Índice 17 secciones
- ¿Qué es el recuento de inventario?
- ¿Por qué es importante el recuento de inventario en el comercio electrónico?
- ¿Cuáles son los métodos de recuento de inventario?
- Preparación del recuento de inventario: qué hacer antes de empezar
- Cómo hacer un recuento de inventario paso a paso
- Cómo gestionar los pedidos que llegan durante el conteo
- ¿Qué hacer si el conteo arroja una diferencia?
- ¿Qué es el stock fantasma y cómo se evita?
- ¿Con qué frecuencia debe hacerse el recuento de inventario?
- Cómo hacer el recuento de inventario con código de barras y con el teléfono
- ¿Con qué indicadores se mide el éxito del recuento de inventario?
- Cómo se calculan la diferencia de conteo y la exactitud del inventario
- Errores frecuentes en el recuento de inventario
- Cómo auditar su sistema de recuento de inventario
- Lista de verificación del recuento de inventario
- Cómo hacer el recuento de inventario con Faprika
- Preguntas frecuentes
Un producto que en el sistema figura con diez unidades aparece con tres en la estantería. El cliente hace su pedido, el almacén no encuentra el producto, el pedido se cancela y el cliente no vuelve. Este escenario es la consecuencia natural de que los registros de stock y la realidad de la estantería se vayan separando con el tiempo. La respuesta breve a la pregunta cómo hacer un recuento de inventario es esta: definir la zona y el momento del conteo y escanear los productos con código de barras, comparar las cantidades contadas con las del sistema, verificar las diferencias recontando y registrar en el stock el resultado aprobado.
En esta guía explicamos qué es el recuento de inventario, por qué es imprescindible en el comercio electrónico, los métodos de recuento completo, conteo cíclico, conteo parcial y conteo ciego, la preparación previa, la aplicación en ocho pasos, qué hacer cuando aparece una diferencia y los errores más frecuentes. De las dos herramientas del artículo, una calcula la exactitud del inventario y el valor de la diferencia, y la otra audita su sistema de conteo con ocho preguntas. Para los aspectos contables y fiscales del conteo, consulte a su asesor contable antes de tomar una decisión definitiva; el artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento financiero.
¿Qué es el recuento de inventario?
El recuento de inventario es el proceso de contar uno a uno los productos que realmente hay en el almacén o en la tienda y compararlos con los registros de stock del sistema. El objetivo es encontrar la diferencia entre la cantidad registrada y la real, entender su causa y corregir los registros según la realidad.
El recuento no consiste solo en contar productos. Un conteo bien hecho también revela cuántos productos hay en cada estantería, qué producto tiene el registro mal llevado y de qué proceso proviene la diferencia. Por eso el recuento es, en la gestión de stock, un paso tanto de control como de aprendizaje.
¿Recuento de inventario y seguimiento de stock son lo mismo?
No. El seguimiento de stock consiste en monitorizar de forma continua mediante registros movimientos como las entradas de producto, las ventas y las devoluciones. El recuento de inventario, en cambio, comprueba físicamente si esos registros reflejan la realidad. El seguimiento lleva los registros; el recuento los verifica.
| Concepto | ¿Qué hace? | ¿Cuándo se hace? |
|---|---|---|
| Control de stock | Registra los movimientos de entrada, venta, devolución y traslado | Con cada movimiento, de forma continua |
| Recuento de inventario | Cuenta la cantidad real en la estantería y la compara con el registro | A intervalos planificados |
| Igualación de stock | Registra en el sistema el resultado aprobado del conteo | Una vez terminados el conteo y el control de diferencias |
¿Por qué es importante el recuento de inventario en el comercio electrónico?
En el comercio electrónico el cliente no ve el producto en la estantería; confía en la información de stock del sitio web o del marketplace. Si esa información es errónea, las consecuencias se encadenan:
- Sobreventa: se vende un producto que figura en el registro pero no está en la estantería, y el pedido no puede cumplirse.
- Cancelaciones y pérdida de clientes: un pedido que no se puede preparar se cancela, y con él se va también la confianza del cliente.
