Comment faire un inventaire de stock

Le système affiche dix unités d'un produit, mais il n'en reste que trois sur l'étagère. Le client passe commande, l'entrepôt ne trouve pas le produit, la commande est annulée et le client ne revient pas. Ce scénario est la conséquence naturelle de l'écart qui se creuse avec le temps entre les enregistrements de stock et la réalité du rayon. La réponse courte à la question comment faire un inventaire de stock : définir la zone et le moment à compter, scanner les produits par code-barres, comparer les quantités comptées à celles du système, vérifier les écarts en les recomptant, puis enregistrer dans le stock le résultat validé.

Dans ce guide, nous expliquons ce qu'est l'inventaire de stock, pourquoi il est indispensable en e-commerce, les méthodes d'inventaire complet, d'inventaire tournant, d'inventaire partiel et de comptage à l'aveugle, la préparation avant l'inventaire, la mise en œuvre en huit étapes, la marche à suivre en cas d'écart et les erreurs fréquentes. Parmi les deux outils de l'article, l'un calcule la fiabilité des stocks et la valeur de l'écart, l'autre audite votre dispositif d'inventaire en huit questions. Pour l'aspect comptable et fiscal de l'inventaire, consultez votre expert-comptable avant toute décision ferme ; cet article donne des informations générales et ne remplace pas un conseil financier.

Qu'est-ce qu'un inventaire de stock ?

L'inventaire de stock consiste à compter un à un les produits réellement présents dans l'entrepôt ou le magasin et à les comparer aux enregistrements de stock du système. Le but est de trouver l'écart entre la quantité enregistrée et la quantité réelle, d'en comprendre la cause et de corriger les enregistrements en fonction de la réalité.

Un inventaire ne se limite pas à compter des produits. Un inventaire bien mené révèle aussi la quantité présente sur chaque étagère, les produits dont l'enregistrement est erroné et le processus à l'origine de l'écart. C'est pourquoi l'inventaire est, dans la gestion des stocks, à la fois une étape de contrôle et d'apprentissage.

L'inventaire de stock et le suivi des stocks, est-ce la même chose ?

Non. Le suivi des stocks consiste à surveiller en continu, par des enregistrements, les mouvements tels que les entrées de produits, les ventes et les retours. L'inventaire de stock, lui, vérifie physiquement si ces enregistrements reflètent la réalité. Le suivi tient les enregistrements, l'inventaire les vérifie.

À lire aussiQu'est-ce que le suivi des stocks ? Comment le mettre en place ?

Pourquoi l'inventaire de stock est-il important en e-commerce ?

En e-commerce, le client ne voit pas le produit sur l'étagère ; il se fie à l'information de stock affichée sur le site ou sur la place de marché. Si cette information est fausse, les conséquences s'enchaînent :

• Survente : un produit enregistré comme disponible mais absent de l'étagère est vendu, et la commande ne peut pas être honorée.
• Annulation et perte de clients : une commande qui ne peut pas être préparée est annulée, et le client annulé emporte avec lui sa confiance.
• Ventes manquées : un produit présent sur l'étagère mais enregistré comme épuisé ne peut pas être vendu.
• Mauvaise décision d'achat : une commande passée sans connaître le stock réel apporte trop ou pas assez de marchandise.
• Performance sur les places de marché : sur les places de marché, les commandes annulées pour rupture de stock peuvent nuire à la performance du vendeur.

Un stock qui apparaît dans le système sans exister sur l'étagère s'appelle un stock fantôme. Le stock fantôme avance en silence : personne ne le remarque, jusqu'à ce qu'un client commande ce produit. Un inventaire régulier vous permet de le trouver avant que le client ne le découvre.

À lire aussiQue faire d'une page produit en rupture de stock ? SEO, expérience client et redirections pour les produits épuisés : guide pratique

Quelles sont les méthodes d'inventaire de stock ?

L'inventaire de stock se fait selon quatre méthodes de base : l'inventaire complet, qui compte tout l'entrepôt en une fois ; l'inventaire tournant, qui divise l'entrepôt en zones comptées tour à tour ; l'inventaire partiel, qui ne compte que des produits ou des étagères choisis ; et le comptage à l'aveugle, qui ne montre pas la quantité du système à la personne qui compte. Le comptage à l'aveugle est moins un type d'inventaire qu'une technique de fiabilité utilisable avec les trois autres.

