص الطلب أو مخرجات داخلية شبيهة بسند التسليم أو طباعة المعلومات على مستند مطبوع مسبقًا؛ أما كيفية إصدار الفاتورة الرسمية فترتبط بعملية الفاتورة الإلكترونية والمحاسبة. القالب لا يحل محل المستند المالي.

نوصي بقراءةما هي الفوترة الجماعية؟ كيف تُصدر فاتورة جماعية في التجارة الإلكترونية؟ معايير تصفية الطلبات، والتمييز بين الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني، وقائمة التحقق، والإرجاع والإلغاء، وحاسبة توفير الوقت وتدقيق النظام

لأي المستندات يُجهَّز القالب؟

يمكن تجهيز قالب لكل مستند يُطبع بانتظام في المتجر. في Faprika ستة أنواع من القوالب، ويلبّي كل منها عملية مختلفة.

ماذا ينبغي أن يتضمن القالب الجيد؟

القالب الجيد لا يحمل إلا المعلومات اللازمة حسب غرض المستند. في مخرجات التغليف ينبغي أن يبرز اسم المنتج والكمية والمتغير ورقم الطلب؛ وفي المستند المرسل إلى العميل ينبغي أن يوجد اسم المتجر ومعلومات التواصل. المعلومات الزائدة تزدحم بها الصفحة وتبطئ العمل.

• عنوان ورقم واضحان: ينبغي أن يُفهم من النظرة الأولى ما هو المستند وإلى أي طلب ينتمي.
• قائمة منتجات مقروءة: ينبغي أن يكون جدول اسم المنتج والكمية والمتغير منظمًا.
• معلومات المتجر: ينبغي أن يتضمن المستند المرسل إلى العميل اسم المتجر وعنوانه ومعلومات التواصل.
• حجم مناسب: ينبغي أن يتوافق مقاس الورق أو الملصق مع الطابعة.
• تصميم بسيط: الزخرفة الزائدة تهدر حبر الطابعة والوقت.

كيف يُحدَّد حجم قالب الطباعة وعدد نسخه؟

ينبغي أن يتوافق حجم القالب مع الورق أو الملصق الذي تستخدمونه. إذا كنتم ستطبعون على ورق A4 فأدخلوا مقاسات A4، وإذا كنتم ستطبعون بطابعة ملصقات فأدخلوا مقاسات الملصق بالمليمتر. إذا كان المقاس خاطئًا تنزاح المخرجات أو تُقص.

يحدد عدد النسخ كم نسخة من المستند نفسه ستُطبع. في كثير من المتاجر تذهب نسخة إلى الطرد ونسخة إلى الأرشيف. ويمكن اختيار طباعة النسخ في الصفحة نفسها أو في صفحات منفصلة، وترتيبها جنبًا إلى جنب أو فوق بعضها؛ وهذا الاختيار يؤثر مباشرة في استهلاك الورق.

لماذا يُعد حد المنتجات في الصفحة الواحدة مهمًا؟

يمكن تحديد الحد الأقصى لعدد المنتجات المعروضة في صفحة القالب. إذا تجاوز عدد المنتجات في الطلب هذا الحد ينتقل المستند إلى صفحة ثانية. وتحديد الحد حسب متوسط حجم طلباتكم يمنع طباعة صفحات إضافية غير لازمة. تحسب الأداة أدناه احتياج الصفحات اليومي بإدخال عدد الطلبات اليومي وعدد النسخ وما إذا كانت النسخ في الصفحة نفسها وحد المنتجات في الصفحة الواحدة ومتوسط عدد المنتجات في الطلب.

الرقم الذي تعطيه الأداة مخصص لتخطيط الورق والحبر. وإذا كان عدد المخرجات كبيرًا فإن تبسيط النسخ وتخطيط الصفحات يقلل التكلفة ووقت الانتظار. وللاطلاع على النظام العام لعملية التقاط الطلبات وتغليفها يمكنكم الرجوع إلى دليل التجارة الإلكترونية: ما هي إدارة الطلبات؟ دليل خطوة بخطوة من الطلب إلى التسليم.

