كيف يتم جرد المخزون؟

منتج تظهر منه عشر قطع في النظام، فتجد ثلاثاً فقط على الرف. يقدّم العميل طلبه، ولا يجد المستودع المنتج، فيُلغى الطلب ولا يعود العميل. هذه النتيجة الطبيعية لابتعاد سجلات المخزون عن الواقع على الرف مع مرور الوقت. والجواب المختصر عن سؤال كيف يتم جرد المخزون هو: تحديد المنطقة والوقت، ومسح المنتجات بالباركود، ومقارنة الكميات المعدودة بالكميات في النظام، والتحقق من الفروقات بإعادة العدّ، ثم تسجيل النتيجة المعتمدة في المخزون.

في هذا الدليل نشرح ما هو جرد المخزون، ولماذا لا غنى عنه في التجارة الإلكترونية، وطرق الجرد الشامل والدوري والجزئي والأعمى، والتحضير قبل الجرد، والتطبيق في ثماني خطوات، وما يجب فعله عند ظهور فرق، والأخطاء الشائعة. من الأداتين الواردتين في المقال، تحسب الأولى دقة المخزون وقيمة الفرق، وتراجع الثانية منظومة الجرد لديك بثمانية أسئلة. استشر محاسبك القانوني قبل اتخاذ قرار نهائي بشأن الجوانب المحاسبية والضريبية للجرد؛ فالمقال يقدّم معلومات عامة ولا يغني عن المشورة المالية.

ما هو جرد المخزون؟

جرد المخزون هو عدّ المنتجات الموجودة فعلياً في المستودع أو المتجر واحداً واحداً ومقارنتها بسجلات المخزون في النظام. الهدف هو اكتشاف الفرق بين الكمية المسجلة والكمية الفعلية، وفهم سببه، وتصحيح السجلات وفقاً للواقع.

الجرد ليس مجرد عدّ للمنتجات. فالجرد الجيد يكشف كم من المنتجات على كل رف، وأي منتج سُجّل بشكل خاطئ، وأي عملية تسببت في الفرق. لذلك فالجرد خطوة رقابة وتعلّم في إدارة المخزون في آنٍ واحد.

هل جرد المخزون هو نفسه تتبّع المخزون؟

لا. تتبّع المخزون هو مراقبة مستمرة بالسجلات لحركات مثل إدخال المنتجات والبيع والمرتجعات. أما جرد المخزون فيختبر فعلياً ما إذا كانت هذه السجلات تعكس الواقع. التتبّع يسجّل، والجرد يتحقق من السجلات.

نوصي بقراءةما هي متابعة المخزون؟ وكيف تتم؟

لماذا يُعدّ جرد المخزون مهماً في التجارة الإلكترونية؟

في التجارة الإلكترونية لا يرى العميل المنتج على الرف؛ بل يثق بمعلومة المخزون في الموقع أو السوق الإلكتروني. وإذا كانت هذه المعلومة خاطئة تتوالى النتائج:

• البيع الزائد: يُباع منتج يظهر في السجل لكنه غير موجود على الرف، فلا يمكن تلبية الطلب.
• الإلغاء وخسارة العميل: يُلغى الطلب الذي تعذّر تجهيزه، ومعه تذهب ثقة العميل الذي أُلغي طلبه.
• المبيعات الضائعة: المنتج الموجود على الرف لكنه يظهر منتهياً في السجل لا يمكن بيعه.
• قرار شراء خاطئ: الطلب الذي يُقدَّم دون معرفة المخزون الحقيقي يجلب بضاعة زائدة أو ناقصة.
• أداء السوق الإلكتروني: قد تؤثر الطلبات الملغاة بسبب نقص المخزون سلباً على أداء البائع في الأسواق الإلكترونية.

يُسمّى المخزون الذي يظهر في النظام دون وجود ما يقابله على الرف المخزون الوهمي. يتقدم المخزون الوهمي بصمت: لا يلاحظه أحد حتى يطلب عميل ذلك المنتج. والجرد المنتظم يتيح لك اكتشاف المخزون الوهمي قبل أن يكتشفه العميل.