- Ventas perdidas: un producto que está en la estantería pero figura como agotado en el registro no se puede vender.
- Decisiones de compra erróneas: un pedido hecho sin conocer el stock real trae demasiada mercancía o demasiado poca.
- Rendimiento en el marketplace: en los marketplaces, los pedidos cancelados por falta de stock pueden afectar negativamente al rendimiento del vendedor.
El stock que figura en el sistema pero no tiene correspondencia en la estantería se llama stock fantasma. El stock fantasma avanza en silencio: nadie lo nota hasta que un cliente pide ese producto. El conteo periódico permite que usted lo encuentre antes de que lo encuentre el cliente.
Le recomendamos leer¿Qué hacer con la página de un producto sin stock? Guía práctica de SEO, experiencia del cliente y redirecciones para productos agotados en el comercio electrónico¿Cuáles son los métodos de recuento de inventario?
El recuento de inventario se realiza con cuatro métodos básicos: el recuento completo, que cuenta todo el almacén de una vez; el conteo cíclico, que divide el almacén en zonas y las cuenta por turnos; el conteo parcial, que cuenta solo productos o estanterías seleccionados; y el conteo ciego, que no muestra a quien cuenta la cantidad del sistema. Más que un tipo de conteo, el conteo ciego es una técnica de precisión que puede combinarse con los otros tres.
1. Recuento completo
En el recuento completo se cuenta todo el almacén en un día determinado. Su ventaja es que cada producto se verifica de una sola vez; en cambio, si no se detiene el movimiento del almacén durante el conteo, el resultado queda obsoleto enseguida. Por eso el recuento completo suele planificarse un número limitado de veces al año, en periodos de poca actividad de ventas.
2. Conteo cíclico
En el conteo cíclico el almacén se divide en estanterías, zonas o grupos de productos, y se cuenta uno cada día o cada semana. El almacén no se cierra, el conteo se reparte a lo largo del trabajo y, al completar una vuelta, todo el almacén ha sido contado. Es el método más viable en los almacenes de comercio electrónico que reciben pedidos de forma continua.
3. Conteo parcial (puntual)
El conteo parcial cuenta productos o estanterías elegidos por un motivo concreto: una ubicación donde no se encontró el producto durante la preparación de pedidos, un producto con sospecha de diferencia, productos críticos antes de una campaña o estanterías con entradas de devoluciones. Es rápido y dirigido, pero por sí solo no verifica todo el almacén.
4. Conteo ciego
En el conteo ciego, quien cuenta no ve la cantidad del sistema; introduce solo lo que realmente cuenta. Quien conoce la cifra del sistema puede, sin darse cuenta, hacer un conteo que se acerque a ella. El conteo ciego elimina esa tendencia y hace el conteo más imparcial.
| Método | Alcance | Movimiento del almacén | Situación más adecuada |
|---|---|---|---|
| Recuento completo | Todo el almacén | Se detiene o se limita durante el conteo | Verificación periódica e integral |
| Conteo cíclico | Una zona tras otra | Continúa en las demás zonas | Almacén de comercio electrónico con pedidos constantes |
| Conteo parcial | Producto o estantería seleccionados | Se detiene solo en la zona afectada | Sospecha de diferencias y antes de campañas |
| Conteo ciego | Junto con los demás métodos | Según el método | Cualquier caso que requiera un conteo imparcial y preciso |
Preparación del recuento de inventario: qué hacer antes de empezar
La calidad del conteo depende en gran medida de lo que se haga antes de él. Si la preparación es deficiente, resulta difícil distinguir si la diferencia obtenida es una pérdida real o un error del propio conteo.
- Procese los registros pendientes: el día del conteo no debe quedar abierta ninguna entrada de mercancía, traslado ni devolución. Cuanto más actualizados estén los registros, más significativa será la diferencia.
- Ordene el almacén: el mismo producto debe estar en un solo lugar, sin mezclar productos distintos, y las direcciones de estanterías y ubicaciones deben ser legibles.
- Revise los códigos de barras: los productos con etiquetas ilegibles, rotas o erróneas son la mayor pérdida de tiempo durante el conteo; renuévelas con antelación.
- Defina el equipo y las tareas: quién contará cada zona, quién revisará y quién aprobará debe constar por escrito de antemano.
- Planifique el flujo de pedidos: decida antes del conteo cómo se gestionarán los pedidos que lleguen durante el mismo.
- Identifique los productos que se mantienen aparte: los productos pendientes de devolución, los dañados y los que están en tránsito de traslado se cuentan por separado y no se mezclan con el stock vendible.
Cómo hacer un recuento de inventario paso a paso
Los ocho pasos siguientes se desarrollan en el mismo orden, sea cual sea el método que elija. El orden importa: el reconteo va antes de aprobar la lista de diferencias; una diferencia registrada en el stock sin reconteo vuelve permanente el error.
1. Defina el alcance del conteo
Indique con claridad qué almacén, zona o grupo de productos se va a contar. Un conteo de alcance difuso dificulta saber a qué zona pertenece cada diferencia.
2. Elija la ventana de conteo
Elija un momento en que la actividad de pedidos sea baja. Durante el conteo no deben realizarse entradas, salidas ni traslados de producto en la zona incluida, o bien los que se realicen deben anotarse aparte.
3. Prepare la lista de conteo
Genere una lista de conteo para cada ubicación y producto. Si va a hacer un conteo ciego, no muestre en la lista la cantidad del sistema; que solo contenga el producto y la dirección.
4. Divida el conteo en zonas
Divida el almacén en zonas por pasillo, estantería o ubicación y asigne cada zona a una persona. Las zonas pequeñas limitan el error y facilitan encontrar de dónde viene la diferencia.
5. Escanee los productos con código de barras
La cantidad escrita a mano conlleva riesgo de contar mal y de teclear mal. Contar escaneando el código de barras verifica a la vez el producto y la cantidad. Las distintas variantes del mismo producto (talla, color) deben escanearse con códigos de barras distintos.
6. Genere la lista de diferencias
Al terminar el conteo, compare las cantidades contadas con las del sistema. Los productos con diferencia se reúnen en una lista aparte: los que salen faltantes, los que salen sobrantes y los que no se han contado.
7. Recuente los artículos con diferencias
Cada ubicación con diferencia debe recontarla una persona distinta de la que hizo el primer conteo. La mayoría de las diferencias desaparecen en el segundo conteo; las que quedan son diferencias reales.
8. Apruebe y registre en el stock
Apruebe las diferencias verificadas y regístrelas en los registros de stock. Deben quedar registrados quién aprueba, la fecha y el motivo de la diferencia; así, si la misma diferencia se repite en el futuro, podrá ir a la causa raíz.
Cómo gestionar los pedidos que llegan durante el conteo
El almacén de comercio electrónico recibe pedidos también el día del conteo. Hay tres formas de gestionar esos pedidos:
- Repartir el conteo por zonas: en el conteo cíclico solo se cierra temporalmente la zona que se está contando; los pedidos se preparan desde las demás zonas.
- Detener brevemente el flujo de pedidos: en las horas de menor venta, para un recuento completo se retiene un tiempo la preparación de pedidos.
- Anotar los movimientos: los pedidos recibidos y los productos retirados durante el conteo se registran aparte y se evalúan junto con el resultado del conteo.
Elija la vía que elija, la regla es la misma: debe conocerse el estado del producto contado en el momento del conteo. Si se retira un producto de la estantería durante el conteo, el resultado de ese producto deja de ser fiable.
¿Qué hacer si el conteo arroja una diferencia?
Que aparezca una diferencia es normal; lo importante es encontrar su causa. Toda diferencia que se corrige sin conocer su causa vuelve de la misma manera en el siguiente conteo.
| Causa probable | Cómo se manifiesta la diferencia | Medida |
|---|---|---|
| Colocación en una estantería equivocada | Faltante en una estantería, sobrante en otra | Colocar con dirección de estantería y código de barras |
| Error en la preparación del pedido | Diferencia cruzada entre productos similares | Verificación del código de barras al preparar el pedido |
| Entrada de devolución sin registrar | Existe físicamente, no consta en el registro | Registrar el producto devuelto y dirigirlo a la estantería |
| Error en la recepción de mercancía | Cantidad distinta de la del albarán de entrega | Conteo y aprobación en la recepción |
| Daño, pérdida o deterioro | Diferencia faltante recurrente | Registrar aparte el producto dañado |
| Confusión de variantes | Sobrante en una talla, faltante en otra | Un código de barras propio para cada variante |
Al revisar la lista de diferencias, recuerde que las diferencias positivas y negativas pueden compensarse entre sí. Si un producto sale con dos de más y otro con dos de menos, el total es cero, pero ambos son erróneos. Por eso los resultados deben evaluarse artículo por artículo, no solo por la cantidad total.
Le recomendamos leer¿Qué es la gestión de almacenes? Gestión de almacén y de inventario en el comercio electrónico¿Qué es el stock fantasma y cómo se evita?
El stock fantasma es el stock que figura con cantidad en el sistema pero no tiene correspondencia en la estantería. Suele originarse en daños no registrados, colocaciones erróneas, salidas sin registrar o registros antiguos que nunca se cuentan.
La prevención tiene tres partes: que los movimientos queden registrados, que el conteo se haga con regularidad y que las zonas que nunca se cuentan se pongan a cero con el tiempo. Si un producto de una ubicación no escaneada durante el conteo realmente no existe, no tiene sentido mantenerlo en el registro; pero esta decisión debe tomarla con la aprobación del responsable del conteo.
¿Con qué frecuencia debe hacerse el recuento de inventario?
No existe una única frecuencia correcta; varía según la velocidad de venta, el valor y el historial de errores del producto. El principio general es contar con más frecuencia los productos con mucho movimiento y aquellos cuyo error resulta caro.
| Grupo de productos | Ritmo de conteo recomendado | Motivo |
|---|---|---|
| Productos de rotación rápida | Frecuente y cíclico | Al tener mucho movimiento, los errores de registro se acumulan pronto |
| Productos de alto valor | Frecuente y con conteo ciego | Incluso una diferencia pequeña resulta costosa |
| Productos de rotación lenta | Esporádico | Poco movimiento, baja acumulación de errores |
| Estanterías con historial de diferencias | Frecuente y parcial | Seguimiento cercano hasta encontrar la causa raíz |
| Productos antes de una campaña | Parcial antes de la campaña | Con un pico de ventas, el stock erróneo es el error más caro |
Cómo hacer el recuento de inventario con código de barras y con el teléfono
El conteo con código de barras registra a la vez el producto y la cantidad al escanear el código de la etiqueta. Elimina el error de teclear a mano y acelera el conteo de forma notable.
Para escanear códigos de barras, el terminal portátil es el dispositivo más conocido, pero no es imprescindible. Hoy muchos programas de almacén permiten contar con la cámara del teléfono inteligente. Esto significa que puede llevar a cabo el conteo zona por zona y sin cerrar el almacén, sin invertir en dispositivos adicionales. Si dispone de un terminal portátil o de un lector de códigos de barras, puede seguir usándolos.
Lectura recomendada¿Qué es un SKU? Cómo crear un código SKU: ejemplos, reglas de codificación y generador de SKU¿Con qué indicadores se mide el éxito del recuento de inventario?
Cerrar el conteo solo con un “terminado” le impide mejorar el siguiente. Los indicadores siguientes muestran la salud de su sistema de conteo:
- Exactitud por artículo: en cuántos de los artículos contados el registro y la realidad coincidieron. Se espera que aumente con el tiempo.
- Valor de la diferencia: el equivalente en coste de las cantidades que salen faltantes y sobrantes. Muestra qué conteo arrojó la diferencia más costosa.
- Lugares con diferencias recurrentes: si aparecen diferencias una y otra vez en la misma estantería, producto o proceso, la causa raíz aún no se ha resuelto.
- Diferencias que desaparecen al recontar: la parte de las diferencias del primer conteo que desaparece en el segundo indica la calidad de la disciplina de conteo.
- Duración del conteo: cuánto se tarda en contar una zona; sirve para encontrar mejoras de organización que aceleren el conteo.
Cómo se calculan la diferencia de conteo y la exactitud del inventario
La exactitud por artículo es la proporción entre el número de artículos sin diferencia y el número de artículos contados. El valor de la diferencia es el producto de las cantidades faltantes y sobrantes por el coste unitario. La herramienta siguiente le permite calcular ambos a la vez con los resultados de su propio conteo.
La verdadera lección de la herramienta es que la exactitud no se puede explicar con una sola cifra. Si la exactitud por artículo es alta pero el valor de la diferencia es grande, fallan pocos productos, pero caros; si la exactitud es baja pero el valor es pequeño, se ha relajado la disciplina de registro en productos baratos. Cada enfoque exige una acción distinta.
Le recomendamos leerCómo sincronizar el stock de los marketplaces: evitar la sobreventa, stock de seguridad, stock de almacén y de tienda, stock en devoluciones y cancelaciones, calculadora de stock de seguridad y auditoría de la configuraciónErrores frecuentes en el recuento de inventario
- Contar con los registros desactualizados: un conteo hecho sin procesar las entradas y salidas pendientes genera diferencias que no son reales.
- Dejar el movimiento del almacén sin control: si se traslada o se prepara producto durante el conteo, el resultado deja de ser fiable.
- Corregir la diferencia sin recontar: convierte un error de conteo en un error de stock.
- Mirar solo la cantidad total: las diferencias positivas y negativas se compensan; si no se mira artículo por artículo, los errores quedan ocultos.
- No buscar la causa: corregir la diferencia y seguir adelante hace que la misma diferencia vuelva en el siguiente conteo.
- Mezclar devoluciones y productos dañados con el stock vendible: el stock parece alto, pero hay pocos productos vendibles.
- Hacer el conteo una vez al año y olvidarse: los errores se acumulan durante meses; los conteos pequeños y regulares son más fiables que un único conteo grande.
- Mostrar a quien cuenta la cantidad del sistema: se genera una tendencia a contar lo esperado; el conteo ciego lo evita.
Cómo auditar su sistema de recuento de inventario
Marque las ocho preguntas siguientes según su propio almacén. La herramienta muestra, según lo que marque, cuán consolidado está su sistema de conteo.
Lista de verificación del recuento de inventario
| Etapa | Comprobación | ¿Hecho? |
|---|---|---|
| Preparación | Se procesaron los registros pendientes de entrada, salida, traslado y devolución | Sí / No |
| Preparación | Las direcciones de estanterías y los códigos de barras son legibles | Sí / No |
| Preparación | Están definidos el equipo de conteo, las zonas y la persona que aprueba | Sí / No |
| Inventario | Se planificaron la ventana de conteo y el flujo de pedidos | Sí / No |
| Inventario | Los productos se contaron escaneando el código de barras, preferiblemente a ciegas | Sí / No |
| Diferencia | Se generó la lista de diferencias y se recontaron los artículos con diferencia | Sí / No |
| Aprobación | Se aprobó la diferencia verificada y quedaron registrados el aprobador y la fecha | Sí / No |
| Después | Se analizaron las causas de las diferencias y se tomaron medidas para los puntos recurrentes | Sí / No |
Cómo hacer el recuento de inventario con Faprika
El sistema de gestión de almacén de Faprika, Faprika Depo, ofrece el módulo de conteo dentro de su panel de Faprika. No hay un programa de conteo aparte ni datos de stock separados; como los pedidos, los productos y el stock están en un solo lugar, el resultado del conteo se refleja directamente en el stock.
El conteo con Faprika Depo se desarrolla así:
- Conteo ubicación por ubicación: se abre un conteo para el almacén y se escanean los productos de cada ubicación. El conteo también puede hacerse desde el teléfono; usted avanza zona por zona sin cerrar el almacén.
- La lista de diferencias se le muestra primero: se comparan la cantidad contada y la del sistema; la diferencia no se escribe en el stock sin su aprobación.
- Igualación de las estanterías contadas: la diferencia de conteo que usted aprueba se registra en el stock real del producto.
- Puesta a cero de lo no contado: las ubicaciones que nunca se han contado pueden ponerse a cero; así, el registro antiguo no deja stock fantasma en el almacén.
- Ubicaciones pendientes de conteo: las ubicaciones donde no se encontró el producto durante la preparación de pedidos (las llamadas “No lo encontré”) pasan a una lista aparte; se cuentan primero.
- Igualar el stock de estantería con el stock del producto: el stock que debería haber se calcula descontando de las cantidades de las estanterías los pedidos aún no preparados; primero se muestra la lista de diferencias y, si usted la aprueba, se aplica.
- Trazabilidad: la colocación en estanterías, los traslados, la preparación de pedidos y el conteo se ven en el historial de operaciones con el personal y la fecha; se puede rastrear de dónde sale la diferencia de stock.
En qué planes está incluido el módulo de almacén y en cuáles se añade con una licencia adicional puede verlo en la página de Faprika Depo y en la comparación de los planes de comercio electrónico. Cómo se refleja en los marketplaces la información de stock corregida con el conteo puede consultarlo en nuestro artículo sobre sincronización de stock.
Lectura recomendada¿Qué es un WMS? ¿Cómo funciona un sistema de gestión de almacenes? (Guía para comercio electrónico)Preguntas frecuentes
¿Qué es el recuento de inventario?
Es el proceso de contar los productos que realmente hay en el almacén o en la tienda y compararlos con los registros de stock del sistema. El objetivo es encontrar la diferencia entre la cantidad registrada y la real, y corregir los registros según la realidad.
¿Cómo se hace el recuento de stock?
Primero se define el alcance y el momento del conteo. Después se cuentan los productos escaneándolos con código de barras, se comparan las cantidades contadas con las del sistema, se recuentan las diferencias y la diferencia verificada se aprueba y se registra en el stock.
¿Con qué frecuencia debe hacerse el recuento de inventario?
No existe una única frecuencia correcta. Los productos de alta rotación y alto valor se cuentan con frecuencia; los de baja rotación, con poca. En los almacenes de comercio electrónico que reciben pedidos de forma continua, el conteo cíclico, que divide el almacén en zonas, es el método más viable.
¿Qué es el conteo ciego?
Es el tipo de conteo en el que no se muestra a quien cuenta la cantidad que figura en el sistema. La persona introduce solo lo que realmente cuenta; así se elimina la tendencia a acercarse a la cifra del sistema y el conteo resulta más imparcial.
¿Qué es el stock fantasma?
Es el stock que figura en el sistema pero no existe en la estantería. Surge de daños no registrados, colocaciones erróneas, salidas sin registrar o registros antiguos que nunca se cuentan. El conteo periódico y poner a cero las zonas que nunca se cuentan lo previenen.
¿Se necesita un terminal portátil para el recuento de inventario?
No. El terminal portátil es un dispositivo conocido, pero no es imprescindible. Muchos programas de gestión de almacén permiten contar escaneando códigos de barras con la cámara del teléfono inteligente; si dispone de un terminal portátil o un lector de códigos de barras, también puede usarlos.
Artículos que pueden interesarle
- ¿Qué es el seguimiento de stock? ¿Cómo se hace?
- ¿Qué es un WMS? ¿Cómo funciona un sistema de gestión de almacenes? (Guía para el comercio electrónico)
- Cómo sincronizar el stock de los marketplaces: evitar la sobreventa, stock de seguridad, stock de almacén y de tienda, stock en devoluciones y cancelaciones, calculadora de stock de seguridad y auditoría de la configuración
- Cómo calcular el stock de seguridad y el punto de reposición: planificación de stock, análisis ABC y rotación de stock en el comercio electrónico. Guía práctica