نوصي بقراءةما هو التحقق من الطلبات؟ دليل التحقق من الطلب بالباركود قبل الشحن، وتكلفة الشحن الخاطئ والإرجاع، وطرق التحقق، وحاسبة التكلفة ومراجعة الإعداد

كيف يُنشأ قالب الطباعة في Faprika؟

في Faprika تديرون القوالب من قسم قوالب الطباعة في قائمة إدارة المحتوى. تُعرض القوالب التي أنشأتموها سابقًا؛ للتعديل تضغطون على القالب، ولإضافة قالب جديد تستخدمون زر «إضافة جديد».

كيف تُملأ معلومات القالب؟

• اسم القالب: أعطوا اسمًا يوضح أي قالب هو ولأي غرض.
• نوع القالب: اختاروا المناسب من الخيارات: الطلب / الفاتورة، المنتج، المتغير، منتج الطلب / الفاتورة، المرتجع / إشعار المصروف، المستودع / الرف.
• العرض والارتفاع (مم): أدخلوا حجم المخرجات بالمليمتر؛ لـ A4 اكتبوا مقاسات A4.
• عدد النسخ والنسخ واتجاه النسخ: حدّدوا كم نسخة ستُطبع، وهل ستكون النسخ في الصفحة نفسها أو في صفحات مختلفة، وهل ستُرتّب جنبًا إلى جنب أو فوق بعضها.
• حد المنتجات في الصفحة الواحدة: أدخلوا الحد الأقصى لعدد المنتجات التي ستُعرض في صفحة القالب.
• صورة الخلفية: استخدموها لضبط الموضع بدقة عندما ستُطبع المعلومات على مستند مطبوع مسبقًا.

كيف يُصمَّم القالب ويُنسخ؟

في منطقة «تصميم القالب» تجدون جميع العناصر والمعاملات التي تريدون إضافتها إلى قالبكم: تضعون كثيرًا من العناصر، من معلومات الطلب إلى تفاصيل المستخدم والمتجر، بالسحب والإفلات. وإذا أردتم استخدام قالب لغرض آخر فإن تكراره بـ«نسخ القالب» والتعديل عليه أسرع بكثير من البدء من الصفر.

كيف تُطبع الطلبات؟

بعد تجهيز القوالب تتم الطباعة من قائمة الطلبات. للطباعة الجماعية تضعون علامة في المربعات الواقعة على يسار الطلبات ثم تتبعون الخطوات «الإجراءات >> اختيار قالب الطباعة >> طباعة المحدد»؛ ويمكنكم في الطباعة الجماعية أيضًا اختيار قوالب مختلفة. وللطلب الواحد تنتقلون إلى صفحة تفاصيل الطلب وتختارون من قائمة «الإجراءات» خيار «اختيار قالب الطباعة» ثم تستخدمون زر «طباعة».

للاطلاع على الاستخدام خطوة بخطوة مع لقطات الشاشة يمكنكم الرجوع إلى صفحة التدريب كيف يُضبط قالب الطباعة؟.

كيف تُستخدم المستندات المطبوعة مسبقًا وصورة الخلفية؟

تستخدم بعض الشركات مستندات مطبوعة مسبقًا: أوراقًا جاهزة تحمل معلومات الشركة أو إطارًا أو مساحات فارغة. ولطباعة معلومات الطلب في الموضع الصحيح على هذه الأوراق تُستخدم صورة خلفية في القالب. بوضع صورة ممسوحة ضوئيًا أو مصورة للمستند المطبوع مسبقًا في الخلفية تجعلون المعلومات تقع على المساحات الفارغة. الغرض من الصورة هو تسهيل تحديد موضع القالب الذي صممتموه بدقة على المستند المطبوع مسبقًا.