نوصي بقراءةماذا نفعل بصفحة المنتج غير المتوفر؟ دليل تطبيقي لتحسين محركات البحث وتجربة العميل وإعادة التوجيه للمنتجات النافدة في التجارة الإلكترونية

ما هي طرق جرد المخزون؟

يتم جرد المخزون بأربع طرق أساسية: الجرد الشامل الذي يعدّ المستودع كله دفعة واحدة، والجرد الدوري الذي يقسّم المستودع إلى أقسام ويجردها بالتتابع، والجرد الجزئي الذي يعدّ منتجات أو رفوفاً محددة فقط، والجرد الأعمى الذي لا يُظهر للعادّ الكمية المسجلة في النظام. والجرد الأعمى ليس نوعاً مستقلاً بقدر ما هو أسلوب لزيادة الدقة يمكن استخدامه مع الطرق الثلاث الأخرى.

1. الجرد الشامل

في الجرد الشامل يُعدّ المستودع بأكمله في يوم محدد. ميزته التحقق من كل منتج دفعة واحدة؛ وفي المقابل، إذا لم تتوقف حركة المستودع أثناء الجرد تفقد النتيجة صلاحيتها بسرعة. لذلك يُخطَّط للجرد الشامل عادةً مرات محدودة في السنة، وفي فترات يكون فيها البيع هادئاً.

2. الجرد الدوري

في الجرد الدوري يُقسَّم المستودع إلى رفوف أو مناطق أو مجموعات منتجات، ويُجرد جزء منها كل يوم أو كل أسبوع. لا يُغلق المستودع، بل يتوزع الجرد على سير العمل، وعند اكتمال دورة واحدة يكون المستودع كله قد جُرد. وهذه أكثر الطرق قابلية للتطبيق في مستودعات التجارة الإلكترونية التي تستقبل الطلبات باستمرار.

3. الجرد الجزئي (الموضعي)

يعدّ الجرد الجزئي منتجات أو رفوفاً مختارة لسبب محدد، مثل خانة لم يُعثر فيها على المنتج أثناء التجميع، أو منتج يُشتبه في وجود فرق فيه، أو منتجات حرجة قبل حملة، أو رفوف سُجّلت عليها مرتجعات. وهو سريع وموجّه، لكنه لا يتحقق وحده من المستودع بأكمله.

4. الجرد الأعمى

في الجرد الأعمى لا يرى العادّ الكمية المسجلة في النظام؛ بل يدخل ما عدّه فعلياً فقط. فمن يعرف الرقم في النظام قد يجري عدّاً يقترب من ذلك الرقم دون أن يشعر. الجرد الأعمى يزيل هذا الميل ويجعل الجرد أكثر حيادية.

التحضير لجرد المخزون: ماذا نفعل قبل البدء؟

تتحدد جودة الجرد إلى حد كبير بما يُنجز قبله. فإذا كان التحضير ناقصاً يصعب التمييز بين ما إذا كان الفرق الناتج عن الجرد خسارة حقيقية أم خطأ ناتجاً عن الجرد نفسه.

1. عالج السجلات المعلّقة: يجب ألا يبقى يوم الجرد أي سجل مفتوح لإدخال بضائع أو تحويل أو مرتجع. كلما كانت السجلات أحدث كان الفرق أكثر دلالة.
2. رتّب المستودع: يجب أن يكون المنتج الواحد في مكان واحد، وأن تكون المنتجات المختلفة غير مختلطة، وأن تكون عناوين الرفوف والخانات واضحة.
3. افحص الباركود: المنتجات ذات الملصقات غير المقروءة أو الممزقة أو الخاطئة هي أكبر مصدر لهدر الوقت أثناء الجرد؛ جدّدها مسبقاً.
4. حدّد الفريق والمهام: ليُكتب مسبقاً من سيعدّ أي قسم، ومن سيراجع، ومن سيعتمد.
5. خطّط لتدفق الطلبات: قرّر قبل الجرد كيف ستُعالج الطلبات الواردة أثناءه.
6. حدّد المنتجات المنفصلة: المنتجات المنتظرة للإرجاع والتالفة وتلك في طريق التحويل تُجرد منفصلة، ولا تختلط بالمخزون القابل للبيع.