1. Inventaire complet

Dans l'inventaire complet, tout l'entrepôt est compté un jour donné. L'avantage est que chaque produit est vérifié en une seule fois ; en revanche, si les mouvements de l'entrepôt ne sont pas arrêtés pendant le comptage, le résultat devient vite obsolète. C'est pourquoi l'inventaire complet est généralement planifié un nombre limité de fois par an, pendant les périodes calmes.

2. Inventaire tournant

Dans l'inventaire tournant, l'entrepôt est divisé en étagères, en zones ou en groupes de produits, et l'un d'eux est compté chaque jour ou chaque semaine. L'entrepôt ne ferme pas, le comptage s'intègre au travail courant, et à la fin d'un cycle tout l'entrepôt a été compté. C'est la méthode la plus applicable dans les entrepôts e-commerce qui reçoivent des commandes en continu.

3. Inventaire partiel (ponctuel)

L'inventaire partiel compte des produits ou des étagères choisis pour une raison précise : un emplacement dont le produit est introuvable au picking, un produit soupçonné d'écart, des produits critiques avant une campagne ou des étagères où des retours ont été saisis. Il est rapide et ciblé ; toutefois, seul, il ne vérifie pas tout l'entrepôt.

4. Comptage à l'aveugle

Dans le comptage à l'aveugle, la personne qui compte ne voit pas la quantité du système ; elle saisit uniquement ce qu'elle a réellement compté. Une personne qui connaît le chiffre du système peut, sans le vouloir, compter en se rapprochant de ce chiffre. Le comptage à l'aveugle supprime cette tendance et rend le comptage plus impartial.

Préparer l'inventaire de stock : que faire avant de commencer ?

La qualité de l'inventaire dépend en grande partie de ce qui est fait avant. Si la préparation est insuffisante, il devient difficile de distinguer si l'écart constaté est une vraie perte ou une erreur née du comptage lui-même.

1. Traitez les enregistrements en attente : le jour de l'inventaire, aucune entrée de marchandise, aucun transfert ni aucun retour ne doit rester ouvert. Plus les enregistrements sont à jour, plus l'écart est significatif.
2. Organisez l'entrepôt : un même produit doit se trouver à un seul endroit, les différents produits ne doivent pas être mélangés, et les adresses d'étagères et d'emplacements doivent être lisibles.
3. Vérifiez les codes-barres : les produits aux étiquettes illisibles, déchirées ou erronées sont la plus grande perte de temps pendant l'inventaire ; remplacez-les au préalable.
4. Définissez l'équipe et les tâches : qui compte quelle zone, qui contrôle, qui valide : tout cela doit être écrit à l'avance.
5. Planifiez le flux de commandes : décidez avant l'inventaire de la manière de traiter les commandes reçues pendant le comptage.
6. Identifiez les produits à part : les produits en attente de retour, endommagés ou en cours de transfert sont comptés séparément ; ils ne se mélangent pas au stock vendable.

Nous vous recommandons de lireQu'est-ce qu'un code-barres ? Comment obtenir, lire et utiliser un code-barres produit (GTIN/EAN) en e-commerce – guide pratique

Comment faire un inventaire de stock pas à pas ?

Les huit étapes ci-dessous suivent le même ordre, quelle que soit la méthode choisie. L'ordre compte : le recomptage vient avant la validation de la liste des écarts ; un écart enregistré dans le stock sans recomptage rend l'erreur permanente.

1. Définissez le périmètre de l'inventaire

Indiquez clairement quel entrepôt, quelle zone ou quel groupe de produits sera compté. Un inventaire au périmètre flou rend difficile de savoir à quelle zone appartient chaque écart.

2. Choisissez la fenêtre d'inventaire

Choisissez un moment où le volume de commandes est faible. Pendant l'inventaire, aucune entrée, sortie ni manutention de produits ne doit avoir lieu dans la zone concernée, ou bien elles doivent être notées à part.

3. Préparez la liste de comptage

Établissez une liste de comptage pour chaque emplacement et chaque produit. Si vous faites un comptage à l'aveugle, n'affichez pas la quantité du système dans la liste ; elle ne doit contenir que le produit et l'adresse.

4. Divisez l'inventaire en zones

Divisez l'entrepôt en zones par allée, étagère ou emplacement, et confiez chaque zone à une personne. De petites zones limitent les erreurs et permettent de trouver plus facilement l'origine de l'écart.