• استخدموا صورة واضحة: الصورة الضبابية أو المائلة تفسد المحاذاة.
• طابقوا المقاسات: ينبغي أن يكون حجم القالب مساويًا لحجم الورق المطبوع مسبقًا.
• جرّبوا أولًا على ورق عادي: قبل استهلاك المستند المطبوع مسبقًا، اطبعوا نسخة تجريبية على ورق عادي.

كيف تُنظَّم مخرجات المستودع والرف؟

يُستخدم قالب المستودع والرف لطباعة معلومات الموقع داخل المستودع. المخرجات مثل ملصق الرف وقائمة الالتقاط ونموذج الجرد تسرّع عمل المستودع وتقلل الالتباس. وضبط مقاس الملصق حسب حجم الملصق في الطابعة ضروري لتخرج المطبوعات مقروءة. ولإعداد نظام المستودع يمكنكم الرجوع إلى دليلي كيف يتم النقل بين المستودعات؟ دليل نقل المخزون خطوة بخطوة وكيف يُجرى جرد المخزون؟، ولنظام الباركود إلى مقال ما هو الباركود؟ كيف يُحصل على باركود المنتج (GTIN/EAN) في التجارة الإلكترونية وكيف يُقرأ ويُستخدم؟ دليل تطبيقي.

كيف تُجهَّز مخرجات المرتجع وإشعار المصروف؟

قالب المرتجع وإشعار المصروف مخصص لطباعة المستند المستخدم في عملية الإرجاع بشكل منظم. إعداد المستند الذي سيُرسل إلى العميل المُرجِع أو سيُحفظ في المستودع مع المنتج المرتجع بالشكل نفسه يسهّل فحص المرتجعات. أما الصلاحية المالية للمستند فمرتبطة بالتشريعات؛ والقالب يحدد المظهر فقط. وللاطلاع على عملية الإرجاع كاملة يمكنكم الرجوع إلى دليل كيف تُدار عملية الإرجاع في التجارة الإلكترونية؟.

هل يمكن العمل دون طباعة؟

تريد كثير من الشركات تقليل استخدام الورق. عمل فريق التغليف من الشاشة أو من الجهاز المحمول يقلل الحاجة إلى المطبوعات كثيرًا. ومع ذلك قد تلزم المطبوعات لأسباب مثل المستند المرسل إلى العميل أو المستند المطبوع مسبقًا أو الأرشيف. حدّدوا أولًا أي المطبوعات ضرورية فعلًا، وانقلوا الباقي إلى الشكل الرقمي؛ واحتفظوا بالقوالب للمستندات اللازمة فعلًا فقط.

كيف تُسرَّع عملية الطباعة؟

الطباعة حلقة في سلسلة الالتقاط والتغليف، وسرعة السلسلة مرتبطة بأبطأ حلقاتها. لتسريع المخرجات تساءلوا أولًا عن المستند المطلوب فعلًا، ثم بسّطوا تخطيط الطباعة.

• أزيلوا المستند غير اللازم: طباعة مستند لا يستخدمه أحد تهدر الوقت والورق.
• اطبعوا دفعة واحدة: كلما زاد عدد الطلبات، اطبعوا الطلبات المحددة مرة واحدة بدل طباعتها واحدًا واحدًا.
• بسّطوا القالب: كلما قل عدد الصفحات تسارعت الطباعة.
• تحققوا بالباركود: خطوة تحقق تطابق المستند المطبوع مع المنتج في الطرد تقلل الشحنات الخاطئة.
• اختاروا الطابعة حسب العمل: استخدام طابعتين منفصلتين للملصقات ومطبوعات A4 يوفر وقت تغيير الإعدادات.

وللتحقق من الطلب بالباركود قبل تسليمه إلى شركة الشحن يمكنكم الرجوع إلى مقال ما هو التحقق من الطلب؟ دليل التحقق من الطلب بالباركود قبل الشحن، وتكلفة الشحنة الخاطئة والإرجاع، وطرق التحقق، وحاسبة التكلفة وتدقيق النظام.