نوصي بقراءةما هو الباركود؟ كيف تحصل على باركود المنتج (GTIN/EAN) وتقرأه وتستخدمه في التجارة الإلكترونية – دليل تطبيقي

كيف يتم جرد المخزون خطوة بخطوة؟

تسير الخطوات الثماني أدناه بالترتيب نفسه أياً كانت الطريقة التي تختارها. الترتيب مهم: تأتي إعادة العدّ قبل اعتماد قائمة الفروقات؛ والفرق الذي يُسجَّل في المخزون دون إعادة عدّ يجعل الخطأ دائماً.

1. حدّد نطاق الجرد

اكتب بوضوح أي مستودع أو قسم أو مجموعة منتجات سيُجرد. الجرد غير محدد النطاق يصعّب معرفة أي فرق يخص أي منطقة.

2. اختر فترة الجرد

اختر وقتاً يكون فيه ضغط الطلبات منخفضاً. أثناء الجرد يجب ألا يجري في المنطقة المشمولة إدخال أو إخراج أو نقل للمنتجات، أو أن تُدوَّن الحركات التي تتم بشكل منفصل.

3. جهّز قائمة الجرد

أعدّ قائمة جرد لكل خانة ومنتج. وإذا كنت ستجري جرداً أعمى فلا تُظهر الكمية المسجلة في النظام في القائمة؛ ليكن فيها المنتج والعنوان فقط.

4. قسّم الجرد إلى أقسام

قسّم المستودع إلى أقسام حسب الممر أو الرف أو الخانة، وأسند كل قسم إلى شخص. الأقسام الصغيرة تحدّ من الخطأ وتسهّل معرفة مصدر الفرق.

5. امسح المنتجات بالباركود

الكمية المكتوبة يدوياً تحمل خطر العدّ الخاطئ والكتابة الخاطئة. الجرد بمسح الباركود يتحقق من المنتج والكمية معاً. ويجب مسح الأنواع المختلفة من المنتج نفسه (المقاس، اللون) بباركود منفصل لكل منها.

6. استخرج قائمة الفروقات

عند اكتمال الجرد قارن الكميات المعدودة بالكميات في النظام. تُجمع الأصناف التي بها فرق في قائمة منفصلة: الناقصة والزائدة وغير المجرودة إطلاقاً.

7. أعد جرد الأصناف المختلفة

لتُعِد عدّ كل خانة ظهر فيها فرق شخصٌ غير الذي أجرى العدّ الأول. معظم الفروقات تختفي في العدّ الثاني؛ وما يتبقى هو الفرق الحقيقي.

8. اعتمد وسجّل في المخزون

اعتمد الفروقات المؤكَّدة وسجّلها في سجلات المخزون. يجب أن يبقى المعتمِد والتاريخ وسبب الفرق مسجلاً؛ وهكذا إذا تكرر الفرق نفسه مستقبلاً يمكنك الوصول إلى السبب الجذري.

كيف تُدار الطلبات الواردة أثناء الجرد؟

يستقبل مستودع التجارة الإلكترونية الطلبات في يوم الجرد أيضاً. وهناك ثلاث طرق لإدارة هذه الطلبات:

• توزيع الجرد على الأقسام: في الجرد الدوري يُغلق مؤقتاً القسم الذي يُجرد فقط؛ وتُجمَّع الطلبات من الأقسام الأخرى.
• إيقاف تدفق الطلبات لفترة قصيرة: في الساعات التي يكون فيها البيع هادئاً، يُؤجَّل تجميع الطلبات لفترة من أجل الجرد الشامل.
• تدوين الحركات: تُسجَّل الطلبات المستلمة والمنتجات الخارجة أثناء الجرد بشكل منفصل، وتُقيَّم مع نتيجة الجرد.

أياً كانت الطريقة التي تختارها فالقاعدة واحدة: يجب أن تكون حالة المنتج المجرود لحظة الجرد معروفة. فإذا أُخذ منتج من الرف المجرود أثناء الجرد فلا يمكن الوثوق بنتيجة ذلك المنتج.

ماذا نفعل إذا ظهر فرق في الجرد؟

ظهور الفرق أمر طبيعي؛ المهم هو معرفة سببه. كل فرق يُصحَّح دون معرفة سببه يعود بالشكل نفسه في الجرد التالي.

