E-Commerce-Adminbereich erklärt: Katalog, Bestellungen, Benutzer, Inhalte, Einstellungen und Berichte – was ein Admin-Panel enthalten sollte

Das Schaufenster eines E-Commerce-Shops ist das Gesicht, das der Kunde sieht; was die Website tatsächlich zum Laufen bringt, ist der Bildschirm dahinter. Produkte anlegen, Bestellungen verfolgen, Kampagnen einrichten, Seiten bearbeiten, eine Versandregel ändern und Verkaufszahlen prüfen – all das geschieht an derselben Stelle. Ist sie schlecht gestaltet, hängt jede Aufgabe an einem eigenen Werkzeug, einer eigenen Person und einer eigenen Erinnerung; mit dem Wachstum des Shops wächst auch das Chaos.

In diesem Leitfaden erläutern wir den Begriff des E-Commerce-Verwaltungsbereichs aus der Vogelperspektive: was das Panel ist, welche Module ein guter Verwaltungsbereich enthalten sollte, welche Menügruppen der Faprika-Verwaltungsbereich bietet und wann man sie nutzt, eine tägliche, wöchentliche und monatliche Routine, die Reihenfolge bei der Ersteinrichtung, Berechtigungs- und Sicherheitseinstellungen sowie häufige Fehler. Jede Menügruppe stellen wir kurz vor und verlinken für Details auf den jeweiligen Leitfaden; so lässt sich dieser Beitrag als Karte des Panels lesen und die übrigen Beiträge als Stationen auf dieser Karte.

Was ist ein E-Commerce-Verwaltungsbereich?

Ein E-Commerce-Verwaltungsbereich ist die Verwaltungsoberfläche, in der Shopbetreiber und ihr Team die Website steuern. Während Kunden im Shop einkaufen, verwalten Sie in diesem Panel Produkte, Bestellungen, Benutzer, Rabatte, Inhalte, Einstellungen und Berichte. Admin-Panel, Kontrollpanel und Shop-Verwaltung sind verschiedene Namen für dasselbe.

Aufgabe des Panels ist es, die komplexen Abläufe hinter dem Shop in verständliche Menüs zu übersetzen. Um ein Produkt anzulegen, muss man keinen Code schreiben; um den Bestellstatus zu ändern, muss man nicht in die Datenbank schauen – jede Aufgabe hat ihren eigenen Bildschirm, ihr Suchfeld und ihre Speichern-Schaltfläche. Auch hier zeigt sich die Qualität eines Panels: Je einfacher eine Aufgabe zu finden und zu erledigen ist, desto weniger Fehler macht das Team und desto weniger Zeit verliert es.

Der in der Abbildung gezeigte Aufbau ist in den meisten Verwaltungsbereichen ähnlich: links die Hauptmenügruppen, rechts der Arbeitsbereich des ausgewählten Menüs, oben Suche und Kontobereich. Im Faprika-Panel lauten diese Gruppen Katalog, Bestellungen, Benutzer, Rabatte, Push-Benachrichtigungen, Inhaltsverwaltung, Einstellungen (Shopverwaltung), Berichte und Erweiterungen.

Was gehört in einen guten E-Commerce-Verwaltungsbereich?

Ein guter Verwaltungsbereich sollte die täglichen Aufgaben eines Shops an einem Ort bündeln, ohne dass man auf getrennte Werkzeuge ausweichen muss. Die folgenden sechs Kriterien fassen die Kernfragen zusammen, die man bei der Bewertung eines Panels stellen sollte.

Das Fazit aus der Tabelle: Ein gutes Panel misst sich nicht allein an seiner Funktionsliste, sondern daran, wie gut diese sechs Bereiche zusammenarbeiten. Wird ein Produkt angelegt, wirkt sich das auf die Kategorie aus; ändert sich die Kategorie, betrifft es das Menü; ändert sich das Menü, sind die Inhalte betroffen. Diese Zusammenhänge in einem einzigen Panel zu sehen, beschleunigt die Arbeit des Teams.

Warum ist der Verwaltungsbereich so wichtig?