كيف تحافظون على ترتيب القوالب داخل الفريق؟

كلما زاد عدد القوالب سهل الخلط بين استخدام كل منها. بضع قواعد صغيرة تمنع هذا الالتباس: أعطوا كل قالب اسمًا يوضح غرضه، واحذفوا القوالب غير المستخدمة أو عطّلوها، وعند إضافة قالب جديد أخبروا الفريق لأي مهمة سيُستخدم. وحدّدوا أيضًا من يستطيع تغيير القوالب؛ فتغيير صغير في قالب مشترك يؤثر في مخرجات الفريق كله.

• ضعوا معيارًا للأسماء: استخدموا أسماء توضح الغرض والمقاس مثل «مخرجات التغليف» و«ملصق الرف 50x30».
• انسخوا قبل التغيير: لئلا تفسدوا قالبًا يعمل، انسخوه أولًا وجرّبوا على النسخة.
• قيّدوا الصلاحية: اسمحوا بتعديل القوالب للمسؤولين عنها فقط.
• لا تحذفوا القالب القديم فورًا: احتفظوا بالقديم نسخة احتياطية إلى أن يثبت القالب الجديد أنه يعمل دون مشكلات.

كيف يؤثر اختيار الطابعة والورق في المخرجات؟

مهما صُمِّم القالب جيدًا، فإن عدم توافق الطابعة والورق يفسد المخرجات. للمستندات بحجم A4 تكفي طابعة مكتبية عادية؛ أما لملصقات الرف والشحن فتلزم طابعة ملصقات تدعم مقاس الملصق. طابقوا مقاسات القالب بالمليمتر مع مقاس ورق الطابعة أو الملصق، وتأكدوا من أن مقاس الورق في إعدادات الطابعة هو نفسه، وأوقفوا التحجيم؛ فالتحجيم يفسد المقاس. وعند تغيير لفة الملصقات، فإن طباعة نسخة تجريبية بالمقاس الجديد تجنّبكم مئات الملصقات الخاطئة.

عدم كفاية الطابعة في الفترات المزدحمة يحوّل سرعة المخرجات إلى عنق زجاجة. احسبوا احتياج الصفحات اليومي (الأداة أعلاه تساعد) وقارنوه بقدرة الطابعة؛ وخططوا عند الحاجة لطابعة ثانية أو لنظام طباعة جماعية.

ما الأخطاء الشائعة في قالب الطباعة؟

• إدخال الحجم خطأ: القالب غير المتوافق مع مقاس الورق أو الملصق يُزيح المخرجات.
• استخدام قالب واحد لكل مهمة: التغليف والرف والإرجاع تتطلب معلومات مختلفة.
• البدء بالاستخدام دون تجربة: القالب الذي لم تُطبع منه نسخة بطلب تجريبي قد يخرج خاطئًا في الميدان.
• تحميل معلومات زائدة: المستند المزدحم لا يُقرأ ويكبّر الصفحة.
• المبالغة في عدد النسخ: النسخة غير المستخدمة هدر للورق والحبر.
• عدم تسمية القالب: أسماء مثل «قالب 1» تضلّل الفريق.
• اعتباره بديلًا عن الفاتورة الرسمية: مخرجات القالب لا تحل محل المستند المالي.

قائمة مراجعة قالب الطباعة

تلخّص القائمة التالية الأسس الرئيسية لنظام الطباعة لديكم.