عند مراجعة قائمة الفروقات تذكّر أن الفروقات الموجبة والسالبة قد تلغي بعضها. فإذا ظهرت زيادة قطعتين في منتج ونقص قطعتين في آخر فالمجموع صفر، لكن كليهما خاطئ. لذلك يجب تقييم النتائج صنفاً صنفاً، لا بالكمية الإجمالية فقط.

ننصحكم بقراءةما هي إدارة المستودعات؟ إدارة المستودعات وإدارة المخزون في التجارة الإلكترونية

ما هو المخزون الوهمي وكيف نمنعه؟

المخزون الوهمي هو مخزون تظهر كميته في النظام دون وجود ما يقابله على الرف. وينشأ غالباً من تلف غير مسجل أو وضع في مكان خاطئ أو إخراج غير مسجل أو سجلات قديمة لم تُجرد قط.

للوقاية ثلاثة أجزاء: تسجيل الحركات، وإجراء الجرد بانتظام، وتصفير المناطق التي لم تُجرد أبداً مع مرور الوقت. فإذا لم يكن المنتج الموجود في خانة لم يُمسح أثناء الجرد موجوداً فعلاً، فلا معنى للاحتفاظ به في السجل؛ لكن يجب اتخاذ هذا القرار بموافقة مسؤول الجرد.

كم مرة يجب إجراء جرد المخزون؟

لا توجد وتيرة صحيحة واحدة؛ فهي تتغير بحسب سرعة بيع المنتج وقيمته وسجل أخطائه. والمبدأ العام هو جرد المنتجات كثيرة الحركة وذات الخطأ المكلف بشكل أكثر تكراراً.

نوصي بقراءةكيف يُحسب مخزون الأمان ونقطة إعادة الطلب؟ دليل تطبيقي لتخطيط المخزون وتحليل ABC ومعدل دوران المخزون في التجارة الإلكترونية

كيف يتم جرد المخزون بالباركود وبالهاتف؟

الجرد بالباركود يسجّل المنتج والكمية معاً بمسح الباركود على ملصق المنتج. فيزيل أخطاء الكتابة اليدوية ويسرّع الجرد بشكل ملحوظ.

الطرفية اليدوية هي الجهاز الأشهر لمسح الباركود لكنها ليست شرطاً. فاليوم تتيح كثير من برامج المستودعات إجراء الجرد بكاميرا الهاتف الذكي. وهذا يعني أن بإمكانك إجراء الجرد قسماً قسماً ودون إغلاق المستودع، من دون استثمار في أجهزة إضافية. وإذا توفرت لديك طرفية يدوية أو قارئ باركود فيمكنك الاستمرار في استخدامهما.

نوصيك بقراءةما هو SKU؟ كيف تُنشئ رمز وحدة حفظ المخزون (SKU): أمثلة وقواعد الترميز وأداة إنشاء SKU

بأي مؤشرات يُقاس نجاح جرد المخزون؟

إغلاق الجرد بعبارة «انتهى» فقط يمنع تحسين الجرد التالي. وتبيّن المؤشرات التالية سلامة منظومة الجرد لديك:

• دقة الأصناف: في كم من الأصناف المجرودة تطابق السجل مع الواقع. يُتوقع أن ترتفع مع الوقت.
• قيمة الفرق: المقابل المالي للكميات الناقصة والزائدة. توضح أي جرد أظهر فرقاً أكثر كلفة.
• مواضع الفروقات المتكررة: إذا ظهر الفرق مراراً في الرف أو المنتج أو العملية نفسها فهذا يعني أن السبب الجذري لم يُحل بعد.
• الفروقات التي تختفي عند إعادة العدّ: نسبة فروقات العدّ الأول التي تختفي في العدّ الثاني تدل على جودة انضباط الجرد.
• مدة الجرد: الزمن الذي يستغرقه جرد قسم ما؛ يفيد في إيجاد التعديلات التي تسرّع الجرد.