5. Scannez les produits par code-barres

Une quantité saisie à la main comporte un risque d'erreur de comptage et de saisie. Le comptage par scan de code-barres vérifie ensemble le produit et la quantité. Les différentes variantes d'un même produit (taille, couleur) doivent être scannées avec des codes-barres distincts.

6. Établissez la liste des écarts

Une fois le comptage terminé, comparez les quantités comptées à celles du système. Les produits en écart sont réunis dans une liste à part : ceux en manque, ceux en excédent et ceux qui n'ont pas été comptés du tout.

7. Recomptez les articles en écart

Pour chaque emplacement en écart, faites recompter par une personne différente de celle du premier comptage. La plupart des écarts disparaissent au second comptage ; ceux qui restent sont de vrais écarts.

8. Validez et enregistrez dans le stock

Validez les écarts vérifiés et enregistrez-les dans les stocks. Le validateur, la date et la cause de l'écart doivent rester consignés ; ainsi, si le même écart se répète, vous pouvez remonter à la cause première.

Comment gérer les commandes reçues pendant l'inventaire ?

L'entrepôt e-commerce reçoit aussi des commandes le jour de l'inventaire. Il existe trois façons de gérer ces commandes :

• Étaler l'inventaire par zones : dans l'inventaire tournant, seule la zone comptée est temporairement fermée ; les commandes sont préparées dans les autres zones.
• Suspendre brièvement le flux de commandes : aux heures calmes, pour un inventaire complet, la préparation des commandes est mise en attente pendant un moment.
• Noter les mouvements : les commandes reçues et les produits sortis pendant l'inventaire sont enregistrés à part et pris en compte avec le résultat du comptage.

Quelle que soit la solution choisie, la règle est la même : l'état du produit compté au moment du comptage doit être connu. Si un produit est prélevé sur l'étagère comptée pendant le comptage, le résultat de ce produit n'est plus fiable.

Que faire en cas d'écart d'inventaire ?

Un écart est normal ; l'important est d'en trouver la cause. Tout écart corrigé sans en connaître la cause reviendra à l'identique au prochain inventaire.

En examinant la liste des écarts, n'oubliez pas que les écarts positifs et négatifs peuvent se compenser. Si un produit a deux unités en trop et un autre deux en moins, le total est nul, mais les deux sont erronés. C'est pourquoi les résultats doivent être évalués article par article, et pas seulement sur le total des quantités.

Nous vous recommandons de lireQu’est-ce que la gestion d’entrepôt ? Gestion d’entrepôt et gestion des stocks en e-commerce

Qu'est-ce que le stock fantôme et comment l'éviter ?

Le stock fantôme est un stock dont la quantité apparaît dans le système, mais qui n'existe pas sur l'étagère. Il provient le plus souvent de dommages non enregistrés, d'un mauvais rangement, d'une sortie non enregistrée ou d'anciens enregistrements jamais comptés.

La prévention comporte trois volets : enregistrer les mouvements, faire l'inventaire régulièrement et remettre progressivement à zéro les zones jamais comptées. Si un produit d'un emplacement non scanné pendant l'inventaire n'existe pas réellement, il est inutile de le garder dans les enregistrements ; mais cette décision doit être prise avec la validation du responsable de l'inventaire.

À quelle fréquence faut-il faire un inventaire de stock ?

Il n'existe pas de fréquence unique ; elle varie selon la vitesse de vente, la valeur et l'historique d'erreurs du produit. Le principe général est de compter plus souvent les produits qui bougent beaucoup et dont l'erreur coûte cher.

À lire aussiComment calculer le stock de sécurité et le point de commande ? Planification des stocks en e-commerce, analyse ABC et rotation des stocks : guide pratique

Comment faire un inventaire de stock par code-barres et avec un téléphone ?

L'inventaire par code-barres enregistre à la fois le produit et la quantité en scannant le code-barres de l'étiquette. Il supprime les erreurs de saisie manuelle et accélère nettement l'inventaire.

Le terminal portable est l'appareil le plus connu pour scanner les codes-barres, mais il n'est pas indispensable. Aujourd'hui, de nombreux logiciels d'entrepôt permettent de faire l'inventaire avec la caméra d'un smartphone. Cela signifie que vous pouvez mener l'inventaire zone par zone, sans fermer l'entrepôt et sans investir dans un appareil supplémentaire. Si vous disposez d'un terminal portable ou d'un lecteur de codes-barres, vous pouvez continuer à les utiliser.