كيف تُدار الطباعة وعمليات الطلبات مع Faprika؟

تجعل Faprika الطباعة جزءًا من إدارة الطلبات. وفيما يلي أبرز الخيارات:

• قوالب الطباعة: تصمّمون قوالبكم الخاصة لمخرجات الطلب والمنتج والمتغير والإرجاع والمستودع.
• التصميم بالسحب والإفلات: تضعون معلومات الطلب والمستخدم والمتجر في القالب بالسحب.
• نسخ القالب: تُنشئون قالبًا جديدًا بسرعة من قالب موجود.
• الطباعة الجماعية والفردية: تطبعون الطلبات المحددة دفعة واحدة من قائمة الطلبات، وتطبعون طلبًا واحدًا من صفحة التفاصيل.
• التحقق من الطلب: تتحققون من المنتج بالباركود قبل تسليمه إلى شركة الشحن.
• إدارة المستودع: تستخدمون وحدات تشغيلية تعمل بمعلومات الرف والمستودع.

يمكنك الاطلاع على الميزات الموجودة في كل باقة في مقارنة باقات التجارة الإلكترونية.

نوصي بقراءةما هو WMS؟ كيف يعمل نظام إدارة المستودعات؟ (دليل للتجارة الإلكترونية)

الأسئلة الشائعة

ما هو قالب الطباعة؟

قالب الطباعة هو نموذج جاهز يحدد بأي ترتيب وبأي مقاس تُطبع معلومات الطلب أو المنتج أو الإرجاع أو المستودع على الورق. يُصمَّم مرة واحدة، وفي كل مخرجات لاحقة تدخل معلومات الطلب تلقائيًا في النموذج.

لأي المستندات يمكن تجهيز قالب طباعة؟

في Faprika ستة أنواع من القوالب: الطلب والفاتورة، والمنتج، والمتغير، ومنتج الطلب والفاتورة، والمرتجع وإشعار المصروف، والمستودع والرف. ويمكن تجهيز قالب مستقل لكل مستند يُطبع بانتظام.

كيف يُحدَّد حجم القالب؟

تُدخلون العرض والارتفاع بالمليمتر. إذا كنتم ستطبعون على ورق A4 فاكتبوا مقاسات A4، وإذا كنتم ستطبعون بطابعة ملصقات فاكتبوا مقاسات الملصق. إذا كان المقاس خاطئًا تنزاح المخرجات أو تُقص.

كيف أطبع الطلبات دفعة واحدة؟

في قائمة الطلبات ضعوا علامة في المربعات الواقعة على يسار الطلبات، ثم اتبعوا الخطوات: الإجراءات، اختيار قالب الطباعة، طباعة المحدد. وللطلب الواحد اختاروا القالب من قائمة الإجراءات في صفحة التفاصيل ثم اضغطوا طباعة.

هل يحل قالب الطباعة محل الفاتورة الرسمية؟

لا. القالب يحدد مظهر المستند، أما الفاتورة الرسمية فهي مستند مرتبط بالتشريعات المالية وتُصدَر وفق عملية الفاتورة الإلكترونية أو الأرشيف الإلكتروني. مخرجات القالب لا تحل محل المستند المالي.

كيف يُجهَّز قالب جديد انطلاقًا من قالب موجود؟

باختيار «نسخ القالب» تكرّرون القالب، ثم تغيّرون في النسخة الاسم أو النوع أو التصميم. وهذا أسرع بكثير من البدء من الصفر.

مقالات قد تهمك

• إدارة طلبات التجارة الإلكترونية: دليل خطوة بخطوة من الطلب حتى التسليم
• ما هو التحقق من الطلبات؟ دليل التحقق من الطلب بالباركود قبل الشحن، وتكلفة الشحن الخاطئ والإرجاع، وطرق التحقق، وحاسبة التكلفة ومراجعة الإعداد
• ما هي الفوترة الجماعية؟ كيف تُصدر فاتورة جماعية في التجارة الإلكترونية؟ معايير تصفية الطلبات، والتمييز بين الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني، وقائمة التحقق، والإرجاع والإلغاء، وحاسبة توفير الوقت وتدقيق النظام
• ما هو WMS؟ كيف يعمل نظام إدارة المستودعات؟ (دليل لـالتجارة الإلكترونية)