كيف يُحسب فرق الجرد ودقة المخزون؟

دقة الأصناف هي نسبة عدد الأصناف التي ظهرت بلا فرق إلى عدد الأصناف المجرودة. أما قيمة الفرق فهي حاصل ضرب الكميات الناقصة والزائدة في تكلفة الوحدة. تتيح لك الأداة أدناه حساب الاثنين معاً بنتائج جردك أنت.

الدرس الرئيسي الذي تُظهره الأداة هو أن الدقة لا يمكن التعبير عنها برقم واحد. فإذا كانت دقة الأصناف عالية وقيمة الفرق كبيرة، فهذا يعني أن عدداً قليلاً من المنتجات الغالية خاطئ؛ وإذا كانت الدقة منخفضة والقيمة صغيرة، فهذا يعني أن انضباط السجلات تراخى في المنتجات الرخيصة. كل نظرة تتطلب إجراءً مختلفاً.

نوصي بقراءةكيف تتم مزامنة مخزون الأسواق الإلكترونية؟ منع البيع الزائد، والمخزون الآمن، ومخزون المستودع والمتجر، والمخزون عند الإرجاع والإلغاء، وحاسبة المخزون الآمن وفحص الإعداد

أخطاء شائعة في جرد المخزون

• العدّ والسجلات غير محدّثة: الجرد الذي يتم قبل معالجة سجلات الإدخال والإخراج المعلّقة ينتج فروقات غير حقيقية.
• ترك حركة المستودع دون ضبط: إذا نُقلت المنتجات أو جُمعت أثناء الجرد فلا يمكن الوثوق بنتيجته.
• تصحيح الفرق دون إعادة عدّ: يحوّل خطأ العدّ إلى خطأ في المخزون.
• النظر إلى الكمية الإجمالية فقط: الفروقات الموجبة والسالبة تلغي بعضها؛ وإذا لم يُنظر صنفاً صنفاً تبقى الأخطاء مخفية.
• عدم البحث عن السبب: تصحيح الفرق والمضي قدماً يجعل الفرق نفسه يعود في الجرد التالي.
• خلط المرتجعات والمنتجات التالفة بالمخزون القابل للبيع: يبدو المخزون مرتفعاً لكن المنتجات القابلة للبيع قليلة.
• إجراء الجرد مرة واحدة في السنة ثم تركه: تتراكم الأخطاء لأشهر؛ والجرد المنتظم الصغير أكثر موثوقية من جرد واحد كبير.
• إظهار كمية النظام لمن يجري الجرد: ينشأ ميل إلى عدّ يوافق التوقع؛ والجرد الأعمى يمنع ذلك.

كيف نراجع منظومة جرد المخزون؟

علّم على الأسئلة الثمانية التالية بحسب مستودعك. وتبيّن لك الأداة مدى استقرار منظومة الجرد لديك بحسب ما علّمته.

قائمة التحقق من جرد المخزون

كيف يتم جرد المخزون مع Faprika؟

يقدّم نظام إدارة المستودعات من Faprika، Faprika Depo، وحدة الجرد داخل لوحة Faprika الخاصة بك. لا يوجد برنامج جرد منفصل ولا بيانات مخزون منفصلة؛ ولأن الطلبات والمنتجات والمخزون في مكان واحد، تنعكس نتيجة الجرد مباشرة على المخزون.

يسير الجرد مع Faprika Depo على النحو التالي:

• الجرد خانةً خانة: يُفتح جرد للمستودع وتُمسح منتجات كل خانة. يمكن إجراء الجرد بالهاتف أيضاً؛ وتتقدم قسماً قسماً دون إغلاق المستودع.
• تُعرض عليك قائمة الفروقات أولاً: تُقارن الكمية المعدودة بالكمية في النظام؛ ولا يُسجَّل الفرق في المخزون قبل اعتمادك.
• مطابقة الرفوف المجرودة: يُسجَّل فرق الجرد الذي اعتمدته في مخزون المنتج الفعلي.
• تصفير ما لم يُجرد: يمكن تصفير الخانات التي لم تُجرد إطلاقاً؛ فلا يترك السجل القديم مخزوناً وهمياً في المستودع.
• الخانات المنتظرة للجرد: الخانات التي لم يُعثر فيها على المنتج أثناء التجميع (المسجلة بخيار «لم أجده») تُدرج في قائمة منفصلة؛ وتُجرد هي أولاً.
• مطابقة مخزون الرف مع مخزون المنتج: يُحسب المخزون المفترض بخصم الطلبات التي لم تُجمَّع بعد من الكميات الموجودة على الرفوف؛ تُعرض قائمة الفروقات أولاً، وإذا اعتمدتها تُطبَّق.
• قابلية التتبع: تظهر عمليات ترتيب الرفوف والتحويل والتجميع والجرد في سجل العمليات مع الموظف والتاريخ؛ فيمكن تتبّع مصدر فرق المخزون.

يمكنك الاطلاع على الباقات التي تتضمن وحدة المستودع، والتي تُضاف فيها بترخيص إضافي، في صفحة Faprika Depo وفي مقارنة باقات التجارة الإلكترونية. أما كيف تنعكس معلومات المخزون المصحَّحة بالجرد على الأسواق الإلكترونية فستجده في مقالنا عن مزامنة المخزون.

نوصي بقراءةما هو WMS؟ كيف يعمل نظام إدارة المستودعات؟ (دليل للتجارة الإلكترونية)

الأسئلة الشائعة

ما هو جرد المخزون؟

هو عملية عدّ المنتجات الموجودة فعلياً في المستودع أو المتجر ومقارنتها بسجلات المخزون في النظام. الهدف هو اكتشاف الفرق بين الكمية المسجلة والكمية الفعلية وتصحيح السجلات وفقاً للواقع.

كيف يتم جرد المخزون؟

يُحدَّد أولاً نطاق الجرد وموعده. ثم تُعدّ المنتجات بمسح الباركود، وتُقارن الكميات المعدودة بما في النظام، وتُعاد عدّ الأصناف المختلفة، ثم يُعتمد الفرق المؤكَّد ويُسجَّل في المخزون.

كم مرة يجب إجراء جرد المخزون؟

لا توجد وتيرة صحيحة واحدة. تُجرد المنتجات سريعة البيع وعالية القيمة بشكل متكرر، وبطيئة البيع بشكل أقل. وفي مستودعات التجارة الإلكترونية التي تستقبل الطلبات باستمرار، يعدّ الجرد الدوري الذي يقسّم المستودع إلى أقسام الطريقة الأكثر قابلية للتطبيق.

ما هو الجرد الأعمى؟

هو نوع من الجرد لا تُعرض فيه الكمية المسجلة في النظام على من يقوم بالعدّ. يُدخل الشخص ما عدّه فعلياً فقط، فيزول الميل إلى التقرّب من الرقم المسجل في النظام ويصبح الجرد أكثر حيادية.

ما هو المخزون الوهمي؟

هو مخزون تظهر كميته في النظام دون وجود ما يقابله على الرف. ينشأ من تلف غير مسجل أو وضع في مكان خاطئ أو إخراج غير مسجل أو سجلات قديمة لم تُجرد قط. يمنع ذلك الجرد المنتظم وتصفير المناطق التي لم تُجرد أبداً.

هل يلزم جهاز محمول للمستودعات (طرفية يدوية) لجرد المخزون؟

لا. الطرفية اليدوية جهاز معروف لكنها ليست شرطاً. تتيح كثير من برامج المستودعات إجراء الجرد بمسح الباركود بكاميرا الهاتف الذكي؛ وإذا توفرت لديك طرفية يدوية أو قارئ باركود فيمكن استخدامهما أيضاً.

مقالات قد تهمك

• ما هي متابعة المخزون؟ وكيف تتم؟
• ما هو WMS؟ كيف يعمل نظام إدارة المستودعات؟ (دليل لـالتجارة الإلكترونية)
• كيف تتم مزامنة مخزون الأسواق الإلكترونية؟ منع البيع الزائد، والمخزون الآمن، ومخزون المستودع والمتجر، والمخزون عند الإرجاع والإلغاء، وحاسبة المخزون الآمن وفحص الإعداد
• كيف يُحسب مخزون الأمان ونقطة إعادة الطلب؟ دليل تطبيقي لتخطيط المخزون وتحليل ABC ومعدل دوران المخزون في التجارة الإلكترونية