Der Verwaltungsbereich ist wichtig, weil Tempo und Fehlerquote eines Shops oft vom Aufbau des Panels abhängen. Fällt es leicht, Produktinformationen zu finden, eine Bestellung zu verfolgen oder eine Regel zu ändern, braucht das Team weniger Zeit; ist es schwer, wird dieselbe Aufgabe wiederholt, übersprungen oder falsch erledigt.

Die Struktur des Admin-Panels wird mit wachsendem Team immer wichtiger. In einem Ein-Personen-Shop kann alles im Kopf bleiben; in einem Team von drei bis vier Personen muss klar sein, wer in welchem Menü was erledigt, wer für welche Einstellung zuständig ist und wann welcher Bericht geöffnet wird. Eine klare Panel-Struktur verkürzt zudem die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter.

Welche Menüs hat das Faprika-Admin-Panel?

Das Faprika-Admin-Panel besteht aus neun Hauptmenügruppen: Katalog, Bestellungen, Benutzer, Rabatte, Push-Benachrichtigungen, Inhaltsverwaltung, Einstellungen (Shopverwaltung), Berichte und Erweiterungen. Die folgende Tabelle fasst zusammen, was jede Gruppe enthält und wie oft sie genutzt wird.

LesetippFaprika Schulung zur Panel-Verwaltung

In den folgenden Abschnitten stellen wir jede Gruppe der Reihe nach vor. Ziel ist nicht, alle Details der Menüs zu nennen, sondern zu zeigen, wo welche Aufgabe erledigt wird; für Details finden Sie in jedem Abschnitt einen Link zur passenden Anleitung.

1. Katalog: Produkt-, Kategorie- und Markenstruktur

Der Katalog ist die zentrale Stelle, an der Produkte angelegt, bearbeitet und klassifiziert werden. Er umfasst Produktverwaltung, Kategorieverwaltung, Markenverwaltung, Produkt-Tags, Massenbearbeitung und Definitionen.

Unter Massenbearbeitung finden Sie Produkte, Kategorien und Marken per Massenupdate aktualisieren sowie den Massen-Bildupload; damit wird dieselbe Änderung bei vielen Datensätzen auf einmal durchgeführt. Unter Definitionen liegen Produktvarianten, Produkteigenschaften und Warenkorbvarianten, die die Optionen bilden, die Kunden auf der Produktseite sehen. Die Struktur des Katalogs wirkt sich direkt auf die Navigation der Website, die Suchergebnisse und die Kategorieseiten aus.

LesetippSo gelingt die Katalogverwaltung im E-Commerce

Wenn Sie die Massenbearbeitung im Detail kennenlernen möchten, lesen Sie die Anleitungen zur Massenaktualisierung von Produkten und zur Massenaktualisierung von Kategorien.

2. Bestellungen: Bestellungen, Warenkörbe und Export

Die Gruppe Bestellungen ist der Ausgangspunkt für alle Aufgaben nach dem Verkauf. Sie umfasst Bestellungen, Warenkorbliste, Wunschliste und Export.

In der Bestellliste können Sie nach Bestelldatum, Bestellstatus, Zahlungsstatus, Versandstatus und ERP-Status suchen; außerdem lassen sich Kriterien wie Kundenname, E-Mail, Telefon, Land, Versanddienstleister und Zahlungsart verwenden. Die Warenkorbliste zeigt die Produkte in den Warenkörben registrierter Benutzer und erlaubt die Bearbeitung des Warenkorbs. Die Wunschliste führt die Produkte auf, die Benutzer zu ihren Favoriten hinzugefügt haben. Der Export dient dazu, Bestellungen auszugeben; so lässt sich zum Beispiel ein Dokument für die Buchhaltung erzeugen.

LesetippWie funktioniert die Bestellverwaltung im E-Commerce?

3. Benutzer: Kunden, Gruppen und Lieferanten

In der Gruppe Benutzer werden die Kunden- und Partnerdatensätze der Website verwaltet. Sie umfasst Benutzergruppen, Online-Benutzer, Lieferanten, Affiliate-Partner, API-Benutzer und Aktivitätsprotokoll.

Mit Benutzergruppen lassen sich Kunden in Segmente einteilen und gruppenspezifische Preise, Rabatte und Erlebnisse anbieten. Online-Benutzer ist eine Live-Ansicht der Besucher, die sich gerade auf der Website befinden; laut Schulung sind Angaben wie IP-Adresse, geschätzter Standort, letztes Online-Datum und zuletzt angesehene Seite abrufbar. Das Aktivitätsprotokoll hält die Aktivitäten fest, die ein Benutzer auf der Plattform durchführt. In der Benutzerliste stehen außerdem Werkzeuge wie erweiterte Filter und der Export nach Excel zur Verfügung.

LesetippSo verwalten Sie die Mitgliederliste

Um die Logik der Gruppen zu verstehen, hilft der Artikel Was sind Benutzergruppen?; zur Beobachtung der Live-Aktivität auf der Website ist der Artikel zur Live-Besucherverfolgung nützlich.

4. Rabatte und Push-Benachrichtigungen: Kampagnenwerkzeuge

Rabatte und Push-Benachrichtigungen sind Kampagnenwerkzeuge zur Umsatzsteigerung. Im Menü Rabatte werden Rabattname, Gutscheincode, Rabattart, Berechnungsart, Rabattwert, Start- und Enddatum sowie die Anzahl der Einlösungen verwaltet.

Push-Benachrichtigungen ist im Panel ein eigenes Menü, um Kunden Sofortbenachrichtigungen zu senden. Laut Faprika-Schulung werden Benachrichtigungen über Google Firebase eingerichtet, und Bestellstatus-Benachrichtigungen helfen Kunden, ihre Bestellung Schritt für Schritt zu verfolgen. Auch das Beenden eines Rabatts nach Kampagnenende gehört zu den Routineaufgaben dieses Menüs; eine abgelaufene Rabattdefinition verursacht bei korrektem Zeitplan keine Probleme, sollte der Ordnung halber aber aufgeräumt werden.

LesetippWas ist ein Rabattgutschein und wie wird er verwendet?

Zur Einrichtung der Benachrichtigungen lesen Sie die Schulung zu Push-Benachrichtigungen, zum Grundprinzip den Artikel Was ist eine Push-Benachrichtigung?.

5. Inhaltsverwaltung: Seiten, Menü und Schaufenster

Mit der Inhaltsverwaltung bearbeiten Sie die für Kunden sichtbare Seite der Website ohne Programmierung. Sie umfasst Seiten, häufig gestellte Fragen, Menüverwaltung, Slider-Verwaltung, Schaufensterverwaltung, Skriptverwaltung, Nachrichtenvorlagen, Druckvorlagen, Ankündigungen und Blog.

Seiten und FAQ bilden den Informationsinhalt, während Menü-, Slider- und Schaufensterverwaltung die Navigation und das Layout der Startseite bestimmen. Mit Nachrichtenvorlagen werden die Nachrichten an Kunden verwaltet, mit Druckvorlagen die Ausgabeformate. Die Skriptverwaltung dient dazu, Tracking- und ähnliche Code-Schnipsel, die in die Website eingebunden werden, an einer Stelle zu bearbeiten. Das tägliche Arbeitsaufkommen in diesem Menü ist gering, nimmt aber bei Schaufenster- und Kampagnenwechseln zu.

LesetippSo gelingt die Inhaltsverwaltung im E-Commerce

Zur Menüstruktur gibt der Artikel Wie sollte die Menüstruktur im E-Commerce aussehen? Hinweise, zum Aufbau der Startseite der Artikel zur Schaufensterverwaltung.

6. Einstellungen (Shopverwaltung): Regeln und System

Einstellungen ist die Gruppe, in der die Regeln des Shops festgelegt und das System gewartet wird. Sie umfasst Länder, Sprache, Währung, E-Mail-Konten, Steuer, Versand, Berechtigungen, externe Authentifizierungsmethoden, Module, E-Mail-Warteschlange, Wartung, geplante Aufgaben, Systeminformationen, URL-Weiterleitungen und Vorlagen.

Die Einstellungen in diesem Menü ändern sich selten, wirken sich aber breit aus. Das Menü Länder legt Lieferländer und länderspezifische Regeln fest, das Menü Steuer die Steuersätze für Produkte sowie Versand- und Zahlungsgebühren, das Menü Versand Regeln wie kostenlosen Versand ab einem bestimmten Bestellwert. Über das Menü Wartung werden verlassene Warenkörbe und Gastbenutzerdaten bereinigt; mit geplanten Aufgaben lässt sich diese Bereinigung automatisieren. Die URL-Weiterleitungen enthalten die Umleitung alter Adressen auf neue.

LesetippSo verwalten Sie Länder

Details finden Sie in den Artikeln zu MwSt.-Einstellungen, Wartungsmodus, Festlegung der Grenze für kostenlosen Versand, E-Mail-Einstellungen (E-Mail) und 301-Weiterleitung.

7. Berichte: Verkaufs- und Bestelldaten

Die Gruppe Berichte dient dazu, Entscheidungen anhand von Daten statt nach Gefühl zu treffen. Im Panel finden Sie die Bestellberichte; laut Schulung gibt es Ansichten wie tägliche, wöchentliche und monatliche Verkaufsberichte, Bestellstatusbericht, Zahlungsartenbericht, städte- und länderbezogene Berichte sowie einen Modellverkaufsbericht.

Viele Berichte lassen sich nach Excel exportieren; das erleichtert die Aufbereitung von Daten für die Buchhaltung oder Managementbesprechungen. Ein Bericht ist nicht für sich genommen ein Ergebnis, sondern eine Quelle für Fragen: Gibt es in einer Stadt wenige Bestellungen, werden Versand- oder Werberegeln überprüft; fällt eine Zahlungsart auf, werden die Zahlungseinstellungen entsprechend angepasst.

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8. Erweiterungen: Die wachsende Seite des Panels

In der Gruppe Erweiterungen werden die Einstellungen externer Dienste gespeichert, die mit dem Shop verbunden sind. Im Panel sind Erweiterungen für Versand, Buchhaltung, Zahlung, Marktplätze, Werbung und Analyse in diesem Menü aufgeführt; jede Erweiterung hat ihren eigenen Einstellungsbildschirm.

Die Einrichtung einer Erweiterung erfolgt in der Regel einmalig; danach kehrt man zu diesem Menü zurück, etwa um einen Schlüssel zu erneuern, eine Einstellung zu ändern oder einen neuen Dienst zu verbinden. Welche Erweiterungen zu Ihrem Shop passen, sehen Sie in den Kategorien auf der Erweiterungsseite.

LesetippFaprika Erweiterungen

Wie sollte die tägliche, wöchentliche und monatliche Panel-Routine aussehen?

Eine Panel-Routine bedeutet, im Voraus festzulegen, welches Menü wie oft aufgerufen wird. Der folgende Plan ist ein Vorschlag; Sie können die Häufigkeit an das Volumen Ihres Shops und die Teamstruktur anpassen.

Ziel der Routine ist nicht, mehr Zeit im Panel zu verbringen, sondern Probleme zu erkennen, bevor sie wachsen. Ein Team, das täglich das Bestellmenü prüft, bemerkt eine hängende Zahlung noch am selben Tag; ein Team, das Einstellungen einmal im Monat durchsieht, verhindert, dass eine veraltete Regel unbemerkt weiterläuft.

In welcher Reihenfolge gehen Sie bei der Ersteinrichtung vor?

Die sicherste Reihenfolge bei der Ersteinrichtung lautet: zuerst die Regeln, dann die Inhalte und zuletzt die Kampagne vorbereiten. Wer Produkte anlegt, bevor die Grundregeln stehen, muss später per Massenbearbeitung nachbessern.

1. Einstellungen. Legen Sie Länder, Sprache, Währung, E-Mail-Konten, Steuer- und Versandeinstellungen fest.
2. Katalogstruktur. Richten Sie mit Kategorieverwaltung und Markenverwaltung die Struktur ein, in die die Produkte kommen; bereiten Sie unter Definitionen Varianten und Eigenschaften vor.
3. Produkte. Legen Sie Produkte über die Produktverwaltung an; bei vielen Produkten nutzen Sie die Massenbearbeitung.
4. Erweiterungen. Verbinden Sie externe Dienste wie Versand, Zahlung und Buchhaltung.
5. Inhalte. Vervollständigen Sie mit Seiten, FAQ, Menü, Slider und Schaufenster das für Kunden sichtbare Erscheinungsbild der Website.
6. Benutzer und Berechtigungen. Legen Sie mit Benutzergruppen und Berechtigungen den Zugriff des Teams fest.
7. Kampagne. Bereiten Sie mit Rabatten und Push-Benachrichtigungen die erste Kampagne vor.
8. Testbestellung. Geben Sie auf der Kundenseite der Website eine Bestellung auf und verfolgen Sie sie im Menü Bestellungen.

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Wie werden Berechtigungen und Sicherheit im Admin-Panel verwaltet?

Sicherheit im Admin-Panel bedeutet, jedem nur den Zugriff zu geben, den er für seine Aufgabe braucht. In Faprika wird im Bildschirm Berechtigungen festgelegt, wie weit Benutzergruppen auf das Kontrollpanel zugreifen dürfen; so muss das Bestellteam nicht auf Katalogeinstellungen und das Inhaltsteam nicht auf Steuereinstellungen zugreifen.

Vier Gewohnheiten helfen bei einer sicheren Einrichtung:

• Nur die nötigen Berechtigungen. Statt jedem Mitarbeiter Vollzugriff zu geben, weisen Sie die Gruppe zu, die zu seiner Aufgabe passt.
• Zugriff ausscheidender Mitarbeiter sperren. Prüfen Sie die Berechtigungen von Personen, die das Team verlassen oder die Aufgabe wechseln, noch am selben Tag.
• Aktivitätsprotokoll beobachten. Das Aktivitätsprotokoll im Menü Benutzer zeichnet die Aktivitäten eines Benutzers auf der Plattform auf; ungewöhnliche Vorgänge lassen sich anhand dieses Protokolls prüfen.
• Regelmäßige Berechtigungsprüfung. Machen Sie Berechtigungen zu einem Teil der monatlichen Routine.

API-Benutzer und externe Authentifizierungsmethoden sind ebenfalls zugriffsbezogene Menüs; sie bestimmen, wie externe Systeme sich mit dem Panel verbinden, weshalb sie am besten nur von wenigen berechtigten Personen verwaltet werden.

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Welche Fehler passieren im Admin-Panel häufig?

Der häufigste Fehler im Admin-Panel ist, nicht das Werkzeug, sondern die Ordnung zu vernachlässigen. Die folgenden Probleme treten in den meisten Shops immer wieder auf.

• Abhängigkeit von einer Person. Liegt das gesamte Wissen über das Panel bei einer Person, steht die Arbeit still, wenn sie fehlt.
• Einstellungen einmal vornehmen und vergessen. Steuer-, Versand- und Länderregeln veralten, wenn sich das Geschäft verändert.
• Zu weit gefasste Berechtigungen. Vollzugriff für alle vergrößert die Auswirkung eines Fehlers.
• Massenbearbeitung ohne Prüfung des Umfangs. Wird eine Operation, die viele Datensätze betrifft, mit falschem Umfang ausgeführt, dauert die Korrektur lange.
• Berichte nie ansehen. Obwohl Daten vorliegen, werden Entscheidungen dem Bauchgefühl überlassen.
• Wartung aufschieben. Laut Faprika-Schulung können angesammelte Daten verlassener Warenkörbe und von Gästen die Leistung beeinträchtigen; dafür gibt es das Menü Wartung.

Die gemeinsame Lösung für all diese Fehler sind eine schriftliche Routine und eingeschränkte Berechtigungen. Wie gut das Panel auch sein mag: Ohne eingeführte Routine bleibt sein Nutzen begrenzt.

Checkliste für das Admin-Panel nach der Einrichtung

Nach der Einrichtung zeigt die Kontrolle der folgenden acht Punkte, ob das Panel einsatzbereit ist.

• Länder, Sprache und Währung sind auf den Zielmarkt des Shops abgestimmt.
• Steuer- und Versandregeln sind korrekt eingetragen.
• Kategorie-, Marken- und Produktstruktur sind eingerichtet und Varianten definiert.
• Erweiterungen wie Versand, Zahlung und Buchhaltung sind angebunden.
• Das Layout der Startseite ist mit Menü, Slider und Vitrine fertiggestellt.
• Benutzergruppen und Berechtigungen sind passend zu den Aufgaben des Teams eingerichtet.
• Eine Testbestellung wurde im Menü Bestellungen verfolgt.
• Eine tägliche, wöchentliche und monatliche Routine ist verfasst und mit dem Team geteilt.

Den Shop erst dann mit Werbung oder Kampagnen zu starten, wenn alle Punkte abgehakt sind, verringert Überraschungen am ersten Tag.

E-Commerce-Verwaltungspanel mit Faprika

Das Faprika-Verwaltungspanel vereint die in diesem Beitrag beschriebenen sechs Kriterien auf einem Bildschirm: Die Menüs Katalog, Bestellungen, Benutzer, Rabatte, Push-Benachrichtigungen, Inhaltsverwaltung, Einstellungen (Shopverwaltung), Berichte und Erweiterungen befinden sich im selben Panel. Das Team legt in derselben Oberfläche Produkte an, verfolgt Bestellungen, richtet Kampagnen ein, bearbeitet Seiten und wertet Berichte aus.

Die Stärke des Panels liegt darin, dass die Menüs miteinander verknüpft sind: Die Ordnung im Katalog speist die Vitrine, die Statusberichte in den Bestellungen und die Benutzergruppen speisen die Rabatte. Auch Erweiterungen für Versand, Buchhaltung, Zahlung, Marktplätze, Werbung und Analyse werden im selben Panel verwaltet; der Umfang kann je nach Paket variieren, Details finden Sie auf der Seite E-Commerce-Pakete. Für jedes Menü stehen die Schulung zur Panelverwaltung von Faprika und menüspezifische Schulungen bereit.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein E-Commerce-Verwaltungspanel?

Ein E-Commerce-Verwaltungspanel ist die Administratoroberfläche, in der Shopbetreiber Produkte, Bestellungen, Benutzer, Rabatte, Inhalte, Einstellungen und Berichte an einer Stelle verwalten. Man spricht auch von Admin-Bereich oder Kontrollpanel.

Welche Module sollte ein gutes E-Commerce-Admin-Panel enthalten?

Er sollte Katalogverwaltung, Bestellverwaltung, Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Inhalts- und Kampagnenwerkzeuge, Einstellungen wie Steuern und Versand sowie Berichte und Integrationen enthalten. Wie gut diese Bereiche zusammenarbeiten, bestimmt die Qualität des Panels.

Welche Menüs gibt es im Faprika-Verwaltungsbereich?

Katalog, Bestellungen, Benutzer, Rabatte, Push-Benachrichtigungen, Inhaltsverwaltung, Einstellungen (Shopverwaltung), Berichte und Erweiterungen. Unter jedem Menü erscheinen die zugehörigen Vorgänge als eigene Überschriften.

Wie oft sollte man sich im Verwaltungsbereich anmelden?

Eine gesunde Routine besteht darin, die Menüs Bestellungen und Katalog täglich, die Menüs Berichte, Rabatte und Benutzer wöchentlich und die Menüs Einstellungen und Inhaltsverwaltung monatlich zu prüfen. Die Häufigkeit kann je nach Umfang des Shops variieren.

Wie legt man Teamberechtigungen im Verwaltungsbereich fest?

In Faprika wird im Bildschirm Berechtigungen festgelegt, wie weit Benutzergruppen auf das Kontrollpanel zugreifen können. Es empfiehlt sich, jedem Mitarbeitenden nur den für seine Aufgabe nötigen Zugriff zu geben und die Berechtigungen regelmäßig zu überprüfen.

Wo beginnt die Ersteinrichtung in einem E-Commerce-Verwaltungspanel?

Zuerst legen Sie in den Einstellungen Land, Sprache, Währung, Steuer- und Versandregeln fest; danach bereiten Sie Katalogstruktur und Produkte, Erweiterungen, Inhalte, Berechtigungen und zuletzt Kampagnen vor. Die Einrichtung wird mit einer Testbestellung überprüft.

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