Nous vous recommandons de lireQu'est-ce qu'un SKU ? Comment créer un code SKU : exemples, règles de codification et générateur de SKU

Avec quels indicateurs mesure-t-on la réussite d'un inventaire de stock ?

Se contenter de clore l'inventaire en disant « c'est terminé » l'empêche d'améliorer le suivant. Les indicateurs ci-dessous montrent la santé de votre dispositif d'inventaire :

• Fiabilité par article : parmi les articles comptés, combien affichent un enregistrement identique à la réalité. Elle doit augmenter avec le temps.
• Valeur de l'écart : le coût correspondant aux quantités en manque et en excédent. Elle montre quel inventaire a révélé l'écart le plus coûteux.
• Zones d'écarts récurrents : si des écarts apparaissent sans cesse sur la même étagère, le même produit ou le même processus, la cause première n'est pas encore résolue.
• Écarts disparus au recomptage : la part des écarts du premier comptage qui disparaissent au second reflète la qualité de la discipline de comptage.
• Durée d'inventaire : le temps nécessaire pour compter une zone ; il sert à repérer les aménagements qui accélèrent le comptage.

Comment calculer l'écart d'inventaire et la fiabilité des stocks ?

La fiabilité par article est le rapport entre le nombre d'articles sans écart et le nombre d'articles comptés. La valeur de l'écart est le produit des quantités en manque et en excédent par le coût unitaire. L'outil ci-dessous vous permet de calculer les deux ensemble avec vos propres résultats d'inventaire.

La vraie leçon de l'outil est que la fiabilité ne se résume pas à un seul chiffre. Si la fiabilité par article est élevée mais la valeur de l'écart importante, c'est qu'un petit nombre de produits coûteux sont erronés ; si la fiabilité est basse mais la valeur faible, la discipline d'enregistrement s'est relâchée sur les produits bon marché. Deux regards, deux actions distinctes.

Nous vous recommandons de lireComment synchroniser le stock des places de marché ? Éviter la survente, stock de sécurité, stock de l'entrepôt et du magasin, stock en cas de retour et d'annulation, calculateur de stock de sécurité et audit de la configuration

Erreurs fréquentes lors de l'inventaire de stock

• Compter quand les enregistrements ne sont pas à jour : un inventaire fait sans traiter les entrées et sorties en attente produit des écarts qui n'existent pas.
• Laisser les mouvements de l'entrepôt sans contrôle : si des produits sont déplacés ou prélevés pendant l'inventaire, le résultat n'est plus fiable.
• Corriger l'écart sans recompter : cela transforme l'erreur de comptage en erreur de stock.
• Ne regarder que la quantité totale : les écarts positifs et négatifs se compensent ; sans examen article par article, les erreurs restent cachées.
• Ne pas chercher la cause : corriger l'écart et passer à autre chose fait revenir le même écart au prochain inventaire.
• Mélanger les retours et les produits endommagés avec le stock vendable : le stock paraît élevé, mais peu de produits sont réellement vendables.
• Faire un seul inventaire par an et s'arrêter là : les erreurs s'accumulent pendant des mois ; des inventaires réguliers et petits sont plus fiables qu'un seul grand inventaire.
• Montrer la quantité du système à la personne qui compte : cela crée une tendance à compter conformément à l'attendu ; le comptage à l'aveugle l'évite.

Comment auditer son dispositif d'inventaire de stock ?

Cochez les huit questions ci-dessous selon votre entrepôt. L'outil montre à quel point votre dispositif d'inventaire est bien établi, en fonction des points cochés.

Liste de contrôle de l'inventaire de stock

Comment faire un inventaire de stock avec Faprika ?

Le système de gestion d'entrepôt de Faprika, Faprika Depo, propose le module d'inventaire directement dans votre panneau Faprika. Il n'y a ni programme d'inventaire distinct ni données de stock distinctes ; comme les commandes, les produits et le stock sont au même endroit, le résultat de l'inventaire se répercute directement sur le stock.

Avec Faprika Depo, l'inventaire se déroule ainsi :

• Inventaire emplacement par emplacement : un inventaire est ouvert pour l'entrepôt et les produits de chaque emplacement sont scannés. L'inventaire peut aussi se faire sur téléphone ; vous avancez zone par zone sans fermer l'entrepôt.
• La liste des écarts vous est d'abord montrée : les quantités comptées sont comparées à celles du système ; l'écart n'est pas écrit dans le stock sans votre validation.
• Rapprochement des étagères comptées : l'écart d'inventaire que vous avez validé est enregistré dans le stock réel du produit.
• Remise à zéro des emplacements non comptés : les emplacements jamais comptés peuvent être remis à zéro ; ainsi, un ancien enregistrement ne laisse pas de stock fantôme dans l'entrepôt.
• Emplacements en attente d'inventaire : les emplacements où le produit était introuvable au picking (ceux marqués « Introuvable ») tombent dans une liste à part ; ils sont comptés en premier.
• Rapprocher le stock d'étagère du stock produit : le stock attendu est calculé à partir des quantités sur les étagères, après déduction des commandes pas encore préparées ; la liste des écarts s'affiche d'abord et n'est appliquée que si vous la validez.
• Traçabilité : le rangement, les transferts, le picking et l'inventaire apparaissent dans l'historique des opérations avec le personnel et la date ; l'origine d'un écart de stock peut être retracée.

Vous pouvez voir dans quelles offres le module Depo est inclus et dans lesquelles il s'ajoute avec une licence supplémentaire sur la page Faprika Depo et dans la comparaison des offres e-commerce. Pour savoir comment l'information de stock corrigée par l'inventaire se répercute sur les places de marché, consultez notre article sur la synchronisation des stocks.

Nous vous recommandons de lireQu’est-ce qu’un WMS ? Comment fonctionne un système de gestion d’entrepôt ? (Guide pour l’e-commerce)

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un inventaire de stock ?

C'est l'opération qui consiste à compter les produits réellement présents dans l'entrepôt ou le magasin et à les comparer aux enregistrements de stock du système. Le but est de trouver l'écart entre la quantité enregistrée et la quantité réelle, puis de corriger les enregistrements en fonction de la réalité.

Comment se déroule le comptage du stock ?

On définit d'abord le périmètre et le moment de l'inventaire. Ensuite, les produits sont comptés en scannant leurs codes-barres, les quantités comptées sont comparées à celles du système, les écarts sont recomptés, puis l'écart vérifié est validé et enregistré dans le stock.

À quelle fréquence faut-il faire un inventaire de stock ?

Il n'existe pas de fréquence unique. Les produits à rotation rapide et à forte valeur sont comptés souvent, ceux à rotation lente plus rarement. Dans les entrepôts e-commerce qui reçoivent des commandes en continu, l'inventaire tournant, qui divise l'entrepôt en zones, est la méthode la plus applicable.

Qu'est-ce que le comptage à l'aveugle ?

C'est un type de comptage où la quantité du système n'est pas montrée à la personne qui compte. Elle saisit uniquement ce qu'elle a réellement compté ; la tendance à se rapprocher du chiffre du système disparaît et le comptage devient plus impartial.

Qu'est-ce que le stock fantôme ?

C'est un stock dont la quantité apparaît dans le système, mais qui n'existe pas sur l'étagère. Il provient de dommages non enregistrés, d'un mauvais rangement, d'une sortie non enregistrée ou d'anciens enregistrements jamais comptés. Un inventaire régulier et la remise à zéro des zones jamais comptées l'évitent.

Faut-il un terminal portable pour l'inventaire de stock ?

Non. Le terminal portable est un appareil connu, mais il n'est pas indispensable. De nombreux logiciels d'entrepôt permettent de faire l'inventaire en scannant les codes-barres avec la caméra d'un smartphone ; si vous disposez d'un terminal portable ou d'un lecteur de codes-barres, vous pouvez aussi les utiliser.

Articles qui peuvent vous intéresser

• Qu'est-ce que le suivi des stocks ? Comment le réaliser ?
• Qu'est-ce que le WMS ? Comment fonctionne un système de gestion d'entrepôt ? (Guide pour l'e-commerce)
• Comment synchroniser le stock des places de marché ? Éviter la survente, stock de sécurité, stock de l'entrepôt et du magasin, stock en cas de retour et d'annulation, calculateur de stock de sécurité et audit de la configuration
• Comment calculer le stock de sécurité et le point de commande ? Planification des stocks en e-commerce, analyse ABC et rotation des stocks : guide pratique