Contenido 18 secciones
- ¿Qué es la venta de productos con número de serie?
- ¿En qué productos se necesita el seguimiento de serie?
- ¿Por qué se sigue el número de serie?
- ¿Por qué fases pasa el seguimiento de serie?
- ¿Cómo se lleva el registro de series en el stock?
- ¿Cómo se asigna el número de serie en el pedido?
- ¿Cómo se gestiona el seguimiento de series en marketplaces y ventas multicanal?
- ¿Cómo se controla el número de serie en devoluciones y cambios?
- ¿Cómo se usa el registro de series ante un aviso de retirada de producto?
- ¿Cómo se informa al cliente del número de serie?
- ¿Cómo se implanta paso a paso un sistema de seguimiento de series?
- ¿Qué métodos de seguimiento de series existen?
- ¿Cómo se calcula la carga de trabajo y el coste de los errores del seguimiento de series?
- ¿Cuáles son los errores frecuentes en el seguimiento de series?
- ¿Cómo se audita el sistema de seguimiento de series?
- ¿Cómo se mide el seguimiento de series?
- ¿Cómo se gestiona la venta de productos con número de serie con Faprika?
- Preguntas frecuentes
En productos como teléfonos, ordenadores, electrodomésticos o pequeños aparatos, el cliente no compra solo el producto, sino también su garantía y un posible derecho a servicio técnico. Cada uno de estos productos tiene su propio número, y toda conversación posterior a la venta se basa en él: consulta de garantía, devolución, cambio, sospecha de robo o aviso de retirada del fabricante. La respuesta breve a la pregunta cómo vender productos con número de serie es esta: registrar el número de serie de cada unidad en la recepción de mercancía, asignarlo a esa unidad en el pedido, verificarlo antes del embalaje y cotejarlo con el mismo número cuando llegue una devolución.
En esta guía explicamos qué son el número de serie, el IMEI y el número de lote (partida), en qué productos se necesita el seguimiento, cómo llevar el registro de series en el stock y en el pedido, qué cuidar en devoluciones y cambios, y cuáles son los errores más frecuentes. De las dos herramientas del artículo, una sirve para calcular su carga de trabajo de registro de series y el coste de las disputas por series erróneas, y la otra para auditar su sistema actual de seguimiento de series. Al final de la guía también indicamos con claridad qué ofrece Faprika sobre este tema y qué significa la expresión «Producto de serie» en Faprika.
¿Qué es la venta de productos con número de serie?
La venta de productos con número de serie es la venta de productos cuyas unidades se siguen mediante un número único y el mantenimiento de ese número en el registro desde la venta hasta la devolución. Aunque haya cien unidades del mismo modelo, el número de cada una es distinto; la tienda sabe por ese número qué unidad fue a qué cliente. Este enfoque también se llama seguimiento de productos de serie o seguimiento por número de serie.
Un producto normal se gestiona con el código de stock (SKU) y la cantidad: basta con saber que «hay 40 unidades de este producto». En un producto con seguimiento de serie hace falta saber que «hay 40 unidades de este producto y el número de cada una es este». Es decir, lo que se sigue no es el tipo de producto, sino cada unidad.
¿Cuál es la diferencia entre número de serie, IMEI y lote?
El número de serie corresponde a un solo dispositivo, el IMEI al identificador único de un dispositivo móvil, y el lote al grupo de productos fabricados en la misma partida. Los tres aportan trazabilidad, pero responden a preguntas distintas.
| Tipo de seguimiento | ¿Qué identifica? | ¿Dónde se usa más? | ¿Qué pregunta responde? |
|---|---|---|---|
| Número de serie | Un solo dispositivo | Electrónica y electrodomésticos | ¿Con qué pedido salió este dispositivo y tiene garantía? |
| IMEI | El identificador único de un dispositivo móvil | Teléfonos y tabletas | ¿Es este el dispositivo que se vendió al cliente? |
| Lote (partida) | El grupo de productos llegado en la misma partida | Cosmética, alimentación, suplementos, algunos productos químicos | ¿A qué clientes fue esta partida y cuándo caduca? |
El foco de esta guía es el seguimiento a nivel de unidad, como el número de serie y el IMEI. La lógica del seguimiento por lotes es similar; solo que el registro se lleva a nivel de partida en lugar de por unidad.
¿En qué productos se necesita el seguimiento de serie?
El seguimiento de serie se necesita en productos en los que cada unidad tiene un significado de garantía, servicio técnico o seguridad. Seguir con número de serie todos los productos supone una carga de trabajo innecesaria; la necesidad se determina según el valor y el riesgo posventa.
- Dispositivos electrónicos: Productos que requieren garantía y servicio técnico, como teléfonos, tabletas, portátiles, auriculares y cámaras.
- Electrodomésticos y grandes aparatos: El periodo de garantía y el historial de servicio dependen del número de serie.
- Pequeños electrodomésticos: Productos cubiertos por garantía y con posibilidad de retirada.
- Productos de alto valor: Productos con riesgo de falsificación y robo, como relojes, joyas o accesorios valiosos.
- Equipos y maquinaria: Productos cuyo registro de mantenimiento y correspondencia de repuestos se basan en el número de serie.
En productos como ropa, accesorios y consumibles, el seguimiento de serie por lo general no hace falta; allí basta con gestionar bien opciones como la talla y el color. El seguimiento de las opciones como artículos de stock independientes lo explicamos en nuestro artículo ¿Qué es una variante de producto? ¿Cómo crear y gestionar variantes en el comercio electrónico? Guía de tallas, colores, códigos de stock y códigos de barras, calculadora del número de variantes y auditoría de salud.
¿Por qué se sigue el número de serie?
El número de serie es el único punto de verificación en todas las situaciones posventa, como garantía, devolución, retirada de producto y falsificación. Si el número no está registrado, cada conversación depende de declaraciones verbales y la disputa sale más cara.
- Garantía y servicio técnico: La fecha de venta del dispositivo se encuentra a partir del número de serie; la discusión sobre el periodo de garantía se acorta.
- Devolución y cambio: Se verifica que el dispositivo que devuelve el cliente es realmente el que usted vendió.
- Retirada de producto: Si el fabricante anuncia la retirada de productos de un determinado rango de series, puede localizar a qué clientes fue el dispositivo con ese número.
- Falsificación y abuso: El número permite detectar los intentos de devolver un dispositivo comprado en otro lugar o de cambiar un dispositivo dañado por uno en buen estado.
- Exactitud del stock: El registro por serie muestra qué unidad falta cuando aparece una diferencia en el recuento.
¿Por qué fases pasa el seguimiento de serie?
El seguimiento de serie es una cadena de cinco fases: recepción de mercancía, registro de stock, asignación al pedido, verificación del paquete y posventa. Si se omite cualquier eslabón de la cadena, el número no coincide con el pedido y el registro no sirve.
- 1. Recepción de mercancía: Se escanea o se introduce el número de serie de cada dispositivo recibido.
- 2. Registro de stock: El número se vincula al código de stock del producto y su estado pasa a «en stock».
- 3. Asignación al pedido: Mientras se prepara el pedido, se asigna un número de serie a cada unidad vendida.
- 4. Verificación del paquete: Antes de cerrar la caja, se vuelven a escanear los números asignados.
- 5. Posventa: En caso de garantía, devolución o cambio, se busca el número y se llega al pedido.
¿Cómo se lleva el registro de series en el stock?
El registro de series en el stock consiste en guardar de forma única el número de cada unidad vinculado al código de stock del producto. Un sistema en el que el mismo número puede registrarse dos veces no es fiable; el sistema de registro debe rechazar el número repetido.
- Escanee el número, no lo escriba: El número escrito a mano contiene errores; escanear el código de barras o el código QR elimina los errores de escritura.
- Controle la unicidad: No debe poder introducirse dos veces el mismo número de serie; el registro duplicado es el peor caso en una disputa.
- Use el campo de estado: El estado de cada número debe estar claro: en stock, vendido, devuelto, en servicio técnico o dañado.
- Vincule bien el código de stock: Si el número se vincula al producto equivocado, el pedido se verifica con el número de un modelo erróneo.
- No ate la entrada a una sola persona: El registro debe estar en un sistema común al que todos accedan, no en la hoja de cálculo de una persona.
¿Qué información debe conservarse en el registro del número de serie?
Junto al número de serie se conservan como mínimo el código de stock del producto, su estado, la fecha de llegada y, si se ha vendido, el número de pedido. Estos cuatro datos responden a la mayoría de las preguntas de garantía y devolución.
| Campo | ¿Para qué sirve? |
|---|---|
| Número de serie | Identifica la unidad de forma única |
| Código de stock | Indica a qué producto pertenece |
| Situación | Distingue entre en stock, vendido, devuelto y en servicio técnico |
| Fecha de entrada y origen | Indica con qué partida y proveedor llegó |
| Número de pedido | Si se vendió, permite encontrar a qué cliente fue |
¿Cómo se asigna el número de serie en el pedido?
La asignación de series en el pedido consiste en vincular el número de serie de cada unidad vendida a la línea del pedido. La asignación se hace mientras se prepara el pedido; así, el número queda en el registro junto con el pedido, el cliente y la factura.
- Tantos números como unidades: Si se venden tres unidades, se asignan tres números distintos; un solo número no puede representar tres unidades.
- Haga la asignación durante la preparación: Si quien retira el producto de la estantería escanea el número en ese momento, no hace falta adivinarlo después.
- Verifique después de asignar: Si los números se escanean de nuevo antes de cerrar el paquete, la asignación errónea se detecta antes del envío.
- Si el pedido cambia, renueve la asignación: Si el pedido se cancela o se cambia el producto, los números correspondientes vuelven al estado «en stock».
¿Cómo se gestiona el seguimiento de series en marketplaces y ventas multicanal?
En la venta multicanal, el seguimiento de series se gestiona vinculando los pedidos de todos los canales al mismo registro de series. En un sistema en el que cada canal lleva su propio stock por separado, el mismo número puede venderse en dos canales; por eso el estado del número debe gestionarse desde una única fuente.
- Una única fuente de verdad: El estado del número se conserva en un solo lugar; los canales siguen esa fuente.
- Registre la información del canal: Saber por qué canal se vendió el número orienta la conversación sobre devolución y garantía.
- Las reglas de devolución varían según el canal: Cada canal de venta tiene su propio plazo y condiciones de devolución; el registro de series aporta la prueba necesaria para aplicar estas reglas.
- Coherencia de códigos: En los sistemas en que la correspondencia de productos se hace por código de stock y código de barras, es imprescindible que los códigos sean coherentes.
Explicamos en detalle cómo configurar el flujo de stock multicanal en nuestro artículo ¿Cómo se sincroniza el stock con los marketplaces? Prevención de la sobreventa, stock de seguridad, stock de almacén y de tienda, stock en devoluciones y cancelaciones, calculadora de stock de seguridad y auditoría del sistema.
¿Cómo se controla el número de serie en devoluciones y cambios?
El control de serie en devoluciones y cambios consiste en verificar que el número del dispositivo devuelto es el mismo que el del dispositivo vendido. Si no se hace este control, puede devolverse otro dispositivo o cambiarse un dispositivo dañado por uno en buen estado.
- Escanee el número: Busque en el sistema el número del dispositivo devuelto; se verá la correspondencia con el pedido y el cliente.
- Si no coincide, sepárelo: Si el número no concuerda con el pedido, no incorpore el producto al stock vendible; examínelo aparte.
- Actualice el estado: Hasta que se revise el dispositivo, se mantiene en el estado «devuelto, pendiente de revisión».
- En un cambio, vincule el número nuevo: Si se envía un dispositivo nuevo al cliente, el número nuevo se vincula al pedido y el antiguo al registro de devolución.
- Mantenga aparte el dispositivo dañado: Un dispositivo dañado o pendiente de servicio técnico no debe entrar en el stock vendible.
¿Cómo se usa el registro de series ante un aviso de retirada de producto?
Si el fabricante anuncia la retirada de productos de un determinado rango de series, el registro de series le permite encontrar con rapidez a qué clientes fue un dispositivo de ese rango. Sin registro, habría que revisar a todos los compradores o enviar un aviso general a todos; esto es lento y daña la confianza.
- Consulte el rango: Busque en el sistema los números del rango de series anunciado y vea su estado.
- Aparte lo que hay en stock: Retire de la venta las unidades afectadas que aún estén en stock.
- Localice lo vendido: Identifique a los clientes a partir de los pedidos de las unidades vendidas e infórmeles.
- Registre el proceso: A quién, cuándo y qué información se dio; este registro servirá de prueba en el futuro.
¿Cómo se informa al cliente del número de serie?
El número de serie puede comunicarse al cliente mediante la factura, el resumen del pedido o la etiqueta de la caja; lo importante es que el número del dispositivo que el cliente tiene en la mano coincida con el del registro de venta. Cuando el cliente solicite garantía o servicio técnico, también debe poder facilitar el número por sí mismo.
- Factura y registro del pedido: Tener el número en el registro del pedido le permite responder rápido cuando el cliente le llame.
- Caja y etiqueta del dispositivo: El número de la etiqueta del propio dispositivo debe coincidir con el del registro.
- Certificado de garantía: Si el número de serie del producto figura en el certificado, el vínculo entre el certificado y el dispositivo queda visible.
¿Cómo se implanta paso a paso un sistema de seguimiento de series?
Para implantar el seguimiento de series, primero determine los productos que se van a seguir y después añada por orden los pasos de registro y verificación. En lugar de cambiarlo todo de golpe, empezar con un grupo pequeño de productos reduce el riesgo de errores.
- 1. Defina el alcance: Elija qué productos requieren seguimiento de serie según el criterio de garantía y valor.
- 2. Escriba la regla de registro: Defina dónde, quién y en qué formato se registrará el número.
- 3. Establezca el escaneo: Asegure que el número se introduce mediante escaneo en la recepción de mercancía y en el embalaje.
- 4. Defina la regla de devoluciones: Escriba cómo se comprobará el número del dispositivo devuelto y en qué casos se incorporará al stock.
- 5. Pruebe con un grupo pequeño: Póngalo en marcha con unos pocos productos y confirme que los registros se llevan correctamente.
- 6. Amplíe y mida: Mida los resultados y extienda el proceso al resto de productos.
¿Qué métodos de seguimiento de series existen?
El seguimiento de series puede hacerse con métodos distintos, como hojas de cálculo manuales, campos de serie en el software de comercio electrónico y sistemas de gestión de almacén. Cuál conviene depende del volumen de ventas, del valor del producto y de la carga de trabajo del almacén.
| Método | ¿Cómo funciona? | Punto fuerte | Punto débil |
|---|---|---|---|
| Hoja de cálculo manual | Los números se escriben en la hoja | No requiere instalación | Son habituales los errores, los registros duplicados y los problemas de acceso |
| Campo de serie en el software | El número se guarda en el pedido y en el registro del producto | El registro permanece junto al pedido | El proceso de escaneo debe montarse aparte |
| Sistema de gestión de almacén | El número se escanea de la recepción de mercancía a la expedición | Toda la cadena queda registrada | Requiere instalación y formación |
Con poco volumen se puede empezar con una hoja de cálculo, pero a medida que aumentan el volumen y el valor de los productos, el registro debe trasladarse al interior del sistema. La lógica de los sistemas que gestionan por completo la operación del almacén la encontrará en nuestro artículo ¿Qué es un WMS? ¿Cómo funciona un sistema de gestión de almacén? (Guía para el comercio electrónico).
¿Cómo se calcula la carga de trabajo y el coste de los errores del seguimiento de series?
El coste del seguimiento de series se compone de dos partidas: la carga de trabajo de registrar el número de cada unidad y las disputas causadas por registros de serie erróneos o incompletos. Ver ambas a la vez muestra cuánto vale mejorar el registro. La herramienta de abajo calcula ambas partidas al mes. Los valores son de ejemplo; introduzca sus propias cifras.
La lección de la herramienta es que las disputas, por sí solas, pueden costar tanto como la carga de trabajo del registro. Incluso un porcentaje pequeño de disputas determina el total si el coste por disputa es alto; por eso el registro de series debe valorarse no solo como carga de trabajo, sino como medida de prevención de riesgos.
¿Cuáles son los errores frecuentes en el seguimiento de series?
La mayoría de los errores del seguimiento de series nacen de pequeños descuidos en el proceso de registro. Los errores siguientes hacen que el número no sirva de nada aunque se lleve un registro.
- Escribir el número de serie a mano: Una sola letra equivocada hace que el número no se pueda encontrar.
- Registrar dos veces la misma serie: El registro duplicado deja incierto qué dispositivo es el correcto en una conversación de devolución y garantía.
- No escanear antes del embalaje: El dispositivo con un número equivocado se detecta cuando ya ha llegado al cliente.
- Incorporar al stock sin control un dispositivo devuelto: Un dispositivo dañado o distinto podría volver a venderse.
- No vincular la serie al pedido: El número está registrado, pero no se sabe a quién fue; el registro no sirve.
- Hacer depender el registro de una sola persona: Cuando esa persona no está, no se puede acceder al registro y el proceso se detiene.
- Vender sin serie un producto que debería tenerla: Si nunca se registró el número de un producto cubierto por garantía, ya no hay remedio.
- Someter todos los productos al seguimiento de serie: Genera una carga de trabajo innecesaria; el seguimiento debe limitarse a productos valiosos y con garantía.
¿Cómo se audita el sistema de seguimiento de series?
La herramienta de abajo evalúa su sistema actual de seguimiento de series con ocho preguntas. Marque los puntos que se ajusten a su caso; la herramienta le dirá cuán sólido es su sistema.
¿Cómo se mide el seguimiento de series?
Unos pocos indicadores muestran si el sistema funciona. Hay que seguir los resultados por grupo de productos; la cifra general oculta el producto problemático.
| Indicador | Qué indica |
|---|---|
| Porcentaje de ventas sin registro de serie | Cuán completo es el seguimiento |
| Número de disputas por series | El problema que causa un registro erróneo o incompleto |
| Tiempo de registro por serie | La rapidez del proceso de escaneo |
| Número de devoluciones que no coinciden | Riesgo de abuso y de error de registro |
| Tiempo de respuesta a una consulta de garantía | Si el registro se puede localizar |
¿Cómo se gestiona la venta de productos con número de serie con Faprika?
Primero, una distinción importante: el tipo «Producto de serie» que se elige al añadir un producto en Faprika no significa seguimiento por número de serie; significa una serie (set) en la que se venden juntas todas las tallas de un producto. En un producto de serie, cuando el cliente añade una unidad al carrito, se añade una unidad de cada talla y la serie no se rompe. Una función de seguimiento basada en número de serie o IMEI que registre cada unidad por separado no figura en las fuentes de Faprika en las que se basa este artículo. Si tiene esta necesidad, puede hablar con nuestros expertos y planificar la solución juntos.
En Faprika existen estas funciones cercanas a este tema que respaldan su sistema de seguimiento de series:
- Código de stock único y código de barras: Al añadir un producto, el código de stock es obligatorio y exclusivo del producto; el código de barras también debe ser único y es obligatorio para los marketplaces. La repetición de códigos de stock provoca confusión en el stock.
- Código de ubicación en el almacén: Permite registrar la ubicación del producto en el almacén; facilita llegar rápido al producto y gestionar un almacén grande con poco personal.
- Registro de movimientos de stock: Puede registrar en el sistema las entradas y salidas de stock; el producto dispone de las opciones «Seguir stock» y «Registrar movimiento de stock».
- Verificación de pedidos: Los productos de cada pedido se confirman escaneando el código de barras; el envío de un producto equivocado se detecta antes del transporte. Que la función esté incluida en su plan depende del plan; para más detalle, consulte la página de planes.
- Gestión de almacén: Si quiere gestionar por completo la operación del almacén, puede conocer el complemento Faprika Depo.
Los pasos para añadir productos están en las páginas de formación Añadir un producto nuevo, Añadir un producto normal y Añadir un producto de serie, y la gestión de pedidos en la página de formación Pedidos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la venta de productos con número de serie?
Es la venta de productos cuyas unidades se siguen mediante un número único y el mantenimiento de ese número en el registro desde la venta hasta la devolución. Este registro indica qué dispositivo fue a parar a quién en casos de garantía, devolución y retirada de producto.
¿Cuál es la diferencia entre número de serie, IMEI y lote?
El número de serie identifica un solo dispositivo, el IMEI el identificador único de un dispositivo móvil, y el lote el grupo de productos fabricados en la misma partida. Los dos primeros se siguen a nivel de unidad; el lote, a nivel de partida.
¿En qué productos se necesita el seguimiento de serie?
Se necesita en dispositivos electrónicos, electrodomésticos, productos de alto valor y equipos que implican garantía, servicio técnico o seguridad. En productos como ropa y consumibles, por lo general no hace falta.
¿Cuándo debe asignarse el número de serie al pedido?
Debe asignarse mientras se prepara el pedido, escaneándolo al retirar el producto de la estantería. Si los números se escanean una vez más antes de cerrar el paquete, las asignaciones erróneas se detectan antes del envío.
¿Por qué se comprueba el número de serie en una devolución?
Para verificar que el dispositivo devuelto es el mismo que se vendió. Si el número no coincide con el pedido, el dispositivo no se incorpora al stock vendible; así se evitan abusos como la devolución de otro dispositivo o el cambio de un dispositivo dañado.
¿El «Producto de serie» de Faprika es seguimiento por número de serie?
No. El tipo Producto de serie de Faprika designa la serie en la que se venden juntas todas las tallas de un producto; cuando el cliente lo añade al carrito, se añade una unidad de cada talla. El seguimiento por número de serie o por IMEI no es la función de este tipo. En cambio, el código de stock único, el código de barras, el registro de movimientos de stock y la Verificación de pedidos respaldan el sistema de seguimiento de series; para ver las diferencias entre planes, consulte la página de planes